Çoklu iş becerisi. Çoklu görev ortamında nasıl çalışılır? Görevleri otomatikleştirin

Geçen yüzyılın 60'lı yılların başında ilk IBM işletim sistemi oluşturulduğunda, kullanıcılar bilgisayarın aynı anda birkaç işlevi yerine getirme yeteneğinden etkilendiler. Yani, işlemci bir görevden diğerine kolayca geçerek hepsini yavaş yavaş mantıksal sonuçlarına getirdi. Bu etkiden etkilenenler, çoklu görevleri insan faaliyeti alanına aktarmaya çalıştılar. O zaman, aynı anda birkaç görevi yerine getirme yeteneğinin, çok zaman kazandırırken işteki verimliliği çoğaltabileceğiniz çok yararlı bir beceri olduğu görülüyordu. Gerçekten mi? Anlayalım.

Çoklu görev nedir?

Bir tanımla başlayalım. Çoklu görev, aynı anda birkaç işlemi gerçekleştirme, bir görevden diğerine geçme yeteneği, yeteneği, becerisidir. Başlangıçta, terim yalnızca programlama ortamında kullanıldı, ancak yavaş yavaş üretime ve insan faaliyeti alanına göç etti.

Sezar'ın aynı anda iki veya daha fazla şey yapabilme konusundaki olağanüstü yeteneklerini bir kereden fazla duymuşsunuzdur. Böyle bir "başarıdan" esinlenerek, bir şeyi yapma hevesinizi uzak rafa "zorladın" ve bir görevden diğerine, sonra üçüncüye geçmeye çalıştınız, vb. Birazcık ve sonuç ne?

Ve çıkışta, tamamlanmış tek bir görev değil, birkaç başlatılmış görev aldınız. Bunun da ötesinde, hangi görevi önce tamamlayacağınız ve hangisini en sona erteleyeceğiniz konusunda kafanız tamamen karışmış durumda. Ve en önemlisi, beyninizin zamanını ve kaynaklarını boşa harcadınız. Motivasyon sıfır, bitmemiş bir yığın görev gökyüzüne yükseldi. Sonuç olarak, olumsuz verimlilik ve stresli bir durum. Vardı.

Çoklu görev yeteneği, ilk bakışta göründüğü kadar yararlı ve değerli bir beceri değildir. Araştırmalar, çoklu görevlerin bir kişinin çalışma yeteneğine zarar verdiğini gösteriyor. Neyse ki robot değiliz, bu nedenle üretkenliğimiz büyük ölçüde tek bir göreve konsantre olma yeteneğine bağlıdır. İşler zincirini sırayla yürütür, birini tamamlayıp diğerine geçeriz. Hedeflere ulaşıldıkça, büyük başarı elde etme motivasyonu ve arzusu artar, zamandan tasarruf edilir. Aynı anda iki şeyle uğraşarak, görevleri tamamlama süresinin yarıya indirilmesi gerektiği anlaşılıyor. Ancak gerçekte, iki kat daha fazla çaba gerektirecek ve başarılı bir şekilde tamamlanma şansı azalacaktır.

Örneğin, masaya 10 tabak yerleştirmeniz, pencere pervazına çiçekleri 10 vazoda sulamanız ve 10 davet SMS'i göndermeniz gerekiyor. Çoklu görev modunu açmaya çalışalım - bu, bir görevden diğerine atlayarak her şeyi aynı anda yaptığımız anlamına gelir. 3 tabak koyduk, 3 vazoyu sulamak için koştuk ve ardından veya sulama ile aynı anda 3 SMS gönderdik. Tabaklara, ardından vazolara ve yine mesajlara döndük. Ve böylece bir daire içinde. Basit görevler ama hepsini birden yapmak sizi daha çok yoracak ve daha fazla zaman harcamanıza neden olacaktır. Aynı zamanda, tüm eylemin ortasında, çoklu görevin yan etkileri açılacaktır: SMS göndermek yerine, herhangi bir nedenle, telefonunuza su dökün veya pencereye bir tabak koyun, üzerine değil masa.

Şimdi aynı basit görevleri sırayla yapın: önce tabaklar, sonra sulama ve son olarak mesaj gönderme. Şaşıracaksınız - ve işler daha hızlı ilerleyecek ve beyin bütün olacak!

Yükü karmaşıklaştıralım ya da gerçeğe daha yakın hale getirelim. Örneğin, bir rapor veya sunum yazıyorsunuz ve aynı zamanda sınıf arkadaşlarınızda veya VK'da yeni mesajları kontrol ediyor, SMS'lere veya meslektaşlarınızın "acil" bir konuda yardım taleplerine yanıt veriyorsunuz. Vakaların %99'unda, böyle bir çoklu görev modunda çalışırken, zamanın bilinmeyen bir yöne uçtuğunu, çalışma ruhunun kaybolduğunu ve ana işin sadece %10-15'inin yapıldığını fark edeceksiniz. Şok edici sonuç: Dikkatiniz ne kadar dağılırsa, işe odaklanmanız o kadar zorlaşır. Gadget'lar, sosyal medya hesapları, e-postalar ve daha fazlası, faydalı bir amaç için faydalı bir şekilde harcayabileceğiniz zaman ve emek kaybıdır.

İletişimin önemini fazlasıyla abartıyoruz - bu fikir çağımızda çok modası geçmiş görünüyor. Ancak, görevi olabildiğince verimli ve hızlı bir şekilde tamamlamayı planlıyorsanız, tüm tahriş edicileri kapatın. Bu, elinizdeki göreve odaklanmanıza yardımcı olacaktır.

Bu modda nasıl çalışılır?

