6 odjelna pohrana dokumenata 1917 1945 Odjeljensko skladištenje dokumenata

Organizacioni temelji za odeljensko skladištenje dokumenata postavljeni su u prvim dekretima sovjetske vlade o arhivskim pitanjima. Uredba „O reorganizaciji i centralizaciji arhivskog posla u RSFSR-u“ sadržavala je suštinski važnu odredbu da se arhivi državnih institucija likvidiraju kao resorne ustanove, a dosijei u njima pohranjeni čine Jedinstveni državni arhivski fond. To je značilo ukidanje principa trajnog čuvanja fajlova. U skladu sa uredbom, poslovi neophodni za svakodnevni rad ostali su u prostorijama odjeljenja, ali su stavljeni na raspolaganje Glavnoj upravi za arhivske poslove.

Uredbom Vijeća narodnih komesara RSFSR-a od 31. marta 1919. „O čuvanju i uništavanju arhivskih dosijea“ utvrđeni su rokovi čuvanja dokumenata u odjeljenjima, kao i osnova za ispitivanje njihove vrijednosti.

Centralni arhiv RSFSR-a je 1924. godine započeo izradu „Pravila za organizaciju arhivskog dijela kancelarijskog rada u državnim, stručnim i zadružnim ustanovama i preduzećima RSFSR-a”. Godine 1925. odobreni su od odbora Centralnog arhiva i poslani u odjeljenja.

Krajem 20-ih godina, stanje lokalnog arhiva bilo je nezadovoljavajuće. Uspostavljanje odjeljenja za čuvanje dokumenata otežano je nedostatkom efektivne kontrole od strane Centralnog arhivskog odjeljenja. Akti uvida u stanje resorne arhive sveli su se samo na utvrđivanje nedostataka.

Uredbom o čuvanju i uništavanju arhivske građe utvrđen je samo postupak provjere vrijednosti dosijea od strane posebne komisije. Postojala je potreba za izradom odjeljenskih spiskova predmeta koji podliježu trajnom i privremenom čuvanju. Ali odjeljenja nisu radila ovaj posao. Stoga je predloženo da se napravi zajednička lista predmeta za sve institucije prema standardnim vrstama dokumenata.

U prvoj polovini 30-ih godina, arhivske institucije RSFSR-a preduzele su mere da uspostave odeljensko skladištenje dokumenata osnovnih organizacija, posebno kolektivnih i državnih farmi. U cirkularu Centralne uprave RSFSR od 17. novembra 1930. godine predloženo je da se arhivi ovih organizacija odmah registruju, da se dokumenti prihvate na državno skladištenje do 1927. godine i da se osigura sigurnost dokumenata za kasnije.

5. februara 1936. godine, Centralni izvršni komitet i Vijeće narodnih komesara SSSR-a usvojili su rezoluciju „O uređenju arhivske poslove u narodnim komesarijatima i drugim centralnim institucijama SSSR-a“. Ovom odlukom utvrđen je sastav dokumenata u arhivi odeljenja; organizaciono-pravni status resorne arhive: odeljenje u okviru Narodnog komesarijata.

Od svih narodnih komesarijata i odeljenja se tražilo da preispitaju sastav arhivske građe, uklone dokumente kojima je istekao rok čuvanja, da izrade spiskove predmeta koji nisu bili predmet daljeg čuvanja i da opremi arhive potrebnim tehničkim sredstvima i prostorijama.

U vezi sa usvajanjem ove rezolucije, raspisan je konkurs između arhiva narodnih komesarijata. Dana 28. februara 1936. godine odobren je „Uzorak pravilnika o arhivu Narodnog komesarijata (centralne ustanove)“. Ovim pravilnikom utvrđena je organizaciona struktura arhiva, njegovi zadaci, prava i odgovornosti upravnika arhiva.

1936. godine pokrenut je sistematski rad na provjeravanju arhive odjela.

Sve je to dalo pozitivne rezultate. Do 1. oktobra 1936. dokumenti arhiva sekretarijata Centralnog izvršnog komiteta SSSR-a i Sveruskog centralnog izvršnog komiteta, odjeljenja za poslove Narodnog komesarijata SSSR-a i RSFSR-a i većine narodnih komesarijati su potpuno dovedeni u red. Početkom 1937. godine neki narodni komesarijati su pokušali da poboljšaju stanje resorne arhive svojih sistema.

Rad arhivskih ustanova u ovom periodu bio je usmjeren na uspostavljanje kontakata sa odjeljenjima.

Centralna uprava SSSR-a i RSFSR-a registrovala je 289 resornih arhiva, dogovoreno je 19 spiskova dokumenata sa rokovima čuvanja.

Rezolucijom Centralnog izvršnog komiteta i Saveta narodnih komesara SSSR-a od 5. februara 1936. konačno je određen status resorne arhive i postavljeni temelji za savremeni sistem organizacije resornog čuvanja dokumenata.

Sredinom 30-ih godina, u potrazi za novim oblicima skladištenja dokumenata, neke institucije su počele da stvaraju ujedinjene međuresorne arhive. Arhivi brojnih narodnih komesarijata počeli su da koncentrišu dosijee ne samo strukturnih jedinica, već i napada i organizacija direktne potčinjenosti.

Do početka Velikog domovinskog rata razvila se prilično široka mreža objedinjenih resornih arhiva, koja pokriva različite kategorije ustanova, preduzeća i organizacija.

Pravilnikom o Državnom arhivskom fondu SSSR-a od 29. marta 1941. sačuvan je ustaljeni tip odeljenskog arhiva: arhiv ustanove i objedinjeni arhiv, dajući im funkciju praćenja arhivskog dela papirologije i organizacije arhivskog rada. kako u ustanovi tako iu njoj podređenim organizacijama.

Tokom Velikog domovinskog rata, arhivi institucija su veoma stradali, a razvoj njihove mreže je kasnio.

Restrukturiranje koje je izvršeno krajem 50-ih i 60-ih godina, tokom kojeg je pribavljanje i ispitivanje vrijednosti dokumenata postala aktivna funkcija državnih arhiva, pozitivno je utjecalo na organizaciju odjelnog arhiva.

Važnu ulogu u uspostavljanju rada resornih arhiva odigrala je rezolucija Vijeća ministara SSSR-a od 25. jula 1963. godine „O mjerama za unapređenje arhivske djelatnosti u SSSR-u“. Nakon njegovog usvajanja, ministarstva i resori počeli su da posvećuju više pažnje obezbeđivanju sigurnosti dokumenata i njihovom dovođenju u red, institucije su intenzivirali stvaranje posebnih arhiva za koncentrisanje građe podređenih organizacija. Organi lokalne samouprave odlučili su da stvore objedinjene arhive: zdravstvo, narodno obrazovanje, trgovina.

Krajem 60-ih godina u RSFSR-u pojavile su se prve objedinjene međuresorne arhive za čuvanje dokumenata poljoprivrednih institucija.

Odluka Vijeća ministara RSFSR-a od 27. maja 1969. godine „O mjerama za dalje unapređenje arhivske djelatnosti u RSFSR-u” imala je odlučujući uticaj na širenje objedinjene arhivske građe centraliziraju skladištenje dokumenata svojih podređenih institucija. Objedinjene resorne arhive trebalo je da se održavaju na račun sredstava dobijenih po ugovorima institucija i preduzeća za centralizovano čuvanje i korišćenje arhivske dokumentacije.

Do 1971. broj kombinovanih arhiva porastao je sa 30 na 190.

Istovremeno, Glavni arhiv SSSR-a je nastojao da pruži metodološku podršku organizaciji ujedinjenih arhiva. Pojavile su se preporuke o stvaranju objedinjenih arhiva i njihovom nabavci, kao i standardna odredba o jedinstvenom odeljenskom arhivu. Razgovarano je o svrsishodnosti stvaranja ovakvih arhiva u sistemima državnih organa, sudova i tužilaštava, u industriji, poljoprivredi, građevinarstvu, saobraćaju, kao i u djelatnostima koje se odnose na usluživanje stanovništva.

Promjene koje su se desile u upravljanju narodnom privredom u prvoj polovini 70-ih imale su primjetan uticaj na širenje mreže jedinstvenih arhiva u oblasti materijalne proizvodnje. Nakon Rezolucije Vijeća ministara RSFSR od 31. maja 1977. godine, sa uputama za intenziviranje rada na stvaranju jedinstvenih arhiva u gotovo svim autonomnim republikama, teritorijama i regijama, lokalne vlasti su donijele odluke o stvaranju proširenih odjelnih arhiva, odobreni su i kadrovski rasporedi za međuresorne arhive za poljoprivredu i platne spiskove, dodijeljene su liste institucija koje prenose dokumentaciju, dodijeljene su prostorije.

Glavni arhiv SSSR-a je 12. juna 1981. odobrio Okvirni pravilnik o Ujedinjenom arhivu industrijsko-proizvodnog udruženja, prema kojem se u takvoj arhivi čuvaju dokumenti uprave (direkcije), matične organizacije udruženja, strukturnih jedinice udruženja, ustanove, organizacije i preduzeća podređena udruženju.

Uprkos širenju mreže objedinjenih arhiva, njen tempo nije odgovarao osoblju arhivske službe. Na inicijativu Glavnog arhiva RSFSR-a, 13. avgusta 1980. godine, donesena je Uredba Vijeća ministara RSFSR-a, koja je poslužila kao dodatni podsticaj za stvaranje objedinjenih arhiva. Godine 1980. stvorena su 33 arhiva u 18 autonomnih republika, teritorija i oblasti, 1981-23, 1982-48 arhiva.

Arhivi su kreirani u okviru ukupnog kadrovskog i platnog fonda koji je dodijeljen ministarstvima; Početkom 80-ih godina na republičkom nivou odobrena je pozicija šefa objedinjenog arhiva.

Godine 1986. objavljena su “Osnovna pravila za rad odjelnih arhiva” u kojima su detaljnije razrađena i precizirana pitanja rada odjelnih arhiva, stručnih komisija i evidentiranja dokumenata. Pravila u potpunosti odražavaju sve promjene koje su se dogodile u odjeljenskoj arhivi u posljednjih dvadeset godina (nakon objavljivanja prvih pravila 1963. godine, važno je po prvi put uključiti u pravila o odjeljenskim arhivima takve dijelove kao što je klasifikacija). dokumentacije u okviru arhivskog fonda, rad sa dokumentima o kadrovima, organizacija arhivskog rada: planiranje, računovodstvo i organizacija rada. Sistem resornih arhiva obuhvata: arhiv organizacije, centralni arhiv ministarstva, odeljenja, centralni industrijski arhiv

ministarstva ili odjeljenja, zajednički resorni arhiv, ujedinjeni međuresorni arhiv.

Početkom 90-ih godina u Ruskoj Federaciji postojalo je oko 940 proširenih arhiva odeljenja, gde je bio koncentrisan oko 21 milion dosijea. sindikalne upravljačke strukture. Ogromni dokumentarni kompleksi često su ostajali bez vlasnika. Stoga je 14. novembra 1991. Vlada RSFSR-a izdala naredbu da se osigura sigurnost dokumenata likvidiranih ministarstava i odjela SSSR-a.

Reforme su dovele do toga da se odnos između ministarstava i resora, preduzeća i institucija dramatično promenio. Administrativno-komandni odnosi su stvar prošlosti, a pojavile su se mnoge nedržavne organizacije. Stvaranje resornih arhivskih službi, koje bi se mogle zasnivati na objedinjenim arhivima, postalo je gotovo nerealno. Povećana je opasnost od uništenja dokumenata, posebno kadrovskih. Od toga se više od 70 miliona dosijea nakupilo samo u institucijama koje su izvori nabavke arhiva u Rusiji. Za 1992-1993 Prema nepotpunim podacima, samo na nivou okruga umrlo je više od 50 hiljada takvih slučajeva. U tim uslovima, objedinjeni arhivi su predstavljali efikasan oblik čuvanja kadrovske dokumentacije.

Na inicijativu Rosarhiva, Vlada Ruske Federacije je 23. aprila 1992. godine izdala naredbu kojom je preporučila izvršnim vlastima da razmotre stvaranje arhiva za čuvanje kadrova . Mreža takvih arhiva u Rusiji se razvijala prilično brzo: 1986. godine bilo ih je 128, a 1992. već 250. Tokom 1992-1993. U republikama teritorija i regijama, koje predstavljaju 61 subjekat Federacije, stvoreno je 705 ovakvih arhiva, od kojih je 94% radilo iz budžeta. U njima je bilo više od 2,2 miliona slučajeva.

Tokom postojanja Rusije kao nezavisne države, došlo je do nekoliko potpunih reorganizacija strukture saveznih organa. Što je prirodno uticalo na sigurnost dokumenata i aktivnosti arhiva organizacija.

Trenutna situacija je izuzetno pogoršala probleme odjeljenskog skladišta koji su se godinama gomilali i stvarali nove: nedostatak prostora, preopterećenost arhivskih skladišta i smanjenje broja stalno zaposlenih.

