Primjeri projektnog planiranja matrica odgovornosti. Velika enciklopedija nafte i gasa
Nakon što smo se odlučili za glavne uloge u , trebali bismo prijeći na razvoj vrlo korisnog dokumenta koji se zove matrica odgovornosti. Za nas je, dragi čitaoče, važno da shvatimo da tokom izrade matrične tabele PM beleži kompleks ne samo odgovornosti članova grupe, već i njihovih ovlašćenja. Predlažem da detaljnije shvatite ovu temu.
Rezultat: Odgovorno poslovanje donosi direktne i indirektne koristi firmi i pruža dugoročnu konkurentsku prednost u odnosu na kompanije koje se tako ne ponašaju. Pridružite se onima koji već razmišljaju o budućnosti i integrirajte korporativnu društvenu odgovornost u svoj sistem upravljanja! Ovaj tekst može potaknuti razmišljanje i pomoći u svakodnevnoj praksi – bilo da razmišljate o primjeni društvene odgovornosti u maloj, srednjoj ili velikoj kompaniji.
Šta je korporativna društvena odgovornost
Ovaj koncept je nastao početkom stoljeća i odnosi se na način upravljanja kompanijom i uspostavljanja odnosa sa partnerima koji pomaže poboljšanju reputacije i povećanju povjerenja u kompaniju. Zainteresovane strane su sve zainteresirane strane ili grupe ljudi u i oko poduzeća - uključujući kupce, dioničare, zaposlenike, poslovne partnere, dobavljače i druge.
U PMBOK priručniku (peto izdanje), matrica odgovornosti ima i druge oznake: „matrični dijagrami“, „RACI matrica“. U domaćoj praksi ovaj alat često zvuči kao matrica za raspodjelu odgovornosti. U priručniku za PMI, MO se odnosi na tabelu koja prikazuje resurse dodijeljene svakom radnom paketu. Prikazuje veze između članova tima i radnih faza.
Firme za korporativnu odgovornost prvo postavljaju zakonske zahtjeve, a zatim dobrovoljno praktikuju odgovorno ponašanje izvan njih. Kao rezultat toga, to ima pozitivan utjecaj na kompaniju, a istovremeno koristi i konkurentske prednosti za kompaniju. Forum poslovnih lidera nudi besplatne savjete i inspiraciju kroz bazu podataka studija slučaja čeških i stranih kompanija iz ove oblasti. Promjene u odgovornom ponašanju poduzeća svih veličina posljednjih decenija imale su sljedeće implikacije.
Za popunjavanje MO tradicionalno se koristi RASI tehnika. Ovo je skraćenica sastavljena od prvih slova riječi: “Odgovoran”, “Odgovoran”, “Konsultant” (konsultovati se prije nego što uradiš), “Posmatrač” (Informiraj nakon što uradiš).
Primjer RACI matrice iz PMBOK vodiča
Tri oblasti - Stubovi korporativne društvene odgovornosti
Dobrovoljno odgovorno ponašanje kompanije zasniva se na tri glavna principa: ekonomskom, socijalnom i ekološkom. Korporativna odgovornost svake kompanije treba da bude u sve tri oblasti, ali svaka oblast sadrži mnogo aktivnosti od kojih kompanija može da bira u skladu sa svojim fokusom i zahtevima zainteresovanih strana.
Na ekonomskom planu od kompanije se očekuje transparentno poslovanje i pozitivne odnose sa investitorima, kupcima, dobavljačima i drugim poslovnim partnerima. Takođe prati njegov uticaj na ekonomiju na lokalnom, nacionalnom i globalnom nivou, na primer kroz razvoj zapošljavanja ili borbu protiv korupcije.
U zavisnosti od obima projekta, PMBOK omogućava upotrebu ML na različitim nivoima sa različitim stepenom razrade odgovornosti članova tima. Ako uzmemo u obzir MO na visokom nivou, onda su za izgradnju matrice uključene grupe i podjele tima s jedne strane i velike komponente WBS-a s druge strane. Nasuprot tome, MO nižeg nivoa se „spuštaju“ do detalja o raspodjeli odgovornosti određenih članova tima do operativnog nivoa.
U društvenoj sferi, odgovorno korporativno ponašanje se fokusira na pristup zaposlenima i podršku zajednice u okruženju. Workplace i lokalna zajednica utiču na životni standard, zdravlje, sigurnost, obrazovanje i kulturni razvoj građana.