Çalışmadaki çoklu görev modu, aşağıdaki niteliklerin bir birleşimidir: analitik düşünme, sistem yaklaşımı, yüksek organizasyon. Gereksinimler en basit değil, ancak bunları geliştirmek için aşağıdaki önerilere uymanızı öneririz:

• Önümüzdeki gün, hafta, ay için iş planlayın. Görevleri net ve zamanında tamamlamak için 1-2 saat reçete etmek bile faydalı olabilir. Ancak gerçekçi olmayan bir plan yapmayın - bu, ertelemenin "zor" yollarından biridir. Yapılacaklar listesi, insanları belirli görevleri başarmaya motive etmeli, ara hedefler 1-2 yinelemede ulaşılabilir olmalı ve beyin gereksiz bilgilerle boğulmamalıdır. Gerçek bir planın bir başka avantajı da, kendinizi basit bir görevi tamamlamak için motive etmenizin daha kolay olacağıdır.
• Görevleri önemlerine göre dağıtın. En önemli şeylere sabah başlayın. 20'ye 80 ilkesini hatırlıyor musunuz? İlk olarak, sizi hedefinize yaklaştıran şeyi yapın. Bir stratejist gibi düşünün. Brian Tracy "ABVGD", Dwight Eisenhower "Matrix" in zaten kanıtlanmış tekniklerini kullanın ve örneğin Bluma Zeigarnik etkisi hakkında bilgi edinin.
• İşi döngüye al. Bu terimin "doğru" anlamında çoklu görev ne anlama geliyor? Belirli bir zaman diliminde yapmanız gereken birkaç şey olabilir. Her şeye aynı anda atlarsanız, istediğinizi elde edemezsiniz. Artı, stres ve depresyon olsun. Etkili bir şekilde çözmek için her göreve odaklanın. Örneğin, Francesco Cirillo'nun "domatesle çalışmak" adlı basit yöntemini düşünün. Yani bir görev üzerinde 45 dakika verimli bir şekilde çalışabileceğinizi biliyorsunuz ama sonrasında 10-15 dinlenmeye ihtiyacınız var. Bir zamanlayıcı alın ve bir saatin dörtte üçü olarak bir süre ayarlayın. Şu anda, davanın yürütülmesine tamamen dalın. Sinyali duyduğunuzda dinlenin. Bir kahve iç, sosyal medyada sohbet et, e-postanı kontrol et. Tek kelimeyle, ne istersen yap. Dinlendikten sonra zamanlayıcıyı tekrar başlatın ve işi yapın. Konsantrasyon rejiminden sonra beyni dinlendirmek faydalıdır - sonraki zaman dilimlerinde verimliliği arttırır.
• Çalışırken dikkatiniz dağılmasın. Sosyal medya, telefon bildirimleri ve e-posta gibi bir göreve odaklanırken tüm dikkat dağıtıcı şeyleri kapatın. Bunların hepsi zaman yiyicidir. E-postaları kontrol etmek, hesapları görüntülemek ve daha fazlası için belirli saatleri ayırın. Yeni mesajları aramak için her 10 dakikada bir sosyal ağların beslemesini çevirmeniz gerekmez.
• Farklı zamanlarda benzer faaliyetler ve projeler üretin. Beynimiz her şeyi basitleştirmeyi ve aynı şeylerin çoğunu tek bir yığın halinde toplamayı sever. İşte bu yüzden, aklımız ve hafızamız parlak olduğu için, gaz sobasına elektrikli su ısıtıcısı koyarız, cilde krem ​​yerine diş macunu süreriz ve başka aptalca şeyler yaparız. Örneğin, iki şeyi oldukça verimli bir şekilde birleştirebilirsiniz: bir mega markette alışveriş yapmak ve iş sorunlarını telefonda çözmek. Bu eylemler farklı alanlardandır, bu nedenle beyin farklılıkları görür ve her şeyi bir araya toplamaz.
• Çalışırken müzik çalın. İşin garibi, sesler daha iyi odaklanmanıza ve enerji vermenize yardımcı olur. Tabii ki, müzik temada olmalı - zorlama değil, dikkati kendinize çekmeyin.
• Sonuçları kaydedin. Yani, tamamlanan görevleri "tamamlandı" klasörüne aktarın - bu beyni disipline eder. Bir saat, bir gün, bir hafta, bir ay içinde ne yaptığınızı ve bitiş çizgisine ne kadar kaldığını görebilirsiniz.
• "Hatırlatıcıları" bağlayın. Gadget'lar kişisel verimlilikte yardımcınız olabilir. Bu veya bu görevi ne kadar süreyle belirleyeceğinizi planlayın ve en önemlisi planınızı gerçekleştirin.
• Tutarlı davranmaya çalışın, yani görevleri tek tek yapın. Tabii ki, aynı anda iki şey yapmak gerekiyor, ancak her şey ölçülü olarak iyidir. Zihinsel kaynaklarınızın israfına ekonomi açısından yaklaşın: Çok görevli modu zorlamanız ve açmanız gerekmiyorsa, bunu yapmamalısınız.
• Çeşitli şekillerde rahatlayın. İşyerinde verimlilik, dinlenmenin kalitesi ile doğrudan ilişkilidir. 12 saat "pulluk" sürebilir, eve gelebilir ve yorgun bir şekilde yatağa düşebilirsin. Ve yarın işe geri dönelim. Bu mod robotlar için uygundur, ancak bir kişinin güçlü bir yaratıcılığı ve iş üretkenliği vardır, ondan sonra nasıl dinlendiğine bağlıdır. Örneğin hafta sonu kanepede uzanıp televizyon seyredebilir, tiyatroya, müzeye gidebilir ya da arkadaşlarınızla pikniğe gidebilirsiniz.