Poslednjih godina mnoga ministarstva i resori su izgubili
podređena mreža U svom prethodnom obliku, „industrijski“ pristup radu sa
dokumenta nije moguća. Ali ipak, mnoge savezne vlasti
provoditi koordinaciju aktivnosti u cijeloj industriji

podređene institucije: izraditi spiskove dokumenata sa rokovima skladištenja, približne nomenklature predmeta, izvršiti provjere kako bi se osigurala sigurnost dokumenata. Posljednjih godina je postao aktivniji

aktivnosti organizacija na stvaranju arhiva, organizovanju dokumenata i prenošenju na trajno skladištenje.

Pojavljuju se novi oblici pohranjivanja arhivske dokumentacije: depozitarno čuvanje - čuvanje dokumenata od strane organa i organizacija u rokovima utvrđenim na osnovu sporazuma sa arhivskim ustanovama.

Istorijat nastanka resornih arhiva pokazuje da je njihov izgled povezan sa objektivnim potrebama društva u očuvanju upotrebe arhivskih dokumenata prije njihovog unošenja na vječno čuvanje. Dugogodišnja praksa je pokazala mogućnost postojanja većeg broja srednjih arhivskih skladišta u ruskim uslovima.

Dokumenti koji se prenose na skladištenje u arhivu državne organizacije moraju se tamo čuvati u skladu sa rokovima koje je utvrdila Vlada Ruske Federacije. Tokom čitavog utvrđenog perioda čuvanja dokumenata u arhivi organizacije, organizacija njihovog čuvanja mora biti osigurana u skladu sa utvrđenim pravilima, koja uključuju:

organizacija evidentiranja dokumenata iz arhive organizacije;

osiguravanje sigurnosti arhivske dokumentacije organizacije stvaranjem optimalnih uslova skladištenja, racionalnim smještajem dokumenata i stvaranjem fonda osiguranja;

stvaranje naučnog referentnog aparata za dokumente arhiva organizacije;

organiziranje korištenja dokumenata iz arhive organizacije;

organizovanje predaje arhivom organizacije dokumenata Državnog arhivskog fonda na državnu pohranu.

Glavni dokument koji reguliše rad arhiva organizacije su Osnovna pravila za rad organizacionih arhiva, usvojena odlukom Upravnog odbora Rosarhiva od 02.06.2002.

Navedeni dokument definira sljedeće glavne vrste računovodstvenih dokumenata arhive organizacije:

inventar kao glavna arhivska referentna knjiga, koja je glavni knjigovodstveni dokument i glavna vrsta naučnog referentnog aparata i dokument koji obezbjeđuje operativno pretraživanje predmeta;

knjiga prijema i odlaganja dokumenata za evidentiranje svake činjenice prijema i odlaganja;

fondovni list za evidentiranje promjene naziva fondoformacijske organizacije, sastava i stepena obrade predmeta;

topografski znakovi za određivanje adresa skladištenja određenih datoteka;

izvještaje o sastavu i obimu datoteka (jedinica za skladištenje) pohranjenih u arhivi, čije obrasce odobrava Državni komitet za statistiku Ruske Federacije;

akte koji evidentiraju sve promjene u sastavu pohranjenih dokumenata i rezultate periodičnih provjera dostupnosti i stanja, čije obrasce odobrava Federalni arhiv;

dosije fonda, koji sadrži akte, kopije statističkih izvještaja i drugu dokumentaciju.

Sigurnost arhivske dokumentacije organizacije postiže se prvenstveno ispunjavanjem određenih uslova za opremanje arhive, čije prostorije moraju biti odvojene od radnih prostorija i zaštićene od pristupa neovlašćenih lica. Vrata moraju biti dodatno ojačana. Prozori na prvom spratu arhivskog spremišta opremljeni su rešetkama koje se otvaraju iznutra. Prozori moraju imati ili specijalno zastakljivanje, farbanje ili izdržljive zavjese. Arhivsko skladište ne bi trebalo da bude izloženo direktnoj sunčevoj svetlosti; lampe moraju biti zatvorenog tipa. Prekidači i sigurnosne ploče moraju se ukloniti iz skladišnog prostora.

TEST PITANJA:

1. Na praznim listovima (ne na obrascima) ispisuje se sljedeće:

Dokumenti pripremljeni zajedno sa drugim organizacijama - u pravu odgovori

Dokumenti namenjeni za upotrebu u okviru aparata ustanove - tačan odgovor

Naredbe

1. Navedite broj tačnog odgovora

Ko je odgovoran za organizaciju kancelarijskog posla?

1. sekretar

2. činovnička služba

3. opšte odjeljenje

4. menadžer – tačan odgovor

2. Navedite broj tačnog odgovora

1. u svim izlaznim dokumentima

2. slovima

3. pismima – odgovori – tačan odgovor

3. Navedite broj tačnog odgovora

Naziv vrste dokumenta je obavezan detalj za:

1. poslovna pisma

2. za sva dokumenta osim pisama – tačan odgovor

3. za sve dokumente

4. samo za naredbe i uputstva

4. Navedite broj tačnog odgovora

Komisije mogu formirati:

1. sve vrste dokumenata

2. naredbe i pisma

3. djela – tačan odgovor

4. naredbe

5. Navedite broj tačnog odgovora

U odsustvu lica čiji je potpis pripremljen na dokumentu, dozvoljeno je:

1. potpiše dokument od strane druge osobe sa izgovorom "za"

2. potpiše dokument od strane druge osobe, vodeći računa da naznači stvarnu poziciju osobe koja je potpisala dokument – tačan odgovor

3. potpisati dokument od strane druge osobe, stavljajući kosu crtu ispred naziva radnog mjesta

6. Navedite brojeve tačnih odgovora

1. u gornjem centru obrasca – tačan odgovor

2. u gornjem lijevom uglu – tačan odgovor

3. u gornjem desnom uglu

7. Dopunite rečenicu:

……………. je savremena tehnologija, čije su komponente dokumentovane informacije, kadrovi, hardver i softver, kao i regulatorno utvrđene procedure za formiranje i korišćenje informacionih resursa.

Pored arhiva koji su podređeni Federalnoj arhivskoj agenciji, u Rusiji postoje arhivi koji rade po posebnim osnovama.

Arhiv vanjske politike Ruskog carstva(čuvanje dokumenata diplomatskog odeljenja do 1917, Moskva) i Arhiv vanjske politike Ruske Federacije(čuvanje dokumenata Ministarstva inostranih poslova i njegovih institucija sovjetskog i postsovjetskog perioda, Moskva), formirana 1946. godine, podređena je Istorijsko-diplomatskom odeljenju Ministarstva inostranih poslova.

Prva od ovih arhiva pohranjuje preko 550 hiljada fajlova, druga - više od milion i 300 hiljada fajlova.

Arhiv spoljne politike Ruskog carstva obuhvata materijale Kolegijuma inostranih poslova (1720-1832), centralnih institucija Ministarstva inostranih poslova Ruskog carstva (1802-1917), inostranih institucija Ministarstva inostranih poslova Rusije ( ambasade, konzulati, misije itd.), razne privremene institucije Ministarstva inostranih poslova, komisije, društva, lični fondovi ruskih diplomata. Arhiv takođe čuva zbirke mikrofilmovanih dokumenata iz stranih i ruskih arhiva i mikrofilmove zarobljenih arhiva koje je sovjetska vlada u različitim godinama vratila njihovim pravim vlasnicima. Vodič kroz ovu arhivu je prvi put objavljen 1995. godine.

Spoljnopolitički arhiv Ruske Federacije čuva međunarodne ugovorne akte, fondove centralnih institucija Narodnog komesarijata za spoljne poslove (NKID), a zatim Ministarstva inostranih poslova RSFSR i SSSR, uključujući fondove sekretarijata narodnih komesari (ministri), njihovi zamenici, članovi odbora Narodnog komesarijata spoljnih poslova (MIP), fondovi centralnih institucija (departmana, referenti) za određene zemlje i grupe država sa kojima su RSFSR i SSSR održavali diplomatski i trgovinski odnosi, fondovi ambasada, kao i predstavništva u raznim međunarodnim organizacijama (na primjer, UN), fondovi međunarodnih sastanaka i konferencija, uključujući oba dokumenta sovjetskih (ruskih) delegacija, kao i službene dokumente ovih konferencija i sastanci, fondovi ličnog porekla.

Centralni arhiv Ministarstva odbrane(TsAMO, Podolsk, Moskovska oblast) jedan je od najvećih arhiva u zemlji. Osnovan je 1936. godine kao arhivsko odeljenje Narodnog komesarijata odbrane SSSR-a. Arhiv je podređen Arhivskoj službi Oružanih snaga Ruske Federacije i jedan je od odjeljenja za istoriju, kulturu i vojno obrazovanje Ministarstva odbrane. 1992. godine formiran je ogranak TsAMO u gradu Pugačev, Saratovska regija.

Arhiva sadrži oko 90.000 fondova, uključujući 18.600.000 jedinica. arhiva:

- materijali vojnih institucija i formacija o istoriji Velikog otadžbinskog rata 1941. - 1945., uključujući nagradne dokumente (naredbe o nagradi i priznanja), lične dosijee oficira i generala;
- kartoteka gubitaka podoficira i redovnog osoblja, kartoteka onih koje su zarobile i oslobodile sovjetske trupe, kartoteka ličnih dosijea oficira i generala, gubitaka oficira i generala, ratnih zarobljenika oficira i generali koji su umrli u zarobljeništvu; kartoteka nagrađenih ordena i medalja za svo osoblje Crvene armije (uključujući redove i narednike).

Značajan dio dokumenata pohranjenih u TsAMO iz Velikog domovinskog rata još nije deklasifikovan.

Centralni pomorski arhiv Ministarstva odbrane Ruske Federacije

(TsVMA RF Ministarstvo odbrane, Gatčina, Lenjingradska oblast) skladišti slične materijale na sovjetskoj floti tokom Velikog domovinskog rata.

Arhiv vojnomedicinske dokumentacije Vojnomedicinskog muzeja Ministarstva odbrane(Sankt Peterburg) sadrži podatke o sovjetskim vojnim licima koja su se tokom rata liječila u bolnicama i drugim vojnomedicinskim ustanovama.

Ruska akademija nauka ima svoju mrežu arhiva.

Arhiva RAS je osnovan daleke 1728. godine, tj. gotovo istovremeno sa formiranjem same Akademije. Njegov najstariji dio nalazi se u Sankt Peterburgu. Ovde se čuvaju dokumenti akademskih institucija, kao i lični fondovi istaknutih naučnika (uključujući i one koji nisu bili članovi Akademije nauka) iz druge četvrtine 18. veka. Godine 1936, u vezi sa preseljenjem mnogih akademskih institucija u Moskvu, formirano je odeljenje akademskog arhiva, koje je koncentrisalo materijale uglavnom iz kasnijeg perioda - od sredine 1930-ih. Nakon 1963. godine tamo je prebačeno upravljanje arhivom, a skladište u Sankt Peterburgu postaje podružnica. Trenutno ima status filijale Arhiva RAS u Sankt Peterburgu.

Od 1933. do 1963. godine u seriji „Zbornik radova“ ovog arhiva objavljeno je pet svezaka pregleda građe koja se u njemu čuva. Recenzije uključuju kratke informacije o istoriji osnivača fonda, sastavu i obimu materijala. Za lična sredstva daju se spiskovi glavnih dopisnika. Svi svesci su opremljeni nazivima, predmetima i geografskim indeksima. Prvi tom sadrži pregled istorije arhiva. Peti tom sadrži kompletan spisak „Zbornika“ i „Indeks pregleda ličnih fondova i kategorija (zbirki) štampanih u „Zborniku radova“ Arhiva Akademije nauka SSSR-a.

Pored centralnog arhiva, postoje arhivi ogranaka Ruske akademije nauka, kao i arhivi centralnih istraživačkih institucija. Potonji uključuju npr. Rukopisno odeljenje Instituta za rusku književnost (Puškinova kuća) I Arhiv Instituta za istoriju Sankt Peterburga RAS. Ovaj arhiv se zasniva na tri glavna skupa dokumenata: zbirci Arheografske komisije, osnovanoj 1837. godine; materijali iz Rukopisnog odeljenja Biblioteke Akademije nauka, koji su mu preneti 1931 - 1932, i zbirka domaćih i zapadnoevropskih izvora koju je prikupio N.P. Arhiv Istorijskog instituta sadrži nekoliko stotina hiljada predmeta. hr. dokumenti lokalnih institucija Rusije XVI-XIX vijeka. (Komara Astrahanskog reda, kancelarija za kampanju kneza A.D. Menšikova, itd.), manastiri, biskupske kuće i crkve, lokalni patrimonialni i lični fondovi (posebno Voroncovi), kao i najvredniji dokumenti o istoriji Zapadne Evrope feudalizam.

Akademske institucije imaju „aktivne” arhive, u kojima se materijali koji nastaju u procesu njihove aktivnosti privremeno čuvaju do predaje opštim akademskim arhivima.

