Проектное планирование примеры матрица ответственности. Большая энциклопедия нефти и газа
Когда мы определились с основными ролями в , следует перейти к разработке весьма полезного документа, именуемого как матрица ответственности. Нам, уважаемый читатель, важно осознавать, что в ходе разработки матричной таблицы PM фиксирует комплекс не только ответственности членов группы, но и их полномочий. Предлагаю вам разобраться в этой теме подробнее.
Результат: ответственный бизнес приносит прямую и косвенную выгоду фирме и обеспечивает долгосрочное конкурентное преимущество перед компаниями, которые не ведут себя так. Присоединяйтесь к тем, кто уже думает о будущем, и включите корпоративную социальную ответственность в свою систему управления! Этот текст может стать стимулом мыслить и помогать в повседневной практике - думаете ли вы о применении социальной ответственности в небольшой, средней или большой компании.
Что такое корпоративная социальная ответственность
Эта концепция возникла в начале века и означает такой способ управления компанией и установления отношений с партнерами, что способствует повышению репутации и повышению доверия к компании. Заинтересованные стороны называются всеми заинтересованными сторонами или группами людей внутри и вокруг бизнеса - включая клиентов, акционеров, сотрудников, деловых партнеров, поставщиков и других.
В руководстве PMBOK (пятое издание) матрица ответственности имеет также иные обозначения: «матричные диаграммы», «матрица RAСI». В отечественной практике этот инструмент часто звучит как матрица распределения ответственности. Под МО в PMI-руководстве понимается некая таблица, в которой показаны ресурсы, назначенные для каждого пакета работ. В ней отображаются связи между членами команды и этапами работ.
Корпоративная ответственность Фирмы сначала ставят законодательные требования, а затем добровольно применяют ответственное поведение вне их рамок. В результате это оказывает положительное влияние на компанию и, в то же время, выгоду и конкурентные преимущества для компании. Форум бизнес-лидеров предлагает бесплатные консультации и вдохновение в базе данных тематических исследований от чешских и иностранных компаний в этой области. Изменения в ответственном поведении предприятий всех размеров в последние десятилетия повлияли на следующее.
Для заполнения МО традиционно применяется методика RAСI. Это аббревиатурное название, сформированное по первым буквам слов: «Исполнитель» (Responsible), «Ответственный» (Accountable), «Консультант» (Consult before doing), «Наблюдатель» (Inform after doing).
Пример матрицы RACI из Руководства PMBOK
Три области - Столпы корпоративной социальной ответственности
Добровольное ответственное поведение компании основано на трех основных принципах: экономической, социальной и экологической. Корпоративная ответственность каждой компании должна быть во всех трех областях, но каждая область содержит много мероприятий, из которых компания может выбирать в соответствии с ее фокусом и требованиями заинтересованных сторон.
В экономической сфере ожидается, что у компании будут прозрачные деловые и позитивные отношения с инвесторами, клиентами, поставщиками и другими деловыми партнерами. Он также отслеживает свое влияние на экономику на местном, национальном и глобальном уровнях, например, путем развития занятости или борьбы с коррупцией.
В зависимости от масштаба проекта PMBOK допускает использование МО на различных уровнях с разной степенью проработки ответственности членов рабочей группы. Если мы рассматриваем МО высокого уровня, то для построения матрицы привлекаются группы и подразделения команды с одной стороны и крупные компоненты ИСР – с другой. Напротив, МО низкого уровня «спускаются» до детализации распределения ответственности конкретных участников команд вплоть до уровня операций.
В социальной сфере ответственное корпоративное поведение фокусируется на доступе к сотрудникам и поддержке окружающего сообщества. Рабочее место и местное сообщество влияют на уровень жизни, здоровье, безопасность, образование и культурное развитие граждан.
В области охраны окружающей среды предприятие признает его влияние как на живой, так и на неживой природы, включая экосистему, почву, воздух и воду. Он должен осуществлять свою деятельность таким образом, чтобы защищать природные ресурсы и минимизировать окружающую среду.
Что может принести корпоративная социальная ответственность
Источник: Ответственный бизнес: сборник лучших практик для европейских МСП. Европейская комиссия. Среда рабочей среды на местном рынке. . Ответственное поведение является товарным. Ответственность также важна для малых и средних предприятий. Более легкая локализация рабочих - меньшие предприятия получают меньше подходящей рабочей силы; они не могут позволить себе дорогостоящую рекламу, а выпускники университетов, в частности, собираются в крупные компании. Возникает вопрос: можно ли измерить выгоды от добровольной деятельности, на которую компания рассчитывает на нематериальные выгоды, такие как увеличение корпоративной репутации и мотивации сотрудников.