Çoklu görev, insan ruhunun kaprisli ve oldukça karmaşık bir özelliğidir. Onu kendi iyiliğimiz için kullanmak için engelleyemezsek, o zaman bizi eyerleyecek ve tüm meyve sularını sıkacaktır. Hatırla bunu!

Avantajlar ve dezavantajlar

Çoklu görevin faydalarını göz önünde bulundurun:

1. Doğru planlama ile, aynı anda birden fazla görevi gerçekten etkili bir şekilde halledebilirsiniz. Yani, bir şeyler yaparken, hangi sonuçlara ulaşmanız gerektiğini açıkça anlamalısınız.
2. Çoklu görev, zihinsel esnekliğin ve birden fazla görevi odakta tutma yeteneğinin geliştirilmesine yardımcı olur. Bu iyi bir beyin jimnastiği.
3. Aynı anda birkaç şeyi yapma ve bunu iyi yapma yeteneği, mücbir sebep durumlarına hızla yanıt vermeye yardımcı olur, stratejik düşünceyi ve duruma ilişkin vizyonu geliştirir. Bazı nişlerde, aynı anda birkaç alanı hemen kapsamak, beklentilerini analiz etmek ve ancak o zaman her biri hakkında karar vermek gerçekten yararlıdır.

Çoklu görevin eksileri:

1. Bilginin yüzey işlemesi. Çok fazla şey olduğunda, beyin, süreçlerin özüne girmeden tepelerin üzerinden kayar. Böyle bir kişi tüm alanlarda ortak noktalara sahiptir, ancak hiçbirinde profesyonel değildir.
2. Hata olasılığı yüksektir. Bir göreve yetersiz odaklanma veya bir görevden diğerine veri aktarmanın etkisiyle, her zaman hatalar yapılır. Çoklu makine operatörünün dikkati dağılır ve bu da sonuca büyük zarar verir.
3. Yorgunluk artar. Her şeye aynı anda sahip olmaya çalışmak hem fiziksel hem de zihinsel olarak çok fazla enerji gerektirir. Bir kişi daha hızlı yorulur ve üretkenlik sıfıra düşer.
4. Bitmemiş iş dağları büyür. Hiç kimse 10-20 vakayı bir kerede başlatmayı yasaklamıyor, ancak onların da bu kadar çabuk tamamlanmasını beklememelisiniz. Başlanan 10 vakadan 1-2 görev bitiş çizgisine getirilirken, tüm süreler aşılır ve kat kat daha fazla çaba harcanır. Peki geri kalanı? Yalan söylerler ve kaderlerini beklerler - yıllarca, on yıllarca.

Çoklu görevin sonuçları son derece tatsız olabilir. Bilişsel yük artar, yani bilgi akışını işlemek için daha fazla zihinsel kaynak harcamanız gerekir. Verimlilik azalıyor, birden fazla işi olan kullanıcılar genellikle yeteneklerini yanlış değerlendiriyor ve dikkat dağıtıcı unsurların gücünü hafife alıyor. Bir göreve konsantre olma yeteneği azalır, yüksek teknolojiler, bilimsel araştırmalar ve karmaşık çalışma algoritmalarına sahip diğer alanlarda çoklu görev takdir edilmez.

Çoklu görev, tükenmişliğe yol açar. Bu yaklaşımı uygulayan insanlar, beynimizde var olan doğal motivasyon ve ödül mekanizmalarını bozarlar. Sinirbilim, stres nedeniyle ön singulat kortekste gri madde yoğunluğunun azalmasının düşünmede neşe kaybına yol açtığını göstermiştir.

İşleri birleştirmek, yaşam ve sağlık açısından tehlikeli olabilir. Örneğin, bir araba kullanıyorsunuz ve aynı anda bir partnerle pazarlık etmeye çalışıyorsunuz. Kaza olasılığı önemli ölçüde artar.

Özet

Çoklu görevin ne olduğunu öğrendik. Bu modda nasıl çalışılacağını, aynı anda birkaç şey yapmanın artılarını ve eksilerini öğrendik. Çoklu görev, beynin plastisitesini eğitmek için kullanılabilir, ancak çalışma ortamında, işleri tutarlı bir şekilde yapma becerisini geliştirmek daha faydalıdır. Ne kadar sessiz gidersen, o kadar ileri gidersin!

Zaman zaman “Yıkılamam” diye bağırıyoruz ama yüreklerimizde, Julius Caesar gibi aynı anda birkaç şeyi ustalıkla ele aldığımız için gurur duyuyoruz. Ancak, ilk kez "çoklu görev" veya "çoklu görev" kelimesi XX yüzyılın altmışlı yıllarında kullanılmaya başlandı. veri işleme alanında. Çeviri görevi ("görev") kendisi için konuşur. Konsept, bir bilgisayarın aynı anda birkaç görevi yerine getirme yeteneğini tanımladı, ancak daha sonra bu terim psikolojide kullanılmaya başlandı. Çoklu görev, İngilizce'den "çoklu görev" olarak çevrilmiştir.

Çoklu görev ve bilgisayar teknolojisi

Ancak, veri işleme alanında ve insan çalışma kapasitesi alanında bu kavram farklıdır. Birincisi, çoklu görevin, birden fazla görevin işlendiği, ancak bunların aynı anda değil, tek tek gerçekleştirildiği bir mod olduğunu ima eder. Merkezi işlemcinin bir görevden diğerine sık sık geçişi nedeniyle görevlerin paralel yürütülmesi yanılsaması yaratılır. İngilizce'den tercüme edilen görev, daha önce öğrendiğimiz gibi, "görev" veya "görev" dir.