Depozitarno skladištenje dokumenata AF Ruske Federacije koji su u saveznom vlasništvu vrše savezni organi izvršne vlasti i organizacije, čiju listu odobrava Vlada Ruske Federacije.

Uz već spomenuto Ministarstvo vanjskih poslova i Ministarstvo odbrane, to su Ministarstvo unutrašnjih poslova, Spoljna obavještajna služba, FSB, Federalna služba sigurnosti Ruske Federacije, Federalna služba Ruske Federacije za kontrolu droga , Federalna kazneno-popravna služba, Federalna služba za migracije, Državna korporacija za atomsku energiju "Rosatom", OJSC "Roscartography", Federalna državna budžetska institucija "Sve-ruski istraživački institut za hidrometeorološke informacije - Svjetski centar podataka", Federalna državna jedinstvena istraživanja i proizvodnja Preduzeće "Ruski federalni geološki fond", Federalno državno jedinstveno preduzeće "Ruski naučno-tehnički centar" informacije o standardizaciji, metrologiji i ocjeni usaglašenosti", Federalna državna budžetska institucija "Državni fond televizijskih i radio programa", Ruska akademija obrazovanja, Ruska akademija umetnosti, Ruske akademije arhitektonskih i građevinskih nauka, kao i Ruske akademije poljoprivrednih nauka i Ruske akademije koja je sada pridružena medicinskim naukama RAS.

Čuvanje dokumenata obuhvaćenih njihovim značajem u OS Ruske Federacije u resornim arhivama ministarstava i saveznih službi koje djeluju u oblasti vanjske politike, državne sigurnosti i javnog reda vršeno je, iz očiglednih razloga, u sovjetsko vrijeme, ali je često nije posebno legalizovan . Trenutno je konstituisana Federalnim zakonom br. 125 od 22. oktobra 2004. godine i Uredbom Vlade Ruske Federacije od 27. decembra 2006. godine i izmenama i dopunama istog.

tzv industrijski fondovi, takođe kreirana još u sovjetsko vreme i koncentrišu dokumente koji sadrže, na primer, geološke ili hidrometeorološke informacije, formirane sa ciljem da se koncentrišu i efikasno koriste dokumenti od praktične važnosti za ovu industriju.

Rukopisni odjeli velikih biblioteka i povijesnih muzeja također su čuvari arhivske građe. Lična sredstva, zbirke građe i pojedinačni dokumenti primljeni od privatnih lica po pravilu se čuvaju u rukopisnim odjelima. Materijali vladinih agencija predstavljeni su samo relativno slučajnim dokumentima. Na osnovu obima uskladištenog materijala i njihovog širokog tematskog raspona razlikuju se: Rukopisna odjeljenja Ruske državne biblioteke(RSL, Moskva), Ruska nacionalna biblioteka(RNL, bivša Državna javna biblioteka, Sankt Peterburg),

Državni istorijski muzej(Državni istorijski muzej, Moskva), a takođe Vojno-istorijski muzej artiljerije, inžinjerijske trupe i signalne trupe(bivši Artiljerijski istorijski muzej, Sankt Peterburg).

Vodič je objavljen 1948. o fondu rukopisa Ruske državne biblioteke. Sastoji se od kratkih podataka o osnivačima i karakteristikama sastava i sadržaja dokumenata, kao i indeksa ličnih imena i titula. Podaci o najnovijim godišnjim prijemima građe objavljuju se u “Bilješki rukopisnog odjela”. Vrijedan referentni alat za materijale Odjeljenja za rukopise je „Indeks memoara, dnevnika i putopisa 18.-19. , opremljen indeksima imena, geografskih imena, predmetnih i hronoloških. 25. broj “Zbornika rukopisnog odjela” sadrži bibliografiju svih njegovih publikacija za 1918-1953. - indeksi, katalozi, recenzije, opisi itd. Bibliografija je opremljena indeksom fondova, zbirki i zbirki o kojima se podaci nalaze u publikacijama Rukopisnog odjela.

Opšti opis dokumenata koji se čuvaju u Odeljenju rukopisa Ruske nacionalne biblioteke sadržan je u mnogim publikacijama posvećenim istoriji biblioteke. Radovi N. N. Rozova i L. A. Mandrykine posebno su posvećeni pregledu dokumenata. Podaci o godišnjim primanjima nove građe za 1852-1912. objavljeni su u “Izvještajima” biblioteke, a narednih godina u “Kratkim izvještajima o novim nabavkama” u vidu zasebnih publikacija ili kao dio “Zbornika” i “Zbornika” biblioteke. Posebno ističemo “Kratak izvještaj rukopisnog odjela za 1914-1938.” i “Sažetak novih dolazaka, 1939-1946.” Izvještaji sadrže kratke informacije o osnivačima fonda i novopristiglih materijala i opremljeni su indeksima.

Državni istorijski muzej objavio je vodič za zbirke ličnog porekla (sa indeksima) i prvi deo opšteg vodiča za materijale rukopisnog odeljenja (posljednje izdanje sastoji se od niza pregleda dokumenata po temi i prirodi). izvori).

Posebnost arhive Artiljerijskog istorijskog muzeja (osnovanog 1872. godine) je da se zasniva na materijalima državnih institucija zaduženih za artiljeriju ruske vojske - Glavne artiljerijske uprave Ministarstva rata i njenih prethodnika iz 17. . i, uglavnom, prije Oktobarske revolucije. Među njima su dokumenti ne samo vojne i tehničke prirode, već sadrže i podatke o aktivnostima fabrika artiljerijskih odjela, o revolucionarnom pokretu radnika itd. U arhivi se nalaze i materijali Ruskog vojno-istorijskog društva. Arhivski vodič pruža sistematske preglede fondova i zbirki; opremljena je predmetno-tematskim, geografskim i nazivnim indeksima.

Arhiv spoljne politike Ruskog carstva: vodič. M., 1995. Bilješke sa Odjeljenja za rukopise [GBL] (OP Notes). T. 1-50. M., 1938-1995.

Dana 21. septembra stupila su na snagu Pravila organizacije čuvanja, nabavke, evidentiranja i korišćenja dokumenata Arhivskog fonda Ruske Federacije i drugih arhivskih dokumenata u organima državne uprave, lokalne samouprave i organizacijama (odobrena naredbom Ministarstva kulture). Rusije od 31. marta 2015. br. 526 u daljem tekstu nova Pravila);

Koje su bile vaše smjernice prije izlaska novih Pravila?

Prije usvajanja novog Pravilnika, arhivi državnih organa, jedinica lokalne samouprave, organizacija (u daljem tekstu: arhivi organizacija) su se u svom radu rukovodili Osnovnim pravilima o radu arhiva organizacija, a pojedini arhivi organizacija koristio je veoma stari dokument - Osnovna pravila za rad odeljenskog arhiva. Oba dokumenta nisu bila normativni dokumenti, ali su definisala svoj status normativnog i metodološkog dokumenta. Istovremeno, Osnovna pravila iz 1985. su zapravo imala status normativnog dokumenta, jer su odobrena naredbom Glavnog arhiva, a Osnovna pravila iz 2002. godine nisu odobrena od Saveznog arhiva, pa stoga nisu imala status normativnog dokumenta.

Iz kog razloga je, u prisustvu Osnovnih pravila iz 2002. godine, postala neophodna izrada novog, konkretno regulatornog, dokumenta o organizaciji čuvanja dokumenata u arhivima organizacija?

Činjenica je da je 2004. godine usvojen Federalni zakon od 22. oktobra 2004. br. 125-FZ „O arhivskim poslovima u Ruskoj Federaciji“ (u daljem tekstu: Federalni zakon br. 125-FZ), koji je uveo mnoge novine u organizacija arhivske delatnosti u zemlji:

Ekstrakcija

iz Federalnog zakona br. 125-FZ

Član 13. Stvaranje arhiva

1. Državni organi, organi lokalne samouprave opštinskog okruga i gradskog okruga potrebni su za kreiranje arhiva za čuvanje, nabavku, računovodstvo i korištenje arhivskih dokumenata nastalih u procesu njihove djelatnosti.

2. Organizacije i građani ima pravo da stvara arhive za potrebe čuvanja arhivskih dokumenata nastalih u procesu njihove delatnosti, uključujući i za potrebe čuvanja i korišćenja arhivskih dokumenata koji nisu državna ili opštinska svojina.

Član 17. Nadležnost državnih organa, jedinica lokalne samouprave, organizacija i građana koji se bave preduzetničkom delatnošću bez osnivanja pravnog lica da obezbede bezbednost arhivske dokumentacije

1. Državni organi, organi lokalne samouprave, organizacije i građani koji se bave preduzetničkom delatnošću bez osnivanja pravnog lica dužni su da obezbede sigurnost arhivske dokumentacije, uključujući i dokumentaciju o osoblju, tokom perioda njihovog čuvanja utvrđenog saveznim zakonima i drugim podzakonskim aktima Ruske Federacije, kao i spiskove dokumenata […].

Takođe, ovim Saveznim zakonom uveden je koncept vlasništva arhivskih dokumenata (dokumenti mogu biti u državnoj (savezna, svojina konstitutivnih entiteta Ruske Federacije), opštinskoj, privatnoj svojini (nevladine organizacije i pojedinci)).

Pored toga, naredbom Ministarstva kulture Rusije od 18. januara 2007. br. 19, Pravilnik o organizaciji skladištenja, nabavke, evidentiranja i korišćenja dokumenata Arhivskog fonda Ruske Federacije i drugih arhivskih dokumenata u državnim i odobreni su opštinski arhivi, muzeji i biblioteke, organizacije Ruske akademije nauka (u daljem tekstu Pravila 2007).

Ove dvije okolnosti, kao i činjenica da Osnovna pravila nisu imala status normativnog dokumenta, natjerale su nas da se okrenemo izradi normativnog dokumenta kojim se definiše postupak čuvanja dokumenata u arhivima organizacija.

"Kakvi će biti komentari?"

Tokom izrade nacrta novog Pravilnika, dokument je dva puta bio naširoko razmatran među arhivistima:

prvi put - od strane zaposlenih u organima upravljanja arhivima u konstitutivnim entitetima Ruske Federacije, državnim i opštinskim arhivima;
drugi put - od strane službenika savezne izvršne vlasti.

Samo iz državnih i opštinskih arhiva stiglo je više od 400 komentara. Svi primljeni komentari pažljivo su razmotreni, au završnoj fazi - od strane privremene radne grupe, koja je uključivala stručnjake iz Rosarhiva i VNIIDAD-a. Treba napomenuti da je veliki broj komentara izazvan željom arhivista da što detaljnije opišu pojedinačne procese arhivskih tehnologija koje se koriste u obezbjeđivanju čuvanja, evidentiranja, nabavke i upotrebe dokumenata u arhivima organizacija, koje u principa, bilo nemoguće uraditi, s obzirom na status novog Pravilnika kao normativnog dokumenta.

Istovremeno, neki komentari su bili fundamentalne prirode, na primjer, napomena da u dijelu „Nabavka“ nacrta novog Pravilnika pitanje ispitivanja vrijednosti dokumenata nije dovoljno konzistentno predstavljeno, posebno zbog činjenica da su odredbe vezane za nomenklaturu predmeta isključene. Obzirom da su trenutno forma nomenklature poslova organizacije i postupak za njenu izradu utvrđeni samo dokumentom metodološke prirode - Metodološke preporuke za izradu uputstva za kancelarijski rad u saveznim organima izvršne vlasti, prilikom finalizacije nacrta novog Pravilnika, odlučeno je da se u odeljak „Sbava“ unesu osnovne odredbe o nomenklaturi predmeta, uključujući i oblik nomenklature predmeta (objedinjene i strukturne jedinice).

Svrha novih Pravila

Nova Pravila namijenjena su državnim organima, jedinicama lokalne samouprave, organizacijama koje stvaraju arhive za čuvanje, sastavljanje, evidentiranje i korištenje arhivskih dokumenata nastalih u procesu njihove djelatnosti.

Oni se ne odnose na organizaciju skladištenja, nabavke, evidentiranja i korišćenja dokumenata iz Arhivskog fonda Ruske Federacije i drugih arhivskih dokumenata koji sadrže podatke koji predstavljaju državnu tajnu.

Nova pravila su regulatorni dokument. Njihov regulatorni status određuje strože zahtjeve za njihov sadržaj. Ranije objavljena pravila (vidi gore) su uključivala ne samo norme (pravila, zahtjeve), već i preporuke i metode o tome kako ove norme treba primijeniti. Sve odredbe preporuke, metodološke i deskriptivne prirode isključene su iz novih Pravila. Upravo u tom dijelu nacrt ovog Pravilnika je tokom rasprave bio kritikovan od strane arhivista, koji su stalno govorili da Pravilnik treba da bude detaljan i da sadrži ne samo sama pravila, već i mehanizam za njihovu primjenu.