U oblasti zaštite životne sredine, kompanija prepoznaje svoj uticaj na živu i neživu prirodu, uključujući ekosistem, zemljište, vazduh i vodu. Svoje aktivnosti mora obavljati na način da štiti Prirodni resursi i minimizirati okruženje.
Šta korporativna društvena odgovornost može donijeti
Izvor: Odgovorno poslovanje: Zbirka najboljih praksi za evropska mala i srednja preduzeća. Evropska komisija. Radno okruženje na lokalnom tržištu. . Odgovorno ponašanje je tržišno. Odgovornost je takođe važna za MSP. Lakša lokalizacija radnika – manja preduzeća dobijaju manje odgovarajuće radne snage; ne mogu sebi priuštiti skupu reklamu, a posebno fakultetski diplomci hrle u velike kompanije. Postavlja se pitanje da li se dobrobiti volontiranja, na koje se kompanija oslanja za nematerijalne koristi kao što su povećanje korporativne reputacije i motivacija zaposlenih, mogu izmjeriti.
Ruska dizajnerska praksa se često razlikuje po proširenju opcija za odgovornost do uključivanja ovlasti u MO. Ovo unosi neravnotežu u matricu. U nastavku možete vidjeti ilustraciju ovog pristupa.
Primjer matrice odgovornosti investicioni projekat na ruskoj teritoriji
Mislite li da sumnjam u ovo? Anketa Evropske komisije će pokazati šta odgovorne aktivnosti već rade i dati vam niz ideja za poboljšanje vašeg poslovanja i reputacije. Njihovo popunjavanje ne bi trebalo da traje duže od deset minuta. Ne postoje tačni ili pogrešni odgovori – pitanja su osmišljena da vas ohrabre i inspirišu na akciju. Provjerite odgovore koji najbolje odražavaju i razmislite o stvarnosti u vašem poslovanju.
Uticaj korporativnih vrijednosti na dugoročni uspjeh kompanije
Izvor: odgovorna preduzeća - informativni upitnik. Originalna verzija upitnika za preuzimanje. Većina malih preduzeća već radi prave stvari. Malo njih je artikulirano u kodeksu ponašanja, izjavi o relevantnim poslovnim praksama ili skupu pravila koja odražavaju viziju, vrijednosti, ambicije i ciljeve kompanije.
Podzadaci i odgovornosti
Prethodni primjer jasno pokazuje situaciju zamagljenog fokusa na odgovornost. Kako izbjeći takvu situaciju? Podsjetimo se, kolege, pododjeljak posvećen zadacima upravljanja. U njemu smo ispitali važnu kategoriju menadžmenta – „odgovornost“. Tada smo utvrdili da odgovornost resursa podrazumijeva njegovo pravo da prihvati i obavezu da izvrši zadatak bez navođenja prepreka. Podsjetim na primjer krasnojarskog lovca koji je preuzeo zadatak da isporuči kože vjeverica koje su do roka pogođene u oko, ali pod uslovom da njihov broj ne bude veći od 45 umjesto 100. Ovo je bilo njegovo pravilo: preuzimati samo ono što realno može.
Uticaj ponašanja na tržištu na dugoročni uspjeh kompanije
Na ovaj način možete privući istomišljenike zaposlenike, kupce, dobavljače i investitore. Ljudi vole da rade sa nekim ko deli iste vrednosti. . Preduzeća se oslanjaju na mreže internih i eksternih odnosa. Način na koji se njima upravlja često je ključan za uspjeh cjelokupnog poslovanja. Razmjena iskustava i informacija sa dobavljačima, kupcima, poslovno orijentiranim kompanijama i lokalnim poslovnim organizacijama može poboljšati poslovno bogatstvo.
Kako sve uraditi u praksi i šta dobijate?
Dobri odnosi sa kupcima i dobavljačima imaju koristi za obe strane. Da biste osigurali da vaše poslovanje ima dobru reputaciju, morate dosljedno "činiti pravu stvar" u svim svojim poslovnim poslovima, biti uvaženi prema kupcima, plaćati fakture dobavljačima i provoditi etičke poslovne prakse unaprijed, a dobra reputacija i reputacija će vam donijeti uspjeh na tržištu!