Çoklu görev modu

Psikolog Reginald Tapas, çoklu görevin her şeye gücü yetme duygusu olduğunu güvenle belirtti. Psikologlar, çoklu görev modunda çalışan bir kişiyi, hayattaki herhangi bir engelden korkmayan bir bilgisayar kişisinin görüntüsüyle karşılaştırır. Modern dünyada, insanlar zaten hareket halindeyken okumaya, araba kullanırken mesaj göndermeye, oyun oynamaya ve aynı anda telefonda konuşmaya, birçok görevi aynı anda gerçekleştirmeye alışmış durumda. Bütün bunlar basit ve kolay görünüyor, ancak yalnızca bu tür "çoklu görev" nedeniyle belgelerde ciddi hatalar yapılıyor veya araba kazaları meydana geliyor.

Aslında, bir bilgisayar gibi bir kişi, aynı anda birkaç görevi yerine getirmek yerine, bir görevden diğerine tekrar tekrar geçerek çoklu görev modunda çalışır.

Bilim ne diyor?

Gerçekte, insan beyni aynı anda ikiden fazla karmaşık görevi işleyemez. Bu sonuca, Paris'teki Ulusal Sağlık ve Tıbbi Araştırma Enstitüsü'nden bilim adamları tarafından ulaşıldı. Bilim adamlarının deneyi yeterince basitti: katılımcılar aynı anda iki görevi yerine getirdiler ve profesörler beyin aktivitelerini gözlemlediler. Çalışma için fonksiyonel bir manyetik rezonans görüntüleme tarayıcısı kullanıldı. Deney sırasında, aynı anda iki görevi aynı anda gerçekleştirirken, beynin iki ön lobu iş için harekete geçirdiği bulundu. Minimum program tamamlandığından, çoklu görev deneyinde katılımcıların karşılaşacakları bir sonraki hedef, aynı anda üç görevi gerçekleştirmekti. Ancak deney başarısız oldu, denekler sürekli olarak üç görevden birini unuttular ve ciddi hatalar yaptılar. Sonuç olarak bilim adamları, bir kişinin iki şey arasında hızlı ve net bir şekilde geçiş yapabileceği, ancak beynin artık daha fazlasını çekemediği sonucuna vardı. Bu gerçek oldukça basit bir şekilde açıklanmıştır: çünkü beyin aktivitesi sürecinde kullanılabilecek sadece iki ön lobumuz var. Ama yine de, aynı anda birkaç şeyi kim yaptı? Herkesin aklına ilk gelen Julius Caesar'dır.

Sürekli anahtarlamanın sonucu ne olabilir?

Beynin yürütücü işlevleri, bir görevden diğerine geçmekten sorumludur. Bu işlevlerin özü zihinsel aktiviteyi kontrol etmektir. Bu sayede insanlar kendilerine verilen görevlerin ne zaman, nasıl ve hangi sırayla gerçekleştirileceğini belirler.

Düşünce süreçlerini kontrol etme

Çoklu görev, iki aşamada gerçekleşen bir yönetici kontrol işlevidir:

• Başlangıçta, belirli bir görevi yapmak için bir karar gelir, daha sonra hedef başka bir göreve değiştirilir.
• Ardından, yeni bir çoklu görev rolü etkinleştirilir - bu, önceki görevin kurallarından yenisinin kurallarına geçiştir.

Hedefler arasında geçiş yapmak genellikle saniyenin onda biri kadar sürer, ancak bir kişi yeterince sık geçiş yaparsa beyin daha yavaş çalışmaya başlar. Anahtarlama süresi kademeli olarak artırılır.

Doğal olarak, bir kişi, örneğin bulaşıkları yıkarken ve aynı anda bir film izliyorsa, bu yavaş çalışmaya dikkat etmeyebilir. Ancak, güvenlik önemli bir rol oynadığında işler çok farklı bir hal alır. Kim aynı anda birkaç şey yapar? Örneğin, araba kullanan ve telefonda konuşan bir sürücü: kritik durumlarda, bir saniye bile belirleyici olabilir ve onarılamaz olaylara yol açabilir.

Çoklu görevin dezavantajları

Birçok iş adamının, işverenin, profesörün sözde çok görevli çalışmayı övmesine rağmen, bu "süper gücün" dezavantajları vardır. Çoklu görev modunda bir görevden diğerine hızla geçmemiz nedeniyle, beyin daha yavaş çalışır, üretkenlik düşer. Bunun nedeni, geçiş yaptığımız görevle ilgili bilgileri yeniden hatırlamamız gerektiğidir. Bu nedenle beyin, bir şeye odaklanmış ve konsantre çalışmaktan çok daha hızlı yorulur.

Konsantrasyon ve odaklanma yok

Çoklu görev modunda çalışmaya alışan kişiler için tek bir göreve odaklanmak bir sorun haline gelir. Sıradan bir ortalama insanda beyin, bir görevi çözmek için gereksiz olan sinyalleri görmezden gelmeyi bilir ve yalnızca tek bir hedefe konsantre olabilir. Ancak çoklu görev modunda çalışma alışkanlığı geliştirildiğinde ve birçok görev aynı anda yapıldığında, beyin kafası karışmaya başlar ve sorunu çözmek için hangi bilgilerin önemli olduğunu ve hangilerinin göz ardı edilmesi gerektiğini her zaman anlamaz.

Çoklu görev = irade eksikliği

Beyin çoklu göreve alıştığında, kişinin dikkati dağılır ve karar verme süreçleri, eleştirel ve rasyonel düşünme yavaşlar. Beyin çabuk yorulur ve irade sıfıra iner. Bu durumda, iradedeki azalma nedeniyle, kişi kötü bir ruh hali içinde düşüşte. Bu olumsuz duygular sizi motivasyondan mahrum bırakır, sonuç olarak her şey kartopu gibi büyür, birbiriyle örtüşür, bu da iradenin azalmasına neden olur.