Struktura i sadržaj novih Pravila

Nova Pravila se sastoje od sedam sekcija:

Opće odredbe.
Organizacija skladištenja dokumenata Arhivskog fonda Ruske Federacije i drugih arhivskih dokumenata u organizaciji.
Obračun dokumenata iz Arhivskog fonda Ruske Federacije i drugih arhivskih dokumenata u organizaciji.
Upotpunjavanje arhive dokumentima iz Arhivskog fonda Ruske Federacije i drugim arhivskim dokumentima.
Organizacija korištenja dokumenata iz Arhivskog fonda Ruske Federacije i drugih arhivskih dokumenata organizacije.
Prenos organizacione dokumentacije na čuvanje u državni (opštinski) arhiv.
Prenos dokumenata prilikom reorganizacije ili likvidacije organizacije, promena rukovodioca arhive organizacije.

U prilozima novog Pravilnika dat je računovodstveni i drugi oblici dokumenata koji se koriste u arhivima organizacija.

Redoslijed glavnih odjeljaka ovih Pravila odgovara Federalnom zakonu br. 125-FZ i Pravilima iz 2007. godine, iako bi, kao što su mnogi stručnjaci primijetili u fazi rasprave, logičnije bilo početi od nabavke i završiti upotrebom.

Odjeljci novih Pravila odražavaju glavne funkcije arhive organizacije:

organiziranje skladištenja dokumenata iz Arhivskog fonda Ruske Federacije i drugih arhivskih dokumenata;
računovodstvo dokumenata;
kompletiranje arhive organizacije dokumentima;
organizovanje korišćenja arhivske dokumentacije;
prenos dokumenata na čuvanje u državni (opštinski) arhiv.

Osim toga, nova Pravila uključuju i odjeljak „Prenos dokumenata prilikom reorganizacije ili likvidacije organizacije, promjena rukovodioca arhive organizacije“.

Imajte na umu

Za razliku od Osnovnih pravila iz 2002. godine, Pravila br. 526 ne sadrže odredbe koje se odnose na organizacione aspekte rada samog arhiva (nisu definisani ciljevi i zadaci arhiva, njegove funkcije, prava i sl.). Njihova glavna svrha je da uspostave zahtjeve za organizaciju procesa arhivskog skladištenja dokumenata, od kompletiranja arhive organizacije dokumentima do organiziranja korištenja dokumenata.

Pogledajmo odjeljke detaljnije.

Odjeljak I. Opće odredbe

Definiše pravni osnov za izradu i obim dokumenta, a sadrži i odredbe koje definišu neke organizacione osnove za rad arhiva organizacije.

Nova Pravila odnose se na organe vlasti, organe lokalne samouprave i organizacije - izvore nabavke državnih i opštinskih arhiva, u okviru čijeg rada se formiraju dokumenti Arhivskog fonda Ruske Federacije (u daljem tekstu: organizacije). Odredbe ovih Pravila mogu koristiti i druge državne i nedržavne organizacije čije aktivnosti ne stvaraju dokumente Arhivskog fonda Ruske Federacije.

Na osnovu odredbi Federalnog zakona br. 125-FZ, nova Pravila propisuju da su državni organi, organi lokalne samouprave opštinskog okruga, gradskog okruga i unutargradskog okruga dužni da stvaraju arhive za čuvanje, sastavljanje, evidentiranje i korišćenje arhivske građe. dokumente koji nastaju u procesu njihove aktivnosti. Poslovi i funkcije arhive (centralnog arhiva) državnog organa, organa lokalne samouprave, organizacije - izvora nabavke državne, opštinske arhive utvrđuju se pravilnikom koji donosi rukovodilac organizacije.

Imajte na umu

Nova pravila se ne primjenjuju na organizaciju čuvanja, nabavke, evidentiranja i korištenja dokumenata iz Arhivskog fonda Ruske Federacije i drugih arhivskih dokumenata koji sadrže podatke koji predstavljaju državnu tajnu.

Odjeljak II. Organizacija skladištenja dokumenata Arhivskog fonda Ruske Federacije i drugih arhivskih dokumenata u organizaciji

Definiše pojam arhivskog fonda organizacije i vrste arhivskih fondova organizacije.

Arhivski fond organizacije dio je dokumentarnog fonda, koji uključuje dokumente Arhivskog fonda Ruske Federacije, dokumente o osoblju i dokumente s privremenim (preko 10 godina) rokovima čuvanja uključeni u računovodstvene dokumente arhiva. Arhivski fond mora se čuvati u arhivi organizacije.

Vrste arhivskih fondova organizacije:

arhivski fond organizacije, koji se sastoji od dokumenata iz Arhivskog fonda Ruske Federacije i drugih arhivskih dokumenata;
jedinstveni arhivski fond koji se sastoji od dokumenata Arhivskog fonda Ruske Federacije formiranih u procesu rada dvije ili više organizacija i drugih arhivskih dokumenata koji imaju istorijski i/ili logički utvrđene veze jedni s drugima;
arhivska zbirka koju čine pojedinačni arhivski dokumenti različitog porijekla, objedinjeni prema jednoj ili više karakteristika (tema, autor, vrsta, predmet itd.).

Čuvanje papirne dokumentacije. Tačka 2.9 novih Pravila naglašava: arhivska dokumenta se sistematski pohranjuju u okviru arhivskog fonda. Jedinica sistematizacije dokumenata arhivskog fonda u arhivu organizacije je jedinica za skladištenje. Pravilima se utvrđuju i znakovi sistematizacije skladišnih jedinica arhivskog fonda:

strukturni (pripadnost skladišnih jedinica strukturnim odjeljenjima organizacije);
hronološki (po periodima ili datumima kojima pripadaju skladišne jedinice);
funkcionalni, sektorski, tematski, predmetni (uzimajući u obzir funkcije organizacije, teme ili pitanja koja se tiču sadržaja skladišnih jedinica);
nominalni (prema obrascu kancelarijskog rada - vrste i vrste dokumenata);
dopisnik (za organizacije, kao rezultat prepiske sa kojima su formirane skladišne jedinice);
geografski (u skladu sa određenim teritorijama, naseljima i drugim geografskim objektima sa kojima se vezuje sadržaj dokumenata, njihovi autori, dopisnici);
autorski (po nazivima organizacija ili prezimenima građana koji su autori dokumenata).

Uspostavljaju se zahtjevi za osiguranje sigurnosti dokumenata (normativni (optimalni) uslovi za čuvanje dokumenata; racionalno smještanje dokumenata u arhivsko skladište; provjera dostupnosti i stanja dokumenata, postupak traženja dokumenata), uključujući karakteristike skladištenja elektronskih dokumenata

Čuvanje elektronskih dokumenata. Pravila određuju obavezne uslove skladištenja takvih dokumenata:

prisustvo u arhivi organizacije najmanje dvije kopije svake jedinice za skladištenje elektroničkih dokumenata (glavna i radna kopija moraju se nalaziti na različitim fizičkim uređajima);
dostupnost tehničkih i softverskih alata dizajniranih za reprodukciju, kopiranje, konverziju i migraciju elektronskih dokumenata, praćenje njihovog fizičkog i tehničkog stanja;
obezbeđivanje režima skladištenja elektronskih dokumenata koji sprečava gubitak, neovlašćenu distribuciju, uništavanje ili izobličenje informacija.

Format tekstualnih elektronskih dokumenata koji se prenose na čuvanje u arhivu organizacije – izvor nabavke državne i opštinske arhive – PDF/A.

Pravilima je propisano da u slučaju promjene softverskog i hardverskog okruženja i zastarjelosti kompjuterskih formata ili oštećenja medija, arhiv organizacije obavlja poslove konverzije elektronskih dokumenata u nove formate i/ili na nove medije.

Pored razmotrenih odredbi, ovaj odeljak utvrđuje postupak za proveru dostupnosti i stanja arhivskih dokumenata (klauzule 2.39-2.43), organizovanje potrage za neotkrivenim dokumentima (klauzula 2.44), postupak izdavanja dokumenata iz arhive (klauzule 2.45). -2.48), kao i postupak kojim se obezbjeđuje sigurnost arhivske dokumentacije u vanrednim situacijama (tačka 2.49).

Provjera dostupnosti i stanja papirne dokumentacije. U arhivu organizacije sprovodi komisija ili najmanje dva zaposlena najmanje jednom u 10 godina, elektronski dokumenti - najmanje jednom u 5 godina.

Prema klauzuli 2.11.5 Procedure iz 2007. godine vrše se vanredne jednokratne provjere dostupnosti i stanja svih dokumenata u arhivi organizacije ili njihovih pojedinačnih dijelova (grupa):

u slučaju elementarnih nepogoda, masovnih kretanja i drugih okolnosti, uslijed kojih može doći do gubitka ili oštećenja arhivske dokumentacije,
prilikom promjene upravitelja arhive.

Na osnovu rezultata inspekcijskog nadzora sastavljaju se sljedeći akti:

provjera dostupnosti i stanja arhivske dokumentacije (Prilog br. 3);
o tehničkim greškama u računovodstvenim dokumentima (ako su otkrivene) (Prilog br. 4);
o pronalasku dokumenata (koji se ne odnose na ovaj fond, neobraćeni) (Prilog br. 5).

Postupak izdavanja dokumenata iz arhiva. Dokumenti se izdaju na osnovu pismene dozvole rukovodioca arhiva organizacije ili njegovog zamenika (ako je arhiv ustanova), rukovodioca strukturne jedinice organizacije (ako je arhiv strukturna jedinica):

zaposleni u strukturnim odjeljenjima organizacije;
sudskih, policijskih i drugih ovlašćenih organa na propisan način;
drugih korisnika na pisani zahtjev.

Rok za izdavanje dokumenata iz arhive ne bi trebao biti duži od:

mjesec dana - za korištenje zaposlenima u organizaciji i drugim korisnicima;
šest mjeseci - sudskim, policijskim i drugim nadležnim organima.

Moguće je produžiti rok za izdavanje dokumenata - uz dozvolu rukovodioca organizacije na osnovu pismene potvrde korisnika o očuvanju/osiguranju sigurnosti dokumenata.

Elektronski dokumenti se izdaju iz arhive u obliku elektronskih kopija ili kopija na papiru.

Dokumenti iz arhive se ne izdaju:

ako postoji fond za korišćenje;
su u nezadovoljavajućem fizičkom stanju.

Odjeljak III. Obračun dokumenata iz Arhivskog fonda Ruske Federacije i drugih arhivskih dokumenata u organizaciji

Posvećeno pitanjima od par dokumenata iz Arhivskog fonda Ruske Federacije i drugih arhivskih dokumenata u organizacije.

Kako je utvrđeno u tački 3.1 novih Pravila, svi dokumenti koji se čuvaju u arhivi organizacije podliježu evidentiranju, uključujući dokumentaciju o osoblju, kopije dokumenata upotrebnog fonda (ako ih ima) i popise predmeta i dokumenata.

Glavne jedinice računovodstva arhivskih dokumenata su:

Svakoj skladišnoj jedinici se dodjeljuje obračunski broj, koji je dio arhivske šifre.

Naš rječnik

Arhivska šifra- oznaka koja se u donjem lijevom uglu stavlja na svaku skladišnu jedinicu radi osiguranja knjigovodstva i identifikacije - sastoji se od: broja arhivskog fonda; brojevi popisa predmeta, dokumenata; brojevi skladišnih jedinica.

Arhivska šifra elektronskih dokumenata pohranjenih na posebnom elektronskom mediju naznačena je na ulošku priloženom u koferu medija. Arhivska šifra elektronskih dokumenata pohranjenih u arhivskom informacionom sistemu dio je meta-opisa (obavezni element opisa) kontejnera za elektronski dokument.

Podaci o računovodstvenim jedinicama arhive ogledaju se u knjigovodstvenim dokumentima. Nova odredba Pravila u organizaciji knjigovodstva dokumenata je odredba o raspodjeli dvije grupe knjigovodstvenih dokumenata u arhivu organizacije: glavne (obavezne) i pomoćne.

Glavni (obavezni) računovodstveni dokumenti arhive organizacije uključuju:

knjiga prijema i raspolaganja predmetima i ispravama (Prilog br. 11);
spisak fondova (Prilog br. 12);
fond fonda (Prilog br. 13);
popis predmeta i dokumenata (prilozi br. 14-16);
registar inventara (Prilog br. 19).

Obrasci za popis elektronskih dosijea dati su u prilozima br. 17, 18 novog Pravilnika.

Sastav pomoćne knjigovodstvene isprave nije regulisan svaki arhiv ima pravo da koristi kao pomoćne one računovodstvene obrasce koji su mu potrebni u vezi sa specifičnostima dokumenata u čuvanju ili iz drugih razloga.

Pravila također utvrđuju da arhiva organizacije može voditi evidenciju u automatiziranom načinu koristeći računovodstvene baze podataka (DB) (vidi klauzulu 3.13). Računovodstvene baze podataka arhiva organizacije - izvora nabavke državnog (opštinskog) arhiva moraju biti kompatibilne sa odgovarajućim računovodstvenim bazama podataka državnih (opštinskih) arhiva i organa za upravljanje arhivima.