Российскую практику проектирования часто отличает расширение вариантов ответственности вплоть до включения в МО также и полномочий. Это вносит разбалансировку в матрицу. Иллюстрацию такого подхода вы можете увидеть ниже.
Пример матрицы ответственности инвестиционного проекта на территории России
Как вы думаете, у меня есть сомнения по этому поводу? Анкетирование, полученное от Европейской Комиссии, покажет, что ответственные мероприятия уже делают, и даст вам ряд идей для повышения эффективности бизнеса и репутации. Их заполнение не должно занимать более десяти минут. Нет правильных или неправильных ответов - вопросы призваны поощрять вас и вдохновлять вас на принятие соответствующих мер. Отметьте ответы, которые наилучшим образом отражают реальность в вашем бизнесе и думают о них.
Влияние корпоративных ценностей на долгосрочный успех компании
Источник: ответственные предприятия - информационный вопросник. Оригинальная версия вопросника для загрузки. Большинство малых предприятий уже делать правильные вещи. Мало кто из них сформулированы в кодексе поведения, утверждение соответствующих бизнес-практик, или набор правил, которые отражают компании видение, ценности, амбиции и цели.
Подзадачи и ответственность
Предыдущий пример наглядно демонстрирует ситуацию размытия фокусов на ответственности. Как избежать подобной ситуации? Вспомним, коллеги, подраздел, посвященный задачам управления. В нем мы разобрали важную категорию управления – «ответственность». Тогда мы установили, что ответственность ресурса предполагает его право принять и обязанность выполнить задачу, не ссылаясь ни на какие препятствия. Позвольте напомнить пример красноярского охотника, который взялся за задачу доставить к сроку шкурки белок, битых в глаз, но под условием, что число их будет не более 45 вместо 100. Таково было его правило: браться только за то, что он способен сделать реально.
Влияние поведения рынка на долгосрочный успех компании
Таким образом, вы можете привлечь одинаково настроенных сотрудников, клиентов, поставщиков и инвесторов. Людям нравится работать с тем, кто признает одни и те же ценности. . Предприятия полагаются на сети внутренних и внешних отношений. То, как они управляются, часто имеет решающее значение для успеха всего бизнеса. Обмен опытом и информацией с поставщиками, клиентами, бизнес-ориентированными компаниями и местными бизнес-организациями может повысить благосостояние бизнеса.
Как делать все на практике и что вы получаете?
Хорошие отношения с клиентами и поставщиками приносят пользу обеим сторонам. Чтобы убедиться, что ваш бизнес имеет хорошую репутацию, вам необходимо последовательно «делать правильные вещи» во всех своих деловых отношениях, быть солидным для клиентов, оплачивать счета-фактуры поставщиков и проводить этические деловые практики заблаговременно, а хорошая репутация и репутация принесет вам успех на рынке!
Ответственным ресурсом уникальной проектной задачи выступает менеджер. В момент планирования проекта его руководитель обязан обеспечить декомпозицию результата на подзадачи, последовательное выполнение которых автоматически приводит к решению ключевой задачи. Такую декомпозицию целесообразно производить коллегиально, привлекая членов команды управления проектом к работе методом мозгового штурма. Результатами его должны явиться , план по вехам.
Влияние переговоров с сотрудниками на долгосрочный успех компании
Успех в бизнесе зависит от многих особенностей сотрудников - от знаний, навыков, таланта, инновационного творчества и многих других. Но компания не может обойтись без своей мотивации! Основные потребности сотрудников могут быть обеспечены путем простого выполнения законодательных обязательств в области занятости, безопасности и охраны здоровья. Однако настоящая внутренняя мотивация даст им видимый интерес к их профессиональному развитию и удовлетворению их работы и личной жизни. Они будут знать, что вы действительно цените их как отдельных лиц и цените их долю в развитии бизнеса.
Обычно состав формулировок элементов таблицы соответствует функциональной доктрине управления:
- разработка ТЗ;
- развертывание прототипа системы;
- опытная эксплуатация и т.п.
Гораздо действеннее получается, если применять методы управления от задач. Предлагаю вашему вниманию пример такой декомпозиции.
Как мотивировать сотрудников должным образом?
Взаимодействие с ними. Заботиться о доверии между руководством бизнеса и сотрудниками, где имеет смысл говорить с ними о корпоративных делах и стараться сотрудничать в важных ситуациях, развивая свою деловую поддержку, в то же время развитие карьеры отдельных сотрудников позволяет сотрудникам сбалансировать свою работу и личную жизнь. Использование откровенного интереса к вашему бизнесу даст им больше идей, большей приверженности и лояльности - и, таким образом, повысить общую эффективность бизнеса.