Odaklanma ve konsantrasyon nasıl öğrenilir

Dikkat çekmek gibi kötü bir alışkanlık düzeltilebilir, sadece aşağıdaki kurallara uymalısınız:

• En önemli görevler sabahları. Akşamları bir hafta boyunca gün için yapılacaklar listesi yapmayı alışkanlık haline getirin. En zor ve önemli işler sabahları, iş gününün ilk saatlerinde tamamlanmalıdır. Bu durumda, zamanında kalmayacağınızdan veya birini hayal kırıklığına uğratmayacağınızdan endişelenmenize gerek yok, her şey kontrol altında olacak.
• Dikkatinizi dağıtan her şeyden kurtulun. Örneğin, Facebook veya Instagram'daki haber akışını çevirmenin büyük bir hayranıysanız, çalışırken bunları kapatmak daha iyidir. Sosyal medya ve komik videolar sadece araya giriyor, hiçbir şekilde yardımcı olmuyor.
• Önemli konuları acil olanlarla karıştırmamak için stratejik düşünmeyi öğrenin. Bir kişi, hangi görevlerin hemen tamamlanması gerektiğini ve hangilerinin daha sonra bırakılması gerektiğini açıkça anlamayı mümkün kılacak şeyleri ancak stratejik düşünme ile planlayabilir. Sadece odaklanarak, bir kişi dikkatini aynı anda birkaç şeye dağıtmaktan çok daha fazlasını yapabilir.
• Dinlenmeyi unutmayın! Tabii ki, sıkı çalışma henüz kimseye zarar vermedi, ancak geri kalanı da iptal edilmedi. Kısa molalar verin ve iyileşmek ve daha çok çalışmak için haftada bir gün izin almayı unutmayın. Ve elbette, rahatlamanın en iyi yolu tam sekiz saatlik bir uykudur.

Daha üretken olmak için çoklu görev ihtiyacını en aza indirmeniz gerekir.

nasıl üretken olunur

Çoklu görev modunda çalışma ihtiyacını azaltmak ve verimliliğinizi artırmak için aşağıdaki ipuçlarına dikkat etmelisiniz:

• Başlamak için en iyi yer hazırlanmaktır. Bir şeyi bitirip hemen diğerine başlamazsak daha da kötü. Doğru bilgi ve strateji olmadan bir proje üzerinde çalışmaya başlarsanız, başladığınız işi bitiremeyebilirsiniz. Bu nedenle, daha önce keşfedilmemiş yeni bir göreve başlamadan önce, ne üzerinde çalışmanız gerektiğini dikkatlice inceleyin ve bir eylem planı hazırlayın.
• Bir öncekiler kapanana kadar yeni iş kurmak için cazip olmayın. Bu, çok fazla kafa karışıklığına ve minimum sonuçlara yol açacaktır.
• Bir öncelikler sistemi olmadan - hiçbir yerde. Her çalışanın genel çalışmada önemli bir rolü vardır ve kendisinden ne istendiğini açıkça anlamalıdır. Öncelikli görevi doğru ve günlük veya haftalık olarak tahsis edin.

Tabii ki, gerekirse bazı anlarda çoklu görev modunda çalışmanın yanlış bir tarafı yok. Ancak, bir kişinin çoklu görev yapmasının yaşamın her alanını yutmasına izin vermeye değmez. Özellikle ciddi projeler üzerinde çalışırken. Çoklu görev tuzağı henüz tam olarak anlaşılmış değil.

Yanlış çoklu görev

Amerikalı psikologlar Sanbonmatsu ve Strayer, "yanlış çoklu görevlere" eğilimli bir insan tipi olduğu sonucuna vardılar. Belirli özelliklerle karakterize edilirler:

• Bu tür insanlar dikkatlerini uzun süre bir şey üzerinde tutamazlar.
• Rutin, tekrarlayan işlere dayanamazlar.
• Sürekli yeni duyumlar arıyorlar ve hareketsiz kalmıyorlar.
• Genellikle düşünmeden dürtüsel davranırlar, kendilerini kontrol etmeleri de zordur.

Yanlış çoklu görevlere eğilimli kişiler, hızlı ödüller veya onaylarla yönlendirilir. İşin taşıyabileceği riskleri hesaba katmazlar. Sabah mümkün olan ve imkansız olan her şeyi yapmaya çalışıyorsanız ve akşama kadar görevlerinizin yarısının yarına ertelenmesi gerektiğini düşünüyorsanız, çoklu görev size göre değildir. Bir yandan, çoklu görev modunda bu tür çalışmalar caziptir, ancak diğer yandan kaos getirir.

• Çoklu görev modu nedir.
• Çoklu görev yapmayı öğrenmek ne kadar kolay.
• Çoklu görevle nasıl üretken olunur.
• Çoklu görev modunda çalışma yöntemleri nelerdir.

Çeşitli görevleri tamamlamak için zamanın olmaması, bir bütün olarak şirketin verimliliğini olumsuz etkiler, bu nedenle bir yöneticinin şunları yapabilmesi önemlidir. çoklu görev modunda çalışmak.

Bu makale size çoklu görev ortamında nasıl çalışılacağını, bunun için hangi yöntemlerin kullanılacağını öğrenecek ve başarılı örnekler sağlayacaktır.