Odgovorni resurs za jedinstveni projektni zadatak je menadžer. U trenutku planiranja projekta, njegov rukovodilac je dužan da obezbedi dekompoziciju rezultata na podzadatke, čija uzastopna realizacija automatski dovodi do rešenja ključnog zadatka. Takvu dekompoziciju preporučljivo je provesti kolektivno, uključujući članove tima za upravljanje projektom u rad metodom brainstorminga. Njegovi rezultati treba da budu plan prekretnica.
Uticaj pregovora sa zaposlenima na dugoročni uspjeh kompanije
Uspeh u poslovanju zavisi od mnogih karakteristika zaposlenih – znanja, veština, talenta, inovativne kreativnosti i mnogih drugih. Ali kompanija ne može bez svoje motivacije! Osnovne potrebe zaposlenih mogu se zadovoljiti jednostavnim poštovanjem zakonskih obaveza u oblastima zapošljavanja, sigurnosti i zdravlja. Međutim, istinska intrinzična motivacija će im dati vidljiv interes za svoj profesionalni razvoj i zadovoljstvo u svom poslu i ličnom životu. Oni će znati da ih zaista cijenite kao pojedince i cijenite njihovu ulogu u razvoju poslovanja.
Tipično, sastav teksta elemenata tabele odgovara funkcionalnoj doktrini upravljanja:
- razvoj tehničkih specifikacija;
- postavljanje prototipa sistema;
- probni rad itd.
Ispada mnogo efikasnije ako koristite metode upravljanja zadacima. Predstavljam vašoj pažnji primjer takve dekompozicije.
Kako pravilno motivisati zaposlene?
Interakcija sa njima. Briga o povjerenju između poslovnog menadžmenta i zaposlenika, gdje ima smisla razgovarati s njima o korporativnim poslovima i pokušati sarađivati u važnim situacijama, razvijajući njihovu poslovnu podršku, dok razvoj karijera pojedinačnih zaposlenika omogućava zaposlenima da usklade svoj posao i privatni život . Iskorištavanje njihovog otvorenog interesa za vaše poslovanje dat će im više ideja, veću posvećenost i lojalnost – i na taj način poboljšati ukupni poslovni učinak.
Dijagram dekompozicije projektnog zadatka za implementaciju proizvoda Y
Ovaj primjer je ilustrativan. Naravno, menadžer je odgovoran za zadatak najvišeg nivoa. I očigledno je da projektni menadžment uspostavlja podjelu odgovornosti za dekomponirane podzadatke između članova tima. Dakle, logika sastavljanja takve tabele kao matrice odgovornosti prirodno sazrijeva. Njegova izgradnja počinje formulisanjem zadataka.
Zaposleni su "viđeni" - često vide probleme i rješenja pred vama. Kada ih dobijete za vrijednosti i način na koji posluje vaše poslovanje i dozvolite im da primjene vlastite ideje, obje strane će imati koristi: zaposleni će biti zadovoljniji i kompanija će bolje napredovati. Stabilna, zadovoljna radna snaga pomaže u stvaranju dobre reputacije za cjelokupno poslovanje. Povećavate poslovnu agilnost, produktivnost zaposlenih i neformalnu razmenu znanja.
Utjecaj odnosa prema okolišu na dugoročni uspjeh kompanije
Postoji jasna veza između zdravih i profitabilan posao i zadovoljstvo okolinom. Većina preduzeća je sastavni dio svoje općine i aktivno učestvuje u lokalnim događajima. Biti dobar susjed može uključivati sve što je od koristi zajednici. Postoje mnoge aktivnosti kao npr.
Osobno sam impresioniran lakonskim pristupom korištenju matričnog modela, jer je obaveza, kao sinonim za predmet našeg istraživanja, i ljudsko stanje: ili je postoji ili je nema. I što je najvažnije, takvo stanje se ne može podijeliti na nekoliko ljudi. Za potrebe upravljanja, može imati samo jednog nosioca. U suprotnom, odgovornost se gubi u jednom ili drugom stepenu. Naš primjer dekompozicije diktira sljedeći obrazac matrice.