Odjeljak IV. Upotpunjavanje arhive dokumentima iz Arhivskog fonda Ruske Federacije i drugim arhivskim dokumentima

Posvećeno pitanja kompletiranja arhive organizacije dokumentima iz Arhivskog fonda Ruske Federacije i drugim arhivskim dokumentima. Kompletiranje arhive organizacije je sistematsko popunjavanje arhive dokumentima iz strukturnih odjela organizacije.

Utvrđeno je da dokumenti Arhivskog fonda Ruske Federacije i dokumenti sa privremenim (preko 10 godina) rokovima čuvanja, uklj. dokumenti o osoblju prenose se u arhiv organizacije najkasnije godinu dana, a najkasnije tri godine nakon završetka kancelarijskog posla. Izuzetak se pravi za dokumente o osoblju državnih civilnih i opštinskih službenika koji su otpušteni iz službe - oni se prenose u arhiv organizacije nakon 10 godina od datuma otpuštanja zaposlenih.

Imajte na umu

Predmeti sa rokovima privremenog čuvanja (do 10 godina uključujući), kao što je to već dugo bila praksa u radu organizacionih arhiva, ne prenose se u arhivu, a po isteku roka čuvanja perioda, podliježu uništavanju na propisan način.

Nova Pravila predviđaju da se predmeti prenose u arhiv organizacije nakon provjere njihove vrijednosti. Iz tog razloga, ovaj odjeljak utvrđuje proceduru za provođenje ispitivanja vrijednosti dokumenata, pripremu predmeta za predaju u arhivu organizacije, sastavljanje inventara poslova strukturnih odjela, na osnovu kojih se predmeti prenose u arhivu organizacije. , te također naglašava da je prije nego što se na propisan način izvrši ispitivanje vrijednosti dokumenata, zabranjeno uništavanje dokumenata.

Odredbe ovog odjeljka skreću pažnju na činjenicu da se popisi dosijea za trajno skladištenje i osoblja, akti za uništavanje dokumenata razmatraju na sjednici stručne komisije (EK) organizacije, po pravilu, istovremeno. Na osnovu rezultata razmatranja, EK koordinira popis predmeta, dokumenata trajnog skladištenja i osoblja i djeluje o dodjeli dokumentacije za uništavanje.

Organizacije - izvori nabavke državnog (opštinskog) arhiva dostavljaju popise dokumenata na trajno čuvanje i po kadrovima (godišnji odsjeci), dogovorene sa EK organizacije, na razmatranje stručnoj verifikacionoj komisiji (EPK) arhivske ustanove:

trajni rok trajanja - za odobrenje;
u pogledu osoblja - na odobrenje.

Nakon što je popis predmeta i dokumenata odobren i usaglašen od strane EPK, ove popise i akt o izdvajanju za uništavanje dokumentacije koja ne podliježe čuvanju odobrava rukovodilac organizacije. Nadalje, predmeti koji su zakonom određeni za uništavanje mogu se uništiti.

Organizacije čije aktivnosti ne stvaraju dokumente Arhivskog fonda Ruske Federacije ne bi trebale da usklađuju popise dosijea osoblja sa EPC arhivske ustanove.

Imajte na umu

Tačkom 4.13 novih Pravila utvrđeno je da se elektronski fajlovi sa isteklim rokovima čuvanja podležu izdvajanju radi uništavanja na opštem osnovu, nakon čega se fizički uništavaju ili uništavaju softverom i hardverom sa odgovarajućom oznakom u aktu.

Posebna pažnja u ovom dijelu Pravila posvećena je nomenklaturi poslova organizacije. Prema glavnim odredbama to:

objedinjuje klasifikaciju (grupiranje) izvršenih dokumenata u dosijee (elektronske datoteke) i glavni je računovodstveni dokument koji odražava sastav i organizaciju dokumentarnog fonda organizacije;
je osnova za sastavljanje popisa predmeta, dokumenata sa stalnim i privremenim (preko 10 godina) rokovima čuvanja, kao i za evidentiranje predmeta sa rokovima privremenog (do zaključno 10 godina);
izrađuje se na osnovu standardnih, odeljenskih i drugih spiskova dokumenata koji ukazuju na periode skladištenja, drugih regulatornih pravnih akata, kao i standardne i približne nomenklature predmeta;
sačinjen na propisanom obrascu (Prilog br. 25) na osnovu nomenklatura poslova strukturnih odjeljenja (Prilog br. 26).

Organizacije koje su izvori nabavke državnih (opštinskih) arhiva jednom u pet godina dogovaraju nomenklaturu dosijea sa Centralnim izvršnim komitetom (IK) organizacije i dostavljaju je na odobrenje nadležnom EPK ili državnom (opštinskom) arhivu, u u skladu sa ovlašćenjima koja su joj data. Organizacije čije aktivnosti ne stvaraju dokumente Arhivskog fonda Ruske Federacije samostalno odobravaju nomenklaturu dosijea.

Pravila uspostavljaju red priprema za prenos elektronskih dokumenata u arhivu organizacije. Posebno je predviđeno da se sastavljaju posebni inventari za jedinice skladištenja elektronskih dokumenata trajnog čuvanja, privremenog (preko 10 godina) perioda čuvanja, uklj. od strane osoblja. Obrasci za popis elektronskih predmeta, kao što smo već rekli, dati su u prilozima br. 17, 18 novog Pravilnika.

Odjeljak V. Organizacija korištenja dokumenata Arhivskog fonda Ruske Federacije i drugih arhivskih dokumenata organizacije

Ovaj odjeljak utvrđuje standarde u pogledu organizacije korištenja dokumenata iz Arhivskog fonda Ruske Federacije i drugih arhivskih dokumenata organizacije. Glavne odredbe Pravila u ovom dijelu su sljedeće:

FYI

Novim Pravilima utvrđuju se oblici korišćenja arhivske dokumentacije. Glavni su:

informatička podrška zaposlenima u organizaciji;

izvršenje zahtjeva korisnika, uklj. zahtjevi građana socijalne i pravne prirode;

izdavanje dokumenata i dosijea na privremeno korišćenje, obezbeđivanje kopija arhivske dokumentacije na zahtev korisnika, uklj. u obliku elektronskih dokumenata.

Posebna pažnja u novim Pravilima posvećena je organizaciji rada sa zahtjevima korisnika. Definirano:

vrste zahtjeva (tematski i društveno-pravni);
zahtjevi za pismeni zahtjev (njegova forma, sastav informacija koje moraju biti sadržane u zahtjevu);
postupak obrade zahtjeva (vremenski okviri za registraciju, razmatranje, prosljeđivanje neosnovnih zahtjeva, priprema odgovora na zahtjeve korisnika u vidu arhivirane potvrde, arhiviranog izvoda i arhivirane kopije);
Karakteristike organizacije rada sa zahtjevima primljenim putem interneta.

Novim Pravilnikom su definisani slučajevi u kojima arhiv može odbiti izdavanje arhivske dokumentacije:

dostupnost upotrebnog fonda;
loše fizičko stanje dokumenata;
dokumentacija nije podvrgnuta naučnom opisu i tehničkom projektovanju (prije završetka ovih radova);
ograničenja upotrebe utvrđena zakonodavstvom Ruske Federacije ili osnivača fonda.

R Odjeljak IV. Prenos organizacione dokumentacije na čuvanje u državni (opštinski) arhiv

Utvrđuje postupak prenosa organizacionih dokumenata na čuvanje u državni (opštinski) arhiv. Ovaj odjeljak utvrđuje da:

organizacije - izvori nabavke državnih (opštinskih) arhiva, nakon isteka privremenog skladištenja dokumenata Arhivskog fonda Ruske Federacije u arhivu organizacije, prenose ih na trajno skladištenje u odgovarajući državni (opštinski) arhiv u u skladu sa Pravilima br. 19;
Državne i nedržavne organizacije koje nisu izvori nabavke državnih (opštinskih) arhiva mogu prenijeti dokumente Arhivskog fonda Ruske Federacije, nastale u njihovoj djelatnosti, državnim (opštinskim) arhivima na osnovu sporazuma.

Nova Pravila utvrđuju proceduru za prenos dokumenata. Naglašavaju da se dokumenti prenose na trajno čuvanje u urednom stanju sa odgovarajućim naučnim referentnim aparatom, a predaja dokumenata u državni (opštinski) arhiv ozvaničava se aktom o prijemu i predaji dokumenata na čuvanje (Prilog br. 30). ).

Odjeljak VII. Prenos dokumenata prilikom reorganizacije ili likvidacije organizacije, promena rukovodioca arhive organizacije

Definira redoslijed prenos dokumenata tokom reorganizacije ili likvidacije organizacije, promena rukovodioca arhive organizacije. Ovaj odjeljak utvrđuje da je prijenos dokumenata likvidiranoj organizaciji odgovornost komisije koja se formira za prijenos poslova i imovine.

Prilikom likvidacije organizacija koje su izvori nabavke državnih (opštinskih) arhiva, u komisiju za likvidaciju uključuje se predstavnik državnog (opštinskog) arhiva.

Kada dođe do promjene rukovodioca arhiva organizacije (osobe odgovorne za arhiv organizacije), prijem i prenos dokumenata iz arhivskog, računovodstvenog i naučno-referentnog aparata na njih vrši se na osnovu akta.

Nastavi

1. Nova pravila su skup propisa koji pokrivaju sve glavne procese koje obavlja arhiv organizacije:

organizacija skladištenja dokumenata,
računovodstvo dokumenata u arhivi,
kompletiranje arhive sa dokumentima
korišćenje arhivskih dokumenata.

2. S obzirom na to da su ova Pravila normativni dokument, moguće je da se u procesu njegove primjene u praksi može javiti potreba za metodološkim dopunama dokumenta (izrada preporuka, metodoloških preporuka za Pravila u cjelini ili pojedine dijelove Pravilnika). Pravila).

3. Osnovna fundamentalna razlika između novih Pravila i drugih dokumenata je u tome što su ova Pravila normativni dokument. Osnovna pravila iz 2002. godine su po prirodi savjetodavna. Osnovna pravila iz 1985. bila su normativni i metodološki dokument. Iz tog razloga, nova Pravila su mnogo manjeg obima: sadrže samo one odredbe (pravila, zahtjeve) koje se moraju primjenjivati bez izostanka. Sve ostalo - odnosno kako to učiniti - prepušteno je arhivarima.

4. Možemo reći da ima manje zahtjeva. Smanjen je broj obrazaca dokumenata koji su obavezni. Ranije ih je bilo više od 40: u Osnovnom pravilniku broj 263 - 44 formulara, u Osnovnom pravilniku - 48, sada, u novom pravilniku - 30. To znači da arhivi po potrebi mogu koristiti svoje obrasce. U praksi je to bio slučaj.

5. Nova Pravila su prvenstveno namenjena organizacijama koje su izvori nabavke državnih i opštinskih arhiva, ali to nije direktno navedeno u dokumentu, pa je ispravnije reći da su pravila upućena organizacijama koje imaju svoje arhive. .

Odobreno naredbom Glavnog arhiva SSSR-a od 05.09.1985. br. 263 (u daljem tekstu: Osnovna pravila iz 1985. godine). Zapravo, oni su izgubili snagu objavljivanjem Naredbe br. 526 Ministarstva kulture Rusije od 31. marta 2015. kojom su odobrena nova Pravila koja razmatramo u članku.

Uvod

1.1 Obrada predmeta

1.3 Dizajn poklopca kućišta

1.4 Sastavljanje inventara predmeta

Zaključak

Uvod

Sistem za skladištenje informacija počeo je da se formira istovremeno sa formiranjem sistema poslovnog pisanja. Arhivski poduhvat može proslaviti nekoliko „rođendana“, u zavisnosti od gledišta određenog istoričara.

Pojavom prvih dokumenata pojavio se i zadatak čuvanja ovih dokumenata, a larnik, odgovoran za sigurnost dokumenata i njihovo „pričvršćivanje“, može se smatrati prvim arhivarom.

Pojavom sistema državnih institucija – naloga, značajno je unaprijeđen sistem čuvanja, evidentiranja i korištenja dokumenata. 16. jul 1712. je poseban datum u istoriji arhivskog posla, povezan sa dekretom o stvaranju prvog arhiva u državi od predmeta i „presuda“ vladinog Senata. Tokom XVIII - XIX vijeka. Broj istorijskih arhiva je rastao, tražila se najbolja šema za njihovu sistematizaciju - arhivi su se stvarali, spajali, preraspodelili, a ponekad i likvidirali. Prvi spomen namjernog prikupljanja pohranjenih dokumenata datira iz 1829. godine, kada je Nikola 1. ostavio rezoluciju „Sredi ono što je važno odnijeti, ostalo se može uništiti“. Dekret koji je postavio temelje nacionalnog sistema arhivskog posla u Rusiji izdat je 1. juna 1918. godine „O reorganizaciji i centralizaciji arhivskog posla u RSFSR-u“.