Çoklu görev modu nedir

21. yüzyılda, çoğunluğun ofis işi liderlerşuna benziyor: açık bir ofis, çok sayıda çalışan, telefonun gürültüsü müzakereler, 1C bilgisayarda açık, postalı bir tarayıcı ve aralarında kesinlikle bir sosyal ağ bulunan 3-4 sekme daha ... Aynı zamanda, iş arkadaşlarınızdan veya müşterilerinizden telefon görüşmeleri alıyorsunuz, acilen bir sözleşme yapın, bir kılavuz yazdırın ve Excel'de bir rapor doldurun.

Bir şeyi bitirmeye çalıştığınız anda yenisinin ortaya çıktığı bir oyun gibi. Görevler arasında sürekli geçiş yapmak, basit bir görevi tamamlamak için gereken süreyi artırır.

Bu tür iş yükü, modern yöneticilerin çoklu görev dediği şeydir.

2014 yılında, Sussex Üniversitesi'nden bilim adamları, insanların yaklaşık %90'ının aynı anda iki multimedya cihazı kullandığını buldukları bir çalışma yürüttüler.

Örneğin, bir dizüstü bilgisayar ve iletişim için bir telefon. Bu aynı zamanda çoklu görev modunun bir yansımasıdır. Dahası, bilim adamlarına göre insanları çok iyi etkilemiyor.

Ön serebral kortekste gri maddenin yoğunluğunda bir azalma vardır. Bu tam olarak beynin bilişsel süreçlerden sorumlu olan kısmıdır.

Araştırmanın yazarı Capka Loch, bu etkileşim modunun insanlarda düşünce yapısını değiştirdiğini fark etti. Ancak, bu tür değişikliklerin etkisi hem olumsuz hem de olumlu olabilir. Örneğin, yaratıcı yetenekleri olan insanlar için fikirler arasında hızla geçiş yapmak, uygulama üzerinde olumlu bir etki yaptı. projeler.

Gün içinde çalışmaya nasıl devam edilir

Eski Yunan hatip ve devlet adamı Demosthenes, etkinliğini artırmak için saçının bir kısmını tıraş etti. Böyle dışarı çıkmak utanç vericiydi, bu yüzden evde kaldı ve kendini tamamen konuşma yazmaya adadı.

Büyük Rus şirketlerinin yöneticileri verimliliklerini nasıl artırır? "CEO" ezine makalesinde 25'ten fazla yolu öğrenin.

Çoklu görev ve mono görev

Aynı 2014'te, Montreal Üniversitesi'nden bilim adamları, yaşlı insanları içeren bir deney yaptılar. 2 problemi çözmeleri istendi ve harcanan zamanın oranı Parreto ilkesine göre 20/80 idi.

Denekler zamanlarının %80'ini bir göreve ve %20'sini ikinci göreve harcadılar. Aynı zamanda, beyin aktiviteleri bir MRI'da kaydedildi.

Bilim adamları, ön prefrontal korteks alanında artan beyin aktivitesi kaydettiler. Bu, bir kişinin sürekli olarak birkaç görevi yerine getirmesi gerekiyorsa, beyninin büyük olasılıkla yeni çalışma koşullarına uyum sağlamaya başladığını gösterir.

Ancak beyin sadece uyum sağlamaz. Çok egzersiz yapmak yeni bir düşünce tarzının ve çalışma yaklaşımının geliştirilmesine yol açar. Çoklu görev programı olan bir uzmanın tek bir şeye konsantre olması çok daha zordur. Ne kadar uzun süre çoklu görev yaparlarsa, konsantre olmaları o kadar zorlaşır.

Bu yaklaşım bir dizi olumsuz sonuca yol açar:

• İş etiği ihlali... Bir iş görüşmesindeki bir kişinin bir meslektaşından sürekli olarak dikkatinin dağıldığını, postaları kontrol ettiğini, telefon görüşmelerini yanıtladığını fark edebilirsiniz. Muhatap için bu, diyaloga ilgi eksikliğinin bir işaretidir. Temas bozulması meydana gelir, kesintiye katkıda bulunur iş konuşmaları... Bir uzmanın profesyonelliğini sorgular.
• Önemli görevleri tamamlama sorunu... Bir kişi çoklu göreve ne kadar çok dalmışsa, belirli bir göreve konsantre olması o kadar zor olur. Bilgileri filtrelemek ve günlük aktivitelere katılmak zorlaşır.
• duygusal tükenmişlik... Devamlı stres Biriken vakalarla sıkı çalışmadan stres hormonlarının üretimini kışkırtır. Bu hormon aktiviteyi bastırır ve akşam tam bir yorgunluk ve bitkinlik hissi bırakır.

Deneyimli yöneticilerin geleneksel görüşü, faaliyetler arasında geçiş yapmanın verimliliği azalttığıdır, bu nedenle mono-görev modunda çalışmak daha iyidir. Öyle mi?

Psikologlar David Sanbonmatsu ve David Strayer, mono-görev varsayımını geliştirdiler: bir göreve odaklanmak ve onu tamamlamak ve ardından diğerine geçmek daha iyidir. Uzun süreli araştırmalar sayesinde, aynı anda birkaç şeyi yapan kişilerin mantıksal problemleri çözerken IQ ve üretkenliklerinde düşüş olduğunu belirlediler.

Psikologlar ayrıca, bir takım semptomların gözlemlendiği "yanlış çoklu görev" kavramını da çıkardılar:

• Bir düşünceye veya göreve uzun süre odaklanmak zordur.
• Rutin işlerden hızlı yorgunluk.
• Yeni duyumlar arayın.
• Dürtüsel kararlar.

Araştırmacıların sorulan soruya kesin cevabı, mono-görev modunun daha etkili olduğudur.

Peki ya iş günü çok sayıda farklı görevden oluşuyorsa?