Korporativna donacija u obliku finansijske ili nenovčane pomoći koja zaposlenima daje vrijeme i znanje za sudjelovanje u lokalnim sportskim, obrazovnim ili kulturnim projektima koji pomažu u rješavanju lokalnih društvenih problema. Odaberite aktivnosti koje su u skladu s poslovnim ciljevima i poslovno usmjerene, zainteresirane za potencijalne kupce i privući će pažnju vaših zaposlenika.
Utjecaj odnosa prema okolišu na dugoročni uspjeh kompanije
Ako budete aktivni u svojoj lokalnoj zajednici, dobit ćete vrijedne prednosti. Nova tržišta, kupci ili poslovne pogodnosti povećale su prepoznavanje i prihvaćanje kupaca. Uz bolju reputaciju, preduzeće može lakše dobiti i zadržati zaposlenike koji su povezani i posvećeni drugim lokalnim preduzećima. Sva preduzeća, bez obzira na veličinu, mogu imati pozitivne i negativne uticaje na životnu sredinu. Negativni uticaji proizlaze iz direktne i indirektne potrošnje energije i resursa, stvaranja otpada i zagađivača i degradacije životne sredine.
Pojednostavljena opcija matrice odgovornosti
Odgovornost i autoritet: kako izbjeći greške?
Vjerujem da posebno novi PM moraju naučiti kako da popune pojednostavljenu matricu i osiguraju da je operativna i pod kontrolom, a zatim preći na složenije konfiguracije, izbjegavajući uobičajene greške koje se ponekad dešavaju. Bez obzira na broj opcija odgovornosti (slova koja se koriste u tabeli za njeno popunjavanje), trebali biste biti vođeni određena pravila punjenje. Izgradnja MO projekta zahtijeva poštovanje važnih pravila:
Degradacija životne sredine je globalno i lokalno pitanje koje se tiče čitavog društva, uključujući sve zainteresovane strane. Stoga, odgovorna kompanija nastoji da zaštiti životnu sredinu; Osim toga, ekološke prakse često donose finansijske koristi.
Energetska efikasnost, prevencija zagađenja, minimiziranje otpada i reciklaža pomoći će vam da, osim poštovanja relevantnih propisa, poboljšate odnose sa lokalnom zajednicom, povećate motivaciju zaposlenih i ponos i lojalnost kupaca. I, naravno, to doprinosi dugoročnoj stabilnosti i uspjehu poslovanja.
- Radite na MO sa cijelim timom, pokušavajući ga završiti u jednoj sesiji.
- Prvo, odgovorno popunite sve ćelije, kako biste eliminisali situaciju kada postoje linije bez simbola "O".
- Pridržavati se RACI metodologije, izbjegavajući proširenje obima ovlaštenja iz kategorije „Izvršitelj“, „Odobrenje“, koje, zapravo, po svom sadržaju ne nose odgovornost.
- Eliminisati situaciju praznih kolona u MO.
- Sastavite nekoliko verzija MO, počevši od najvišeg nivoa i poštujući princip sažetosti.
Ako ne uzmete u obzir posebna pravila koja su gore navedena, lako je pogriješiti, što će narušiti sposobnosti kontrole i smanjiti učinkovitost upravljanja projektom. Da biste izbjegli takvu situaciju, bolje je da se odmah kontrolišete tokom rada na ML-u zbog mogućnosti da napravite greške. Izgradnja MO može biti praćena tipičnim greškama:
Zainteresovane strane - Zainteresovane strane su sve osobe, institucije ili organizacije koje utiču ili su pogođene poslovanjem. Tu spadaju investitori, zaposleni, kupci, poslovni partneri, državni službenici, mediji, sindikati, međunarodne organizacije i drugi.
Ovo povjerenje postiže kompanija koja stalno pokušava razumjeti očekivanja svojih dionika. Zainteresovane strane se mogu podijeliti prema njihovoj važnosti u dvije grupe: primarne i sekundarne. Preduzeće mora znati koji su mu dionici najvažniji.
- Dozvolite situaciju u kojoj su dva znaka smještena u jednu ćeliju.
- Preopteretiti MO simbolima, čime se obezvređuje njegov učinak.
- Nakon odobrenja MO, „stavite ga pod tepih“ i zaboravite, čime se eliminira smisao korištenja MO kao alata za direktnu kontrolu međurezultata i zahtjeva od odgovornih resursa za zadatke projekta.