Схема декомпозиции проектной задачи по внедрению продукта Y
Данный пример показателен. Естественно, что за задачу верхнего уровня отвечает менеджер. И очевидно, что управление проектом устанавливает разделение ответственности по декомпозированным подзадачам между членами команды. Таким образом, закономерно созревает логика составления такой таблицы, как матрица ответственности. Ее построение начинается с формулирования задач.
Сотрудники «находятся» - они часто видят проблемы и решения перед вами. Когда вы получаете их за ценности и способ работы вашего бизнеса и позволяете им применять свои собственные идеи, обе стороны выиграют: Сотрудник будет более удовлетворен, и компания будет процветать лучше. стабильная, удовлетворенная рабочая сила помогает создать хорошую репутацию для всего бизнеса. Вы повышаете гибкость бизнеса, производительность сотрудников и обмен неофициальными знаниями.
Влияние отношений с окружающей средой на долгосрочный успех компании
Существует четкая связь между здоровым и прибыльным бизнесом и удовлетворенностью окружающей средой. Большинство предприятий являются неотъемлемой частью их муниципалитета и активно участвуют в местных мероприятиях. Быть хорошим соседом может включать в себя все, что приносит пользу сообществу. Существует множество мероприятий, таких как.
Лично мне импонирует лаконичный подход к применению матричной модели, потому что обязательность как синоним предмета нашего исследования – это еще и состояние человека: либо она есть, либо ее нет. И самое главное, такое состояние не может быть распределено между несколькими людьми. В целях управления оно может иметь только единственного носителя. В противном случае, ответственность в той или иной степени утрачивается. Наш пример декомпозиции диктует следующую форму матрицы.
Корпоративное пожертвование в форме финансовой или материальной помощи, предоставляющей сотрудникам время и знания для участия в местных спортивных, образовательных или культурных проектах, помогающих решать местные социальные проблемы. Выберите действия, которые соответствуют бизнес-целям и сосредоточены на бизнесе, заинтересованы в потенциальных клиентах и привлекут внимание ваших сотрудников.
Влияние отношений на окружающую среду на долгосрочный успех компании
Активное участие в местном сообществе принесет вам ценные преимущества. Новые рынки, клиенты или удобства в бизнесе повысили узнаваемость и признание клиентов. Лучшей репутацией для предприятия стало легче получать и удерживать сотрудников, связанных и привязанных к другим местным предприятиям. Все предприятия, независимо от их размера, могут оказывать положительное и отрицательное воздействие на окружающую среду. Отрицательные последствия возникают из-за прямого или косвенного потребления энергии и ресурсов, образования отходов и загрязняющих веществ и деградации окружающей среды.
Вариант упрощенной матрицы ответственности
Ответственность и полномочия: как избежать ошибок?
Считаю, что особенно начинающим PM нужно научиться заполнять упрощенную матрицу и обеспечить ее работоспособность и контроль, а затем переходить к более сложным конфигурациям, избегая при этом типовых ошибок, которые иногда случаются. Независимо от числа вариантов ответственности (букв, применяемых в таблице для ее заполнения), следует руководствоваться определенными правилами заполнения. Построение МО проекта требует соблюдения важных правил:
Ухудшение состояния окружающей среды является глобальной и местной проблемой, которая волнует все общество, включая всех заинтересованных сторон. Поэтому ответственная компания стремится защитить окружающую среду; Кроме того, экологическая практика часто приносит финансовые выгоды.
Эффективное использование энергии, предотвращение загрязнения, минимизация отходов и рециркуляция помогут вам, помимо соблюдения соответствующих правил, улучшить отношения с местным сообществом, повысить мотивацию и гордость сотрудников и лояльность клиентов. И, конечно же, это способствует долгосрочной стабильности и успеху бизнеса.
- Работать над МО всей командой, стараясь заполнить ее в единственную сессию.
- Сначала заполнять все ячейки с ответственностью, исключить ситуацию, когда остаются строки без символа «О».
- Придерживаться методики RACI, избегая расширения состава полномочий из разряда «Исполнитель», «Согласование», которые, по сути, не несут в содержании ответственности.
- Исключить ситуацию пустых столбцов в МО.
- Составить несколько вариантов МО, начиная с верхнего уровня и соблюдая принцип лаконичности.
Если не учитывать специальных правил, изложенных выше, легко допустить ошибки, которые потом ухудшат возможности контроля, снизят эффективность управления проектом. Чтобы избежать такой ситуации, лучше сразу в ходе работы над МО, контролировать себя на возможность ошибиться. Построение МО может сопровождаться типичными ошибками:
Заинтересованные стороны - заинтересованные стороны - это все лица, учреждения или организации, которые затрагивают или затрагивают бизнес. К ним относятся инвесторы, сотрудники, клиенты, деловые партнеры, правительственные чиновники, СМИ, профсоюзы, международные организации и другие.