Çoklu göreve alternatif bir bakış

Alain Bludorn yaptığı çalışmada, çok görevli bir durumda çalışma yeteneğinin bir kişinin yatkınlığına bağlı olduğunu buldu. Bluedorn'un kendisi birkaç on yıl boyunca araştırma yaptı ve yüksek konsantrasyon bir şey üzerinde.

Çalışma, aynı anda birkaç şeyi yapma eğiliminde olan çok görevli insanlar olduğunu ve bunları verimli bir şekilde yapabildiklerini gösterdi.

Çok görevli bir kişinin en parlak örneklerinden biri çağrılabilir Ilona Maskesi, Tesla'nın başı. Musk birkaç şirket yönetiyor. Halen uzay, tünelcilik, otomobil ve enerji ile ilgili projelerde yer almaktadır.

Bu çalışma modunda rahat hissetmek için Musk birkaç kural geliştirdi:

• Çalışma gününü, her biri belirli bir faaliyete ayrılmış kısa bölümlere ayırır.
• Standart bir öğle yemeği molası yok. Toplantılar arasında öğle ve akşam yemekleri.
• Takıma yalnızca kişilerarası güvenin olduğu kişileri seçer.
• Net bir günlük rutine sahiptir.

Bu çoklu görev moduyla Musk, ailen için zaman.

Musk, sırrın çeşitli eğlencelerde olduğunu söylüyor: Çocuklarıyla şehir dışına, fabrikalarına seyahat ediyor ve hatta çadırlarla yürüyüşe çıkıyor.

Elon Musk'ın tavsiyesi: başarıya götüren kötü nitelikler

"Genel Müdür" dergisi, hangi olumsuz niteliklerin paradoksal olarak bir yöneticiyi başarıya götürdüğünü ve bir iş kurmaya yardımcı olduğunu anlatıyor.

Çoklu görev: Zeigarnik etkisi

1927'de Psikolojik Bilimler Doktoru Bluma Zeigarnik tarafından bir deney yapıldı. Farklı yaş gruplarından katılımcıları içeriyordu. Katılımcıların her birinden çeşitli türlerde (matematikselden soyuta) 20 problem çözmeleri istendi.

Katılımcılar, maksimumda olduklarında periyodik olarak kesintiye uğradı odaklanmış karar üzerine. Bu yaklaşım, çoklu görev ortamını taklit etti.

Katılımcılardan alınan geri bildirimlere göre Zeigarnik, yarım kalmış işlerin, tamamlanmış işlerden %90 daha iyi hatırlandığını tespit etti.

Bitmemiş işlerle yeni davalar açmanın çok korkutucu olmadığı sonucuna varıldı. Ayrıca, önemlilerse ve bellekte saklanmaları gerekiyorsa, bir kesme buna katkıda bulunabilir.

Çoklu görev için ABVGD yöntemi

Tanınmış zaman yönetimi uzmanı Brian Tracy, ABVGD yöntemini kullanmanızı önerir ve bir dizi temel tavsiyede bulunur:

• Tarayıcıda aynı anda birden fazla çalışan dosya veya sekme açmayın. Yalnızca şu anda çalışacağınız yerleri açık tutmanız önerilir.
• Çalışma gününün saat bazında planlanması gerekir. Vakalar küçüklere bölünür ve onlar için belirli bir zaman planlanır.

Alt çalışanları olan 2.147 yöneticinin anketi.
Araştırma Hizmeti İstatistikleri HeadHunter tarafından.

• Önemli bilgileri bir flash karta veya başka bir depolama ortamına kaydedin... Beynin aşırı yüklenmesi, operasyonel hafızadan bazı bilgilerin kaybolmasına neden olur. Önemli bir toplantıda aniden bilgiye ihtiyacınız olursa, parmaklarınızın ucunda flash kart şeklinde güvenilir bir yardımcınız olacak.
• Yeni bir işe başlamadan önce beyninizi biraz dinlendirmekte fayda var.... Örneğin, ofiste dolaşmak veya bir kafede öğle yemeğine gitmek.

Derecelendirmede bir görevin hangi yeri işgal ettiğini anlamak için harf atamaları kullanılır:

• A- en önemlisi, bunlar yerine getirilmezse, iş faaliyetleri için ciddi sonuçlar olacaktır (genel müdürle acil bir toplantı, önceden düzenlemeyle büyük bir müşteriyle toplantı, vergi dairesine yıllık rapor).
• B- iş faaliyetlerinin sonucunu etkileyen önemli şeyler, ancak bunlar başka bir zamana ertelenebilir (departmandaki mevcut işler, müşterilere veya iş arkadaşlarına planlanmış çağrılar).
• V- Yapamazsınız, işi hiçbir şekilde etkilemeyin (kahve için, öğle yemeğinde meslektaşlarınızla sohbet edin).
• G- çalışanlara devredilebilir (bir müşteriyle randevu alın, bir rapor için analitik hazırlayın).
• NS- bu görevler göz ardı edilmelidir (çalışma saatleri içinde sosyal ağlarda iletişim).

ABVGD yapılacaklar listesiyle nasıl çalışılır

Haftanın başında, vakaları algoritmadan gruplara dağıtmanız gerekiyor. Genellikle bir grupta birkaç görev vardır. Bu, hepsinin önemli olduğu ve şu anda ele alınması gerektiği anlamına gelir.

Bunları planlamak için, işi haftanın hangi günü yapacağınıza bakın. Eğer bir gün çerçevesinde önemli şeyler plana giriyorsa, aralarında bir öncelik oluşturun veya eşit zaman dilimlerine bölün. Böylece her bir aktivite için gün boyunca ilerleyebilirsiniz.