Nakon raspada SSSR-a, učesnici Zajednice nezavisnih država su 6. juna 1992. zaključili Sporazum o sukcesiji u odnosu na nekadašnje arhive SSSR-a. U skladu sa usvojenim dokumentom, Glavna arhivska uprava pri Vijeću ministara SSSR-a prestala je postojati, a svi centralni državni arhivi SSSR-a ušli su u sistem Ruskog državnog arhiva.

Poglavlje I. Priprema dokumenata za arhivsku pohranu

1.1 Obrada predmeta

Firme, institucije i preduzeća u toku svoje delatnosti dobijaju i kreiraju veliki broj dokumenata. Nakon njihove upotrebe u operativnim aktivnostima za rješavanje tekućih problema, na prvom mjestu dolazi funkcija dokumenta – akumulacija i skladištenje informacija. Dokumenti postaju čuvari informacija, potreba za kojima se može ponovo pojaviti nakon određenog vremena, tj. djeluju kao sjećanje na instituciju.

Brza pretraga i upotreba takvih dokumenata moguća je samo uz njihovu jasnu klasifikaciju. Najjednostavnija klasifikacija dokumenata je grupiranje u predmete. Državni standard definiše slučaj kao „skup dokumenata ili dokumenata koji se odnose na jedno pitanje ili oblast aktivnosti i smeštenih u jednu koricu“. Predmeti se smatraju pokrenutim od trenutka kada je u njih uključen prvi izvršeni dokument. Formiraju se u strukturne jedinice i tamo se čuvaju do predaje u arhivu ustanove. Završna faza rada sa dokumentima u tekućem kancelarijskom radu je obrada fajlova za njihovo naknadno skladištenje i korišćenje. U strukturnim odjeljenjima dokumenti se moraju čuvati još godinu dana nakon isteka tekuće godine. U tom periodu se često kontaktiraju za informacije. Nakon ovog perioda, predmeti se moraju obraditi i predati u arhivu ustanove.

Obrada predmeta za čuvanje obuhvata provođenje ispitivanja naučne i praktične vrijednosti dokumenata, evidentiranje predmeta, sastavljanje inventara predmeta sa stalnim i dugoročnim rokovima čuvanja. U velikim ustanovama ovaj rad se odvija pod kontrolom i uz metodološku pomoć arhivskog osoblja ustanove.

Skup detalja dokumenta odražava njegovu formu. Dakle, da bi dokument ispunio svoju svrhu, mora biti sastavljen u skladu sa formom usvojenom za ovu kategoriju dokumenata. Njihova pravna snaga zavisi od kompletnosti i kvaliteta izrade dokumenata, jer služe kao dokaz i potvrda konkretnih činjenica, pojava i događaja.

Rezolucija Državnog standarda Rusije od 31. jula 1997. br. 273 je usvojena i stupila na snagu 1. jula 1998. GOST R 6-30.97. "Jedinstveni sistem organizacione i administrativne dokumentacije." Ovaj standard definira sastav detalja organizacionih i administrativnih dokumenata, pravila za njihovo izvođenje, njihovu lokaciju na dokumentima, zahtjeve za izradu obrazaca, zahtjeve za evidentiranje obrazaca s reprodukcijom državnog grba Ruske Federacije, kaputa oružja konstitutivnih entiteta Ruske Federacije.

Rezolucija. Rešenjem se daju uputstva za provođenje odluke, uredbe i sl., upisana u dokument. Rešenje se na dokumentu ispisuje od strane nadležnog službenika i sadrži imena izvršilaca, sadržaj naloga, rok za izvršenje, potpis i datum.

Ako u rješenju postoji više imena, navodi se odgovorni izvršilac, a ako nema takvih uputstava, izvršilac je lice koje je prvo navedeno u rješenju. Na dokumentima za koje nisu potrebna dodatna uputstva za izvršenje, u rešenju se navodi izvršilac, potpis autora rešenja i datum. Dozvoljeno je sastavljanje rezolucije na posebnom listu.

Tekstovi dokumenata su napisani na ruskom jeziku kada se šalju na:

organima savezne vlade, državnim organima konstitutivnih entiteta Ruske Federacije;

preduzećima, organizacijama i njihovim udruženjima koja nisu pod jurisdikcijom datog sastavnog entiteta Ruske Federacije ili se nalaze na teritoriji drugih konstitutivnih entiteta Ruske Federacije.

Tekstovi dokumenta mogu biti predstavljeni u obliku upitnika, tabele, povezanog teksta ili njihove kombinacije.

Povezani tekst obično se sastoji od dva dijela. U prvom dijelu navode se razlozi, razlozi i svrhe za sastavljanje dokumenta. U drugom - odluke, zaključci, zahtjevi, prijedlozi, preporuke. Tekst može sadržavati samo završni dio.

U tekstu dokumenta pripremljenog na osnovu dokumenata drugih organizacija ili ranije objavljenih dokumenata, navode se njihovi detalji: naziv dokumenta, naziv organizacije, autor dokumenta, datum dokumenta, njegov registarski broj, naslov na tekst.

1.2. Ispitivanje vrijednosti dokumenata

Ispitivanje vrijednosti dokumenata u kancelarijskom radu vrši se prilikom sastavljanja spiska predmeta i njihovog formiranja. Organizuje i sprovodi ispitivanje vrednosti dokumenata, odabire i priprema ih za predaju u državno skladište, kao i da kontroliše ispravnu raspodelu dokumenata različitim predmetima i pruža metodološku pomoć u sprovođenju ispitivanja vrednosti dokumenta, formiraju se stalne stručne komisije (EPK). U pripremi je propis koji definiše njegove funkcije, prava i procedure rada.

Pored organizovanja godišnjeg odabira dokumentacije za čuvanje, stručne komisije su zadužene i za: pregled godišnjih odjeljaka dosijea za trajno, dugoročno (preko 10 godina) čuvanja, uključujući kadrovsku evidenciju, akte o dodjeli za uništavanje dokumentima i spisima koji ne podliježu daljem čuvanju, o nenadoknadivoj šteti na dokumentima trajnog čuvanja i o neotkrivanju predmeta koji podliježu predaji u državnu pohranu; pitanja o prihvatanju dokumenata ličnog porekla na čuvanje odeljenja; priprema i dostavljanje EPC-u prijedloga za utvrđivanje i promjenu roka čuvanja dokumenata; pregled spiskova dokumenata, spiskova predmeta, uputstva za kancelarijski rad i dr.

Odabir dokumenata za skladištenje ili uništenje rezultat je ispitivanja vrijednosti dokumenata.

Ispitivanje vrijednosti dokumenata vrši se u nekoliko faza, počevši od sadašnjeg kancelarijskog posla, a završava se u državnom arhivu.

Prva faza u određivanju vrijednosti dokumenata može se smatrati sastavljanjem nomenklature predmeta, kada su rokovi skladištenja dokumenata koji se stvaraju takoreći unaprijed određeni.

Drugi put ispitivanje vrijednosti samih dokumenata vrši se dvije godine kasnije, kada su dokumenti izašli iz operativnog rada, prilikom pripreme dokumenata za dugoročno čuvanje ili predaje u arhivu ustanove.

Po treći put se ponovo razjašnjava vrijednost dokumenata kada se iz arhive ustanove prenesu na trajno čuvanje u državni arhiv.

Ispitivanje vrijednosti dokumenata u institucijama vrši se pod rukovodstvom stručne komisije (EK) koja djeluje stalno, au velikim institucijama postoje centralne stručne komisije (CIK) koje objedinjuju i koordiniraju rad EK strukturnih divizije.

Procedura za organizovanje rada Centralne izborne komisije (IK) i njene funkcije definisani su „Osnovnim pravilima za rad Odjeljenjske arhive“. EK se formira po nalogu menadžera iz reda kvalifikovanih radnika sa velikim radnim iskustvom, šefova ureda, arhive odjela i šefa računovodstvenog odjela (3-5 ljudi). U malim firmama, EK uključuje sekretara i računovođu.

Zadaci EK (CEK):

dokument arhive odjeljenja

razmatranje nacrta nomenklature poslova institucija i njenih strukturnih podjela;

organizovanje godišnje selekcije dokumenata za skladištenje i uništavanje;

razmatranje godišnjih sekcija inventara trajnih skladišta i inventara privremenih skladišnih predmeta (preko 10 godina), uključujući i za osoblje itd.

Ispitivanje naučne i praktične vrijednosti dokumenata treba provoditi sistematski. Specifični rokovi skladištenja dokumenata utvrđuju se korišćenjem spiskova dokumentarne građe koju su posebno izradile i odobrile arhivske institucije, navodeći rokove skladištenja za različite kategorije dokumenata.

Arhivske institucije su izradile standardne liste. Oni utvrđuju periode skladištenja dokumentacije tipične za većinu institucija, organizacija i preduzeća i odražavaju opšte funkcije i pitanja njihovih aktivnosti (upravljanje, kontrola, planiranje, računovodstvo, izveštavanje, finansiranje, organizacija rada, snabdevanje i prodaja proizvoda).

U zavisnosti od značaja dokumenata, rokovi njihovog čuvanja se određuju trajno ili privremeno (1, 3, 5, 10, 15, itd. godina). Rok se računa od 1. januara godine koja slijedi nakon godine okončanja predmeta.

Za određeni broj dosijea osoblja, na listi je naznačen period čuvanja od “75 godina EKP-v”, tj. Pretpostavlja se da se uzima u obzir starost osobe, trajanje čuvanja takvog fajla je jednako razlici od 75 godina minus starost osobe.

Odabir dokumenata za trajno skladištenje vrši se na osnovu nomenklature dosijea preduzeća sa obaveznim pregledom spisa stranica po list. Prilikom pregleda dosijea sa stalnim rokom čuvanja, oduzimaju se duplikati dokumenata, nacrti, neoblikovane kopije dokumenata i dokumenata sa privremenim rokom čuvanja. Ukoliko se u predmetu otkrije da se uz isprave trajnog čuvanja u njemu nalazi i značajan broj isprava o privremenom čuvanju, predmet se preformatira i isprave trajnog čuvanja odvajaju od dokumenata o privremenom čuvanju. Ako datoteka sadrži dokumente privremenog čuvanja, ali različite vrijednosti, sa različitim rokovima čuvanja, za najvrjedniju dokumentaciju se postavlja rok čuvanja za cijelu datoteku, tj. više. Istovremeno se vrši selekcija dokumenata i dosijea za privremeno (do 10 godina) čuvanje sa isteklim rokovima skladištenja.

Postoje 4 grupe slučajeva:

trajno čuvanje, podložno naknadnom predaju u državni arhiv;

dugotrajno čuvanje u arhivi ustanove (preko 10 godina);

privremeno skladištenje (do 10 godina);

podliježu uništenju zbog isteka perioda skladištenja.

Organizacija je dužna sistematski opisivati dokumente o osoblju i dokumente privremenog skladištenja (preko 10 godina), osigurati njihovu sigurnost i računovodstvo.

Na osnovu rezultata ispitivanja vrijednosti dokumenata sastavljaju se popisi dosijea za trajno i privremeno (preko 10 godina) čuvanja, kao i akti o dodjeli spisa na uništavanje.

Upis predmeta je kompleks radova na njegovoj preregistraciji, numerisanju listova, izradi overenog upisa i internom popisu dokumenata. Počinje od momenta ovjere predmeta u kancelariji i završava se u procesu pripreme za predaju u arhivu odjela nakon isteka kalendarske godine u kojoj je predmet otvoren. Evidentiranje predmeta vrše službenici službe kancelarijskog upravljanja. U zavisnosti od perioda skladištenja, vrši se potpuna ili djelimična registracija predmeta. Trajno, dugoročno (preko 10 godina) skladištenje i dosijei osoblja podliježu potpunoj registraciji. Predmeti privremenog (do zaključno 10 godina) podliježu djelimičnom evidentiranju, mogu se skladištiti u registratorima, bez interne presistematizacije dokumenata, bez numeracije i bez sastavljanja ovjere.

Predarhivska priprema datoteka uključuje dvije glavne operacije: registraciju i opis dosijea. Upis predmeta vrši lice odgovorno za rad sa dokumentima. U zavisnosti od vrednosti dokumenata i, shodno tome, perioda čuvanja dosijea, vrši se potpuna ili delimična (pojednostavljena) registracija dosijea. Slučajevi privremenog (uključivo do 10 godina) skladištenja podliježu pojednostavljenoj registraciji. Prije svega, njihovo prisustvo se otkriva u skladu s nomenklaturom slučajeva. Datoteke se provjeravaju na ispravnost formatiranja, ostaju na registratorima, listovi nisu numerisani, ne sastavljaju se ovjerene zabilješke, sistematiziraju se prema nomenklaturi dosijea i dostavljaju u arhiv. Glavna pažnja je usmjerena na slučajeve trajnog, dugotrajnog (preko 10 godina) perioda skladištenja i kadrovska pitanja. U skladu sa zahtjevima „Sistema upravljanja državnom dokumentacijom“ i „Osnovnih pravila za rad odsječnog arhiva“, vrši se njihova potpuna registracija koja uključuje:

preuređivanje dokumenata predmeta u direktnom hronološkom redu od januara do decembra;

arhiviranje ili uvezivanje fajlova;

numerisanje listova;

sastavljanje certifikacijske zabilješke (ovjerovni list) predmeta;

izrada internog popisa dokumentacije predmeta (po potrebi);

registracija svih detalja omota kućišta.