U ovom članku, drage kolege, zajedno sa vama smo se bavili pitanjem koncepta, suštine i sadržaja matrice odgovornosti kao suštinskog elementa planiranja i realizacije projekta. Prikazana je tradicionalna metodologija i primjeri izgradnje MO. Iznosi se stav autora o prednostima kategoričnijeg pristupa odgovornosti i njene raspodjele. Pojašnjena su pravila za razvoj MO i povezane greške.
- Ko su vaši dionici i kako oni utiču na vaše poslovanje?
- Šta očekujete od njih, koji su zaista važni?
Uvjeren sam da je uspješniji projektni menadžer koji se pri raspodjeli odgovornosti vodi pravilom „manje je više“. Ovo se dešava i zbog činjenice da se konstrukcija MO implementira u nedvosmislenom načinu. Stoga savjetujem svakom PM da krene s jednostavnijim formularima, postepeno usložnjavajući praksu primjene.
Omogućava vam da najefikasnije radite s omjerom raspoloživih resursa, vremena i kvaliteta finalnog proizvoda. Uz pomoć kompetentnog planiranja moguće je izvršiti pravovremene korektivne upravljačke radnje u bilo kojem trenutku u svakoj fazi projekta. Korištenjem odgovarajuće metodologije moguće je unaprijed izračunati ukupne troškove proizvodnje, prosječno trajanje implementacije i odrediti odgovorne osobe u svakoj fazi (OBS struktura, RAM matrica). Važno je pravilno planirati kompletnu listu radova (izgraditi WBS osnovu za projekat) i redoslijed njihove implementacije (prikazati PDM mrežu). Potrebno je unaprijed identificirati lanac zadataka čiji napredak treba najpažljivije pratiti. Budući da nemaju rezervu, ukupno trajanje njihove realizacije određuje ukupno trajanje projekta (prema
Alat kao što je matrica odgovornosti (ili linijski graf) uvelike olakšava upravljanje. Izgrađena je na osnovu unaprijed izrađene osnove za posao koji se izvodi) i OBS strukture (organizacijske strukture po izvođačima). Koristi se za ostvarivanje liderstva uvođenjem principa odgovornosti (Principle Responsibility).
Potrebno je personalizirati svaki od zadataka sadržanih u programu prema relevantnim stručnjacima. Za projekat se kreira matrica odgovornosti - ovo je prikaz planiranih veza (najčešće grafički). Prikazan je u obliku tabele zasnovane na odnosu između WBS i OBS struktura. Tada je prvi predstavljen kao vertikalni redovi matrice, a drugi kao horizontalni stupci. Za svaki WBS element identificira se zaposlenik koji će koordinirati njegovu implementaciju. Na raskrsnici dvije komponente postavlja se odgovarajući znak. 
Matrica odgovornosti, ako je pravilno sastavljena, treba da daje predstavu o tome ko je zadužen za izvršenje svake veze u hijerarhijskoj strukturi nižeg nivoa. Samo jedna osoba može biti odgovorna za izvođenje bilo kojeg WBS elementa. Ali napredak nekoliko komponenti rada odjednom može kontrolirati jedna osoba.
RAM – ovo je kratkoročni izraz za matricu odgovornosti projekta (Matricu dodjeljivanja odgovornosti) – raspodjela izvještaja i odgovornosti u obliku tabele. Za dobro organizovan program, pravilo mora biti da sprovođenje svakog cilja kontroliše određeno upravljačko telo. Na primjer, voditelj projekta - misija (svi zadaci), odgovorni izvršioci - pojedinačni elementi, itd. U suštini, tako se gradi drvo ciljeva. Mora odgovarati redoslijedu podjele strukture kojoj je povjerena implementacija ideje. sve osobe uključene u planirani posao određuju se matricom odgovornosti. Služi za specificiranje skupa zadataka, a ljudi su lično odgovorni za njihovo izvršenje.
Specijalni softver omogućava olakšavanje aktivnosti pripreme projekta. Uz njegovu pomoć možete mnogo brže kreirati WBS i OBS strukture, radne liste organizirane po fazama i kontrolu. Kreirana je ista matrica odgovornosti RAM-a, ali detaljnije. Tako, bez nepotrebnog napora, možete dobiti potrebne tabele u odgovarajućim softverskim paketima. Takođe, ako je potrebno, brzo promenite sve podatke o projektu, dok istovremeno dobijate njihov ažurirani grafički prikaz.