Эта уверенность достигается компанией, постоянно пытаясь понять ожидания своих заинтересованных сторон. Заинтересованные стороны могут быть разделены по своему значению на две группы: первичные и вторичные. Бизнес должен знать, какие заинтересованные стороны являются для него самыми важными.
- Допустить ситуацию, когда в одной ячейке проставлено два символа.
- Перегрузить МО символами, тем самым девальвируя ее работопригодность.
- После утверждения МО «положить ее под сукно» и забыть, тем самым исключив смысл применения МО в качестве инструмента прямого контроля промежуточных результатов и спроса с ответственных ресурсов по задачам проекта.
В данной статье, уважаемые коллеги, мы вместе с вами рассмотрели вопрос о понятии, сути и содержании матрицы ответственности как существенном элементе планирования и реализации проекта. Представлены традиционные методология и примеры построения МО. Заявлена авторская позиция о пользе более категоричного подхода к ответственности и ее распределении. Уточнены правила разработки МО и сопутствующие ошибки.
- Кто ваши заинтересованные стороны, как они влияют на ваш бизнес?
- Что вы ожидаете от них, какие из них действительно важны?
Я убежден, что менеджер проекта, который руководствуется при распределении ответственности правилом «Лучше меньше, да лучше» более успешен. Это происходит также благодаря тому, что построение МО реализуется в режиме однозначности. Поэтому каждому PM я советую начинать с более простых форм, постепенно усложняя практику применения.
Позволяет наиболее эффективно оперировать соотношением имеющихся ресурсов, времени и качества итогового продукта. С помощью грамотной планировки можно своевременно осуществлять корректирующие управленческие воздействия в любой момент на каждом из этапов проекта. Использование соответствующей методологии дает возможность заблаговременно вычислить полную стоимость изготовления среднюю продолжительность реализации, определить ответственных лиц на каждом этапе (OBS-структуру, матрицу RAM). Важно правильно спланировать полный перечень работ (построить WBS-основу проекта) и последовательность их выполнения (изобразить PDM-сеть). Следует заранее выявить цепь заданий, ход которых следует наиболее тщательно контролировать. Поскольку они не имеют резерва, то суммарная длительность их осуществления определяет полную продолжительность проекта (по
Существенному облегчению управления способствует такой инструмент, как матрица ответственности (или линейный график). Ее строят на основании предварительно разработанной основы для производимых работ) и OBS-структуры (организационной конструкции по исполнителям). Она применяется для осуществления руководящих воздействий путем введения принципа ответственности (Principle Responsibility).
Нужно персонифицировать по соответствующим специалистам каждое из содержащихся в программе заданий. Для проекта создается матрица ответственности - это отображение спланированных связей (чаще всего - графическое). Ее изображают в виде таблицы, базирующейся на базисе соотношений WBS- и OBS-структур. Тогда первую представляют в качестве вертикальных строк матрицы, а вторую - горизонтальных столбцов. Для каждого WBS-элемента определяется сотрудник, который будет координировать его выполнение. На месте пересечения двух компонентов проставляют соответствующий знак.
Матрица ответственности, если она составлена правильно, должна давать представление о том, кто руководит выполнением каждого звена иерархической структуры более низкого уровня. За исполнение какого-то из WBS-элементов может отвечать только один человек. Но ход сразу нескольких составляющих работ может быть подконтролен единому лицу.
RAM - так кратко обозначается матрица ответственности проекта (Responsibility assignment matrix) - распределение отчетности и обязанностей в виде таблицы. Для хорошо организованной программы должно соблюдаться правило, чтобы выполнение всякой цели контролировал определенный управляющий орган. Например, руководитель проекта - миссию (все задания), ответственные исполнители - отдельные элементы и т.д. По сути, таким способом строится древо целей. Оно должно соответствовать порядку подразделения структуры, которой поручена реализация идеи. всех лиц, задействованных в запланированных работах, определяет матрица ответственности. Она служит для конкретизации набора задач, а за их исполнение люди отчитываются персонально.
Специальное программное обеспечение позволяет облегчить деятельность по подготовке проектов. С его помощью намного быстрее можно составлять WBS- и OBS-структуры, перечни работ с организацией по фазам и контролю. Создается та же матрица ответственности RAM, но в более подробном виде. Таким образом, без излишних усилий можно в соответствующих программных пакетах получать нужные таблицы. А также в случае необходимости быстро изменять любые данные по проекту, одновременно получая их обновленное графическое отображение.