1.3 Dizajn poklopca kućišta

Prilikom pripreme omota dosijea za trajno, dugotrajno (preko 10 godina) čuvanje i za osoblje, moraju se navesti sljedeći podaci: naziv institucije i njena neposredna podređenost; naziv strukturne jedinice, indeks predmeta; bilješke na dokumentima predmeta (za trajna pohranjivanja predmeta koji sadrže posebno vrijedne dokumente); datum predmeta (volumen, dio); broj listova u fajlu; period čuvanja dosijea; arhivska šifra predmeta. Pored toga, na koricama dosijea trajnog čuvanja predviđen je prostor za naziv državnog arhiva i ustanove.

Posebno treba napomenuti da se arhivska šifra na koricama dosijea trajnog skladištenja stavlja mastilom u arhivu odeljenja tek nakon što predmeti budu uključeni u godišnje sekcije zbirnih inventara predmeta koje odobrava EPC relevantne državne institucije. arhivske službe (prije toga je zalijepljen olovkom). Arhivski kodovi na koricama sanduka za dugotrajno (preko 10 godina) skladištenja i za osoblje se štampaju mastilom nakon što su predmeti uključeni u godišnje sekcije sažetih inventara predmeta koje je odobrio Centralni izvršni komitet (EK) institucije, dogovoreno sa EPC relevantne institucije državne arhivske službe (za popis predmeta za osoblje) i odobreno od strane rukovodioca ustanove.

Prilikom popunjavanja detalja korica padeža, moraju se poštovati sljedeći zahtjevi: naziv institucije je napisan u cijelosti, s naznakom podređenosti u nominativnom padežu, ili je naznačen njen službeno prihvaćen skraćeni naziv; naslov i broj kofera se prenose na korice iz nomenklature (preporučljivo je da se potonji stavi na hrbat kućišta radi lakšeg traženja kutija kada se pohranjuju okomito).

Na kraju službene godine daju se potrebna pojašnjenja dizajna poklopca kofera za trajno ili dugotrajno (preko 10 godina) skladištenja. Ako je naziv ustanove (više odeljenje, strukturna jedinica) promenjen ili je predmet prenet na drugu ustanovu (strukturnu jedinicu), na naslovnicu se dodaje naziv ove ustanove strukturne jedinice). Naziv predmeta na koricama prenosi se iz nomenklature predmeta organizacije, dogovorene sa EPC nadležne institucije državne arhivske službe. U potrebnim slučajevima (na primjer, ako naslov na naslovnici ne odražava sadržaj dokumenata u predmetu), dodaju se dodatne informacije i pojašnjenja.

U zaglavljima predmeta koji sadrže kopije dokumenata mora se naznačiti njihov broj kopije. Autentičnost spisa predmeta nije navedena u naslovu. Ako se podatak o broju kopije dokumenata odnosi na sve dokumente u predmetu, onda se isti stavljaju iza naslova (u red, nakon tačke, velikim slovom), a ako se podatak odnosi na dio dokumenata ili jednom od njih, onda se pišu nakon opisa dokumenata (u zagradama sa malim slovom). Ako se u predmetu nalazi više tomova (dijelova), opći naslov predmeta i naslov svake sveske (dijela) stavljaju se na korice svake sveske (dijela).

Važan detalj omota predmeta je datum predmeta, tj. godine osnivanja i okončanja predmeta u kancelarijskom radu. Ispravno datiranje predmeta zavisi od sveobuhvatnog razmatranja prirode i vrste dokumenata koji se u njima generišu. Datum predmeta koji sadrži administrativnu, kreativnu i drugu dokumentaciju (izvještaji, transkripti, pisma i sl.), za koji je važno precizno datiranje, kao i predmeti koji se sastoje od više tomova (dijelova) su krajnji datumi dokumenata, tj. e. datum, mjesec, godina registracije (sastavljanja) najranijeg i najkasnijeg od dokumenata uključenih u predmet.

Datum predmeta koji sadrži zapisnike sa sjednica kolegijalnih tijela, komisija i sl. jesu datum sastavljanja prvog i posljednjeg zapisnika ili datum njihovog usvajanja (ako su odobreni). Datum ličnog dosijea je datum potpisivanja naloga za prijem i razrešenje lica za koje je otvoren.

Na kraju svakog slučaja trajnog, dugotrajnog (preko 10 godina) skladištenja, radi obračuna količine i fiksiranja karakteristika numeracije listova, na posebnom listu sastavlja se certifikacijski natpis u kojem se navodi broj numerisani listovi se označavaju brojevima i slovima i posebno kroz znak „+“ (plus) - broj listova internog inventara (ako ih ima). Ovjera je ispisana čitko, sa naznakom pozicije sastavljača, datuma sastavljanja i potpisana od strane sastavljača sa prepisom potpisa. Naknadne promjene u sastavu i stanju predmeta (nedostatak dokumenata, dopuna novih dokumenata, zamjena originalnih dokumenata kopijama i sl.) se evidentiraju u ovjeri sa pozivom na relevantni akt.

Za određene kategorije dosijea sa stalnim i dugoročnim (preko 10 godina) rokovima čuvanja, čije evidentiranje je zbog specifičnosti dokumentacije koja se u njima nalazi (naročito vrijedni lični, sudski i istražni dosijei, slučajevi dodjele akademskih zvanja i dodeljivanje akademskih zvanja, slučajevi autorskih sertifikata i patentnih pronalazaka i sl.), kao i dokumenata formiranih po vrstama, čiji naslovi ne otkrivaju njihov specifičan sadržaj, sastavlja se interni popis dokumenata.

1.4 Sastavljanje inventara predmeta

Državni standard "Kancelarija i arhiviranje. Pojmovi i definicije" definiše inventar kao arhivski priručnik koji sadrži sistematsku listu skladišnih jedinica, a namijenjen je i njihovom evidentiranju i objedinjavanju sistematizacije."

Inventar, dakle, služi kao glavni računovodstveni i referentni alat u kancelarijskom i arhivskom radu. Prije unošenja potpuno završenih predmeta u inventar, oni se sistematiziraju, tj. raspoređeni po strogo definisanom redosledu.

Za evidentiranje dokumenata određenih kategorija trajnog i privremenog (preko 10 godina) čuvanja, što je uzrokovano specifičnostima ove dokumentacije (nalozi za osnovnu djelatnost, lični dosijei, dosijei za autorska prava i sl.), sastavlja se i interni popis . Interni popis spisa predmeta mora se sačiniti iu slučajevima stalnog i privremenog (preko 10 godina) perioda čuvanja, formiranog prema vrstama dokumenata, čiji naslovi ne otkrivaju konkretan sadržaj dokumenata. Budući da se evidencija za trajno čuvanje, dosijei sa rokom čuvanja preko 10 godina i dosijei o osoblju sastavljaju posebno, sistematizacija dosijea se vrši za svaku navedenu grupu posebno „Osnovna pravila za rad odeljenjske arhive“. sastavljanje posebnih inventara za predmete koji se sastoje od specifičnih dokumenata karakterističnih samo za datu organizaciju (sudski istražni predmeti, naučni izvještaji, itd.) i inventara službenih publikacija.

Na kraju službene godine u popis se unose svi završeni predmeti stalnog i privremenog skladištenja koji su prošli ispitivanje vrijednosti. Popis predmeta je sistematski popis naslova predmeta, koji otkriva njihov sastav i sadržaj, utvrđuje sistematizaciju predmeta u okviru fonda i njihovo računovodstvo. Pored toga, inventar je i računovodstveni dokument i glavna vrsta naučnog referentnog standarda koji obezbjeđuje operativno računovodstvo predmeta i inventara.

Prije podnošenja spisa predmeta, sa njih se skidaju metalni zatvarači, ubacuje se blanko obrazac ovjerenog lista, a u slučajevima kada će se za predmet sastavljati interni popis, ubacuju se obrasci internog popisa. Svi listovi kućišta numerisani su crnom grafitnom olovkom (zabranjena je upotreba mastila ili olovaka u boji) ili brojem u gornjem desnom uglu, bez uticaja na tekst dokumenta. Interni popisni listovi su posebno numerisani. List potvrde nije numerisan. Ako predmet ima više tomova, svaki se tom posebno numeriše. List bilo kojeg formata, porubljen na jednoj ivici, numerisan je kao jedan list (čak i ako je presavijen). Dokument presavijen na pola i položen u sredini je numerisan kao dva lista. Ilustrovani materijali i fotografije numerisani su na poleđini. Koverte uložene u futrolu sa natpisima ili prilozima numerišu se nezavisno. Prilog u koverti je numerisan sledećim brojem iza koverte.

Ako se listovi preskoče ili numerišu jednim brojem, označavaju se brojevima prethodnih listova uz dodatak slova a, b, c itd. Sve ove ispravke su zabilježene na kraju slučaja u natpisu o potvrdi. Ako se napravi mnogo grešaka pri numerisanju listova, brojevi se precrtavaju i čitav slučaj se ponovo numeriše. Na kraju kućišta, kako bi se uzeo u obzir broj listova na posebnom ovjerovnom listu kućišta, sastavlja se certifikacijski natpis u kojem je broj listova označen brojevima i riječima, a sve karakteristike u preciziraju se numeracija i fizičko stanje dokumenata u predmetu.

Obrasci certifikacijskih listova nisu identični, ali je sastav podataka unesenih u obrasce isti.

Za predmete sa posebno vrednim dokumentima, lične, sudske i istražne predmete, slučajeve dodele akademskih stepena i zvanja, slučajeve autorskih sertifikata i patenata itd. u pripremi za predaju u arhiv, ako se ne održava u roku od godinu dana, sastavlja se interni popis dokumenata. Takođe se preporučuje sastavljanje internog popisa za predmete čiji naslovi ne otkrivaju u potpunosti sadržaj dokumenata. U tom slučaju će interni inventar olakšati korištenje dokumentacije predmeta i traženje potrebnih informacija.

Po završetku internog popisa predmeta sastavlja se završni zapisnik u kojem se brojevima i slovima navodi ukupan broj spisa predmeta koji su obuhvaćeni popisom i broj listova popisa.

Strukturni odjeli ustanove prenose u odjeljensku arhivu dosijea trajne, dugotrajne (preko 10 godina) čuvanja i kadrovske evidencije. Prenos predmeta se vrši samo po inventarima. Uz dosijee se u arhivu prenose upisne i kontrolne kartice službe kancelarijskog rada ustanove (kancelarija, sekretarijat, opšti odjel itd.). Naslov svakog fajla je uključen u inventar.

Ispravnost formiranja i evidentiranja predmeta, usklađenost njihovog broja sa popisom i nomenklaturom predmeta unaprijed provjerava zaposlenik arhiva, u fazi pripreme predmeta za predaju u arhivu odjela po strukturnim odjelima. Ako se utvrde nedostaci u formiranju i izvršavanju predmeta, zaposleni u strukturnim odjeljenjima dužni su da ih otklone.

Poglavlje II. Dostava dosijea u arhivu odjeljenja

Od momenta osnivanja do predaje u arhivu odjeljenja, spisi se čuvaju u radnim prostorijama ili u prostorijama posebno određenim za ovu namjenu. Futrole se postavljaju u ormare koji se zaključavaju, koji treba da obezbede sigurnost dokumenata, i postavljaju se sa bodljama okrenutim prema van.

Dokumenti se mogu oduzimati i izdavati iz trajnih skladišta samo u izuzetnim slučajevima (npr. na zahtjev pravosudnih istražnih organa) uz dozvolu rukovodioca ustanove. U tom slučaju, u spis mora biti uključena tačna ovjerena kopija dokumenta i izjava o razlozima za oduzimanje originala. Kopije i izvodi iz dokumenata za upotrebu u radu ustanove ili u interesu pojedinih građana izrađuju se uz dozvolu rukovodstva ili službenika kojima je takvo pravo dato odgovarajućim resornim uputstvima.

Za sigurnost dokumenata koji su u fazi kancelarijskog rada odgovorni su šef kancelarije, sekretar, referent i dr. Moraju obezbijediti kontrolu sigurnosti dokumenata u strukturnim jedinicama i pojedinačnim izvršiocima, te blagovremeno izvještavati rukovodstvo ustanove o svim prekršajima.

Dostava predmeta iz strukturne jedinice u arhiv ustanove, ako postoji, vrši se prema rasporedu koji sačinjava arhiv, usaglašava sa rukovodiocima strukturnih jedinica i odobrava rukovodilac ustanove. Ovaj posao se mora obavljati svake godine. Predmeti sa trajnim rokovima čuvanja, rokovima čuvanja preko 10 godina i kadrovskom evidencijom arhiva prima po popisima.

Predmete prima službenik arhive odjeljenja u prisustvu službenika strukturne jedinice. U ovom slučaju, na oba primjerka inventara uz svaki predmet upisuje se zabilješka o njegovom prisustvu. Nakon prijema svih predmeta po popisu, na kraju svakog primjerka inventara, potpisuje se ovjera u kojoj se brojevima i riječima navodi stvarni broj predmeta predatih u arhiv i broj nedostajućih predmeta, ako ih ima. Pod potpisom ovjere stavlja se datum prijema i ustupanja predmeta i potpisi lica koja su to izvršila.

Spisi, ovjereni inventarom, biraju se i povezuju u arhivske snopove debljine do 20 cm. Predmete u odjeljensku arhivu dostavljaju zaposleni u strukturnoj jedinici. Uredi, zajedno sa dosijeima, prenose registarske i kontrolne dosijee u arhivu odjeljenja, uključujući ih u inventar.

Predmeti privremenog čuvanja (do 10 godina) prenose se u arhivu odjela prema nomenklaturi predmeta. Budući da u mnogim ustanovama arhivi nemaju dovoljno prostora, „Osnovna pravila arhivske građe odeljenja“ dozvoljavaju čuvanje ovih dosijea „od strane službe centralnog upravljanja ili u strukturnim jedinicama“ do isteka roka njihovog čuvanja, nakon čega se oni čuvaju. podliježu uništavanju na propisan način.

U novonastalim privrednim društvima sekretar mora nakon dvije godine izvršiti potrebnu obradu predmeta i prenijeti ih u drugi kabinet, koji čini početak buduće arhive preduzeća.

2.1 Čuvanje dokumenata u elektronskom obliku

Prelaskom kancelarijskog rada na kompjuterizovane tehnologije postavlja se pitanje racionalizacije i organizacije skladištenja dokumenata kreiranih u elektronskom obliku.

Dokumente u elektronskom obliku mogu kreirati zaposleni u organizaciji na računarima, primati ih e-poštom ili ih pretvoriti u elektronski oblik (skeniranjem) iz tradicionalnog papirnog oblika. Kreirani ili primljeni dokument mora biti sačuvan u memoriji računara - upisan kao datoteka na hard disk. Dokumenti se mogu pohraniti na hard disk računara, ili na posebno namjenski računar (file server), ili na prenosivi medij.

Na tvrdom disku kreiraju se folderi (direktoriji) u koje će biti smješteni dokumenti. Kao što se papirni dokumenti stavljaju u fajlove, tako se i fajlovi stavljaju u fascikle. Svaki folder može imati podfoldere unutar sebe, koji zauzvrat mogu imati svoje podfoldere. Svakoj fascikli je dodeljeno "ime". „Naziv“ treba da počinje vrstom dokumenata (naredbe, akti, izveštaji itd.), zašto je sadržaj dokumenata pojašnjen podacima o autorstvu, izdanju, dopisniku, periodu za koji su dokumenti (fajlovi) grupisani .

Trenutni kancelarijski radni fajlovi se čuvaju na čvrstom disku računara. Kada radi na mreži, korisnik može imati pristup diskovima ili direktorijumima na drugim računarima. U ovom slučaju, oni će imati serijske slovne brojeve i sa njima se može raditi kao uređaji koji se nalaze na vašem računaru. Da biste to učinili, na računaru koji sadrži potrebne resurse postavlja se dozvola za dijeljenje pristupa određenoj datoteci. Pristup se može ograničiti korištenjem lozinke za puni pristup i pristup samo za čitanje ili ograničavanjem pristupa samo određenim korisnicima. Možete unijeti lozinku da ograničite pristup folderu.

Organizacije sa velikom količinom zajedničkih dokumenata koriste namenske, visokopouzdane računare – fajl – servere – dizajnirane za kontinuirani rad i obezbeđivanje istovremenog pristupa podacima od jedinica do desetina, stotina, pa čak i hiljada korisnika.

Sva dokumenta primljena u kancelarijski promet moraju se čuvati u opštim fasciklama kreiranim u skladu sa nomenklaturom poslova jedinice (organizacije u celini) na osnovu standardnih klasifikatora.

Jedno od glavnih pitanja koje određuju uspješno korištenje računarske tehnologije u kancelariji je pouzdanost pohranjivanja dokumenata u elektronskom obliku. Sigurnost dokumenata se sastoji od:

održivo napajanje;

backup;

antivirusna zaštita;

prevencija i dijagnostika pomoću posebnih uslužnih programa (pomoćnih programa).

Posebnost elektronskog skladištenja je da se dokumenti šalju u elektronsku arhivu odmah po završetku rada sa njima u kancelarijskom radu. To vam omogućava da osigurate sigurnost dokumenata, njihovo centralizirano skladištenje, brzu pretragu i distribuirani pristup dokumentima kako putem lokalne mreže tako i putem daljinskog pristupa (telefonom i putem interneta).

Baza dokumenata se formira tokom procesa njihove registracije.

Podaci o dokumentima za prošlu godinu čuvaju se posebno i nakon što su svi dokumenti za prošlu godinu izvršeni. Baza podataka se koristi samo za referentni rad i može se kopirati na eksterni medij. U zavisnosti od količine informacija, to može biti disketa, magnetna traka, CD-ROM ili drugi arhivski medij.

Dokumenti sa trajnim i dugoročnim periodima čuvanja obično se snimaju na CD-ROM, a dokumenti sa privremenim periodima čuvanja obično se snimaju na medij koji se po isteku perioda čuvanja može obrisati i ponovo napisati.

Rokovi čuvanja dokumenata ne zavise od oblika postojanja - papirnog ili elektronskog - i određuju se posebnim imenicima - listama dokumenata koji ukazuju na periode skladištenja.

Minimalni period skladištenja dokumenata utvrđen je Saveznim zakonom o O računovodstvu" - pet godina sa pravom uništavanja samo nakon revizije. Obavezni uslov je provjera kvaliteta zapisa nakon prijenosa podataka i periodična provjera sigurnosti podataka tokom perioda čuvanja medija za skladištenje.

Tako organizacije koje su u potpunosti prešle na tok dokumenata bez papira imaju priliku da uštede značajan prostor koji je ranije zauzimala arhivska pohrana. Automatizirane tehnologije mogu značajno ubrzati kancelarijski rad u pripremi datoteka za arhivsku pohranu.

Na kraju službene godine, cjelokupna baza dokumenata ustanove formirana tokom godine u postupku evidentiranja dokumenata se sortira po predmetima. Podaci o dokumentima organizacije za prošlu godinu koriste se za sastavljanje inventara svih dokumenata grupisanih po predmetima. Unutar dosijea dokumenti su raspoređeni po redosljedu kojim su primljeni. Za predmete trajnog i dugoročnog čuvanja, takav spisak spisa predmeta se štampa u obliku internog inventara i upisuje na početku predmeta.

Arhivska pravila predviđaju sastavljanje inventara dosijea za trajno i dugotrajno skladištenje. Prisutnost automatiziranog računovodstvenog sistema omogućava vam da kreirate dokumentarne inventare koji su prije bili nemogući tradicionalnom tehnologijom papira zbog njihovog radnog intenziteta. Ovakvi popisi uvelike olakšavaju i ubrzavaju traženje potrebnih dokumenata u arhivi, osiguravaju njihovo evidentiranje i sigurnost.

U slučaju predaje dokumenata u državnu pohranu na zahtjev arhivskih organa, na osnovu popisa dokumentacije lako se mogu izraditi generalni inventari za predmete trajnog i dugoročnog čuvanja.

Zaključak

Dakle, završna faza procesa papirologije je priprema izvršenih dokumenata za skladištenje i upotrebu. Glavna svrha organiziranja i čuvanja izvršenih dokumenata je stvaranje uslova za njihovu upotrebu u referentnom radu institucija i popunjavanje Državnog arhivskog fonda Ruske Federacije. Brza pretraga i upotreba ovakvih dokumenata zavisi od pravilnog evidentiranja predmeta i njihovog popisa. Arhivske baze podataka su od velike vrijednosti za zemlju.

U toku pisanja ovog kursa sagledao sam proceduru obrade i vođenja predmeta, kao i postupak njihovog dostavljanja u arhivu odjeljenja. Za sigurnost dokumenata koji su u fazi kancelarijskog rada odgovorni su šef kancelarije, sekretar, referent i dr. Moraju obezbijediti kontrolu sigurnosti dokumenata u strukturnim jedinicama i pojedinačnim izvršiocima, te blagovremeno izvještavati rukovodstvo ustanove o svim prekršajima. Inventar služi kao glavni računovodstveni i referentni alat u kancelarijskom radu i arhivi. Osim toga, inventar je i računovodstveni dokument i glavna vrsta naučnog referentnog standarda, koji obezbjeđuje operativno računovodstvo predmeta i inventara.

Posebna pažnja je posvećena čuvanju dokumenata u elektronskom obliku zbog prelaska kancelarijskog rada na kompjuterizovane tehnologije. Razmotreno je pitanje pouzdanosti pohranjivanja dokumenata u elektronskom obliku i navedeni načini za njegovo osiguranje, kao što su: osiguranje stabilnog napajanja, pravovremene rezervne kopije, obavezna antivirusna zaštita, kao i prevencija i dijagnostika korištenjem posebnih uslužnih programa (pomoćnih programa). ).

Tako organizacije koje su u potpunosti prešle na tok dokumenata bez papira imaju priliku da uštede značajan prostor koji je ranije zauzimala arhivska pohrana.

Spisak korišćene literature

1. GOST R 1.5-92 "Državni sistem standardizacije Ruske Federacije. Opšti zahtjevi za konstrukciju, prezentaciju, dizajn i sadržaj standarda M., Izdavačka kuća Standardi", 2012

GOST R 51141-98 Vođenje evidencije i arhiviranje. Termini i definicije M., Izdavačka kuća Standardi, 2011.

Andreeva V.I. Rad sa dokumentima u kancelarijskom radu. Tok dokumenata kompanije (na osnovu GOST-a Ruske Federacije). - M.: AD "Poslovna škola "Intel-Sintez", 2012. - 144 str.

Andreeva V.I. Kancelarijsko upravljanje: Praktični vodič / 9. izdanje, ispravljeno i prošireno. - M.: AD „Poslovna škola „Intel – Sinteza“ zajedno sa DOO „Časopis „Upravljanje personalom“, 2013.

Alekseeva E.V., Afanasjeva P.P., Burova E.M., Osichkina G.A. Arhivski aspekti u uredskom radu: ispitivanje vrijednosti dokumenata // Sekretarski poslovi 2010. br. 1. str.79-83.

Basakina N.V. Organizacija pripreme i predaje u arhivsku pohranu dokumenata ustanova različitih oblika svojine // Sekretarski poslovi 2011. br. 3. P.87-90.

Državni sistem dokumentacione podrške menadžmentu. Osnovne odredbe. Opšti zahtjevi za dokumente i usluge podrške dokumentaciji M., VNIIDAD. 2010.

Kancelarijski rad: Udžbenik za univerzitete / Kuznjecova T.V., Sankina L.V., Bykova T.A.; edited by T.V. Kuznetsova. - M.: JEDINSTVO - DANA, 2013.

. Kancelarijski rad u preduzeću" - praktični vodič, A.B. Barikhin, M. 2011

Kirsanova M.V., Savremeni kancelarijski rad: Udžbenik. - M.: INFRA-M; Novosibirsk: Sibirski sporazum, 20012.

Kuznjecova T.V. Zašto su sekretaru potrebni normativni i metodološki dokumenti o kancelarijskom radu // Sekretarski poslovi 2012. br. C.4.

Mosyagina O.V., Emysheva E.M. Savremeni zahtjevi za formiranje i izvođenje predmeta // Sekretarski poslovi 2010. br. 4. P.32-36.

Osnove zakonodavstva Ruske Federacije o Arhivskom fondu Ruske Federacije i arhivima M., Državna arhivska služba Rusije, 2009.

Osnovna pravila za rad odeljenjske arhive. M., 2011.

Spisak standardnih upravljačkih dokumenata generisanih u aktivnostima organizacija, sa naznakom perioda skladištenja. Rosarhiv, 2013.

Priručnik za kancelarijski rad. Minsk. Polymya 2013

Sankina L.V. Karakteristike uredskog rada u malim i srednjim poduzećima // Uredski rad 2010. br. 2. P.17.

Sotov P.V., Tihomirov A.N. Kancelarijski rad: uzorci dokumenata: Uputstva, GOST. M.: Prospekt, 2011-80 str.

Tutoring

Trebate pomoć u proučavanju teme?

Naši stručnjaci će savjetovati ili pružiti usluge podučavanja o temama koje vas zanimaju.
Pošaljite svoju prijavu naznačivši temu odmah da saznate o mogućnosti dobijanja konsultacija.