Bu şemaya göre, iş miktarı bir gün, ay, çeyrek veya daha uzun süre için dağıtılır. Aynı zamanda, yürütülen önemli görevler olduğu için faaliyetlerde sürekli ilerleme olacaktır. Zaman kalırsa, küçük konulara ve rutine döneriz.

FinYönetici Rusya sitesi 2020-03-23

Çoklu görev: Gerçek mi, Efsane mi?

Bazı işverenler, ideal çalışanın, çoklu görevlerde bile görevlerini etkin bir şekilde yerine getirdiğine inanmaktadır. Bu nedenle iş arayanlar özgeçmiş yazarken avantajları arasında bu kaliteden giderek daha fazla bahsetmektedirler. Ancak, yoğun bir program ve hızlı bir yaşam temposunun yalnızca kişisel üretkenliği azaltıp kariyerinizi olumsuz etkilemekle kalmayıp aynı zamanda sağlığınıza da ciddi zararlar verebileceğini unutmayın.

Çocuklukta bile her şeyi zamanında yapabilmek için ödevlere zamanında başlamamız gerektiği söylenir. Ama sorun şu ki, bizce daha önemli şeyler yüzünden onları basitçe unutuyoruz ya da bir kenara itiyoruz.

Sorumlu bir çalışanın çalışma günü çoğunlukla şunlardan oluşur:

• Takvimde kodlanmış olaylar

Bu etkinliklerin kesin başlangıç ​​ve bitiş saatleri vardır, örneğin toplantılar, müzakereler, sunumlar, öğretim, görüşme vb.

• Rutin

Bunlar eş zamanlı ve paralel olarak yapılabilecek günlük işlerdir. Sayıları sabit değildir ve üzerlerinde çalışmanın başlangıcı ve bitişinin kesin zamanı bilinmemektedir. Bu şunlar olabilir: günlük görevlerle ilgili kararlar almak, astlara acil konularda tavsiyelerde bulunmak, günlük raporlar hazırlamak, postaları ayrıştırmak vb.

Çalışma sürecinde, sorumlu bir çalışan, çalışma süresini ve astlarının zamanını düzenleme ihtiyacı ile karşı karşıya kalır, çoğu zaman görev belirleme ile ilgili takvimlerin ve sistemlerin yardımına başvurur. Ancak pratikte bu araçlar her zaman istenilen sonucu verememektedir.

Bu nedenle, takvimler, yalnızca çalışanın istihdamının %100 olduğu olayların zamanını hesaba katmaya yardımcı olur. Bununla birlikte, böyle bir araç, günlük rutin görevleri yerine getirirken, iş, çalışanın tam istihdamını gerektirmediğinde veya aynı anda birkaç görevi yerine getirmek için küçük parçalar halinde zaman ayrıldığında çalışmaz.

"Görev izleyicileri" olarak adlandırılan klasik otomasyon sistemleri, görevlerin tamamlanması için hedef tarihleri ​​​​takip etmenizi sağlar. Ancak çalışanın belirli bir görevi yerine getirmeye ne zaman başlaması gerektiğini hala aklında tutması gerekir. Bir çalışan çoklu görev modunda çalışıyorsa, tahmini başlangıç ​​tarihi geçmiş olsa bile görev başlamayabilir. Sözde öğrenci sendromu ortaya çıkar ve görevleri zamanında tamamlayamama riski artar.

Genellikle, bu çalışma modunda, yukarıdaki araçların yardımcı olamayacağı iki ana sorun vardır:

• görevin alındığı sırada önemini ve diğer görevlere göre önceliğini belirlemenin zorluğu;
• bir görevin işe alınmasına karar verildiği sırada çalışanın gerçek iş yükünün yüzdesini belirlemede bir hata.

Optimal bir çözüm arayışında olan şirket, "İlk Formu" otomatik sistemi için öğrenci sendromundan kaçınmanıza, yapılandırılmamış zamanla çalışamama durumunu atlamanıza ve çalışanların gerçek istihdamını objektif olarak değerlendirmenize olanak tanıyan yeni bir mekanizma geliştirdi.

Çalışması iki yöntemin birleşimine dayanmaktadır: hacim-takvim ve günlük planlama.

1. Hacimsel takvim yöntemi

Bu yöntemde, bir değer, işin süresi aralığında yapılması için harcanması gereken çalışma saatlerinin (gün, dakika) sayısını, yani belirtilen çalışma saatlerinin herhangi bir zamanda, geçen süre içinde harcanabileceğini gösterir. işin başından sonuna kadar...

2. Günlük plan

Yöntem, çalışma saatlerinin harcanacağı belirli bir gün (tarih) belirlemenizi sağlar. Aynı zamanda, bir göreve farklı tarihler için birkaç değer atanabilir. Yöntem, hem planlanan hem de gerçekleşen işçilik maliyetlerini girmenize olanak tanır.

Her iki yöntem de aynı anda kullanılabilir.

Hacim-takvim yöntemiyle işçilik maliyetlerinin değerlendirilmesi iki şekilde yapılabilir:

• kullanıcı dışarıdan bir değerlendirme alabilir; örneğin, bir süpervizör, bir görevi tamamlamak için toplam saati ayırır;
• kullanıcının kendisi planlı işçilik maliyetlerini herhangi bir zaman biriminde girer; aynı zamanda, girilen süreyi yöneticinizden veya uzman uzmanınızdan kabul etme imkanı vardır.

Bundan sonra, "İlk Form", başlangıç ​​tarihi ile görevin planlanan tamamlanma tarihi arasındaki zaman aralığında bireysel günler için hacim-takvim planının boyutunu otomatik olarak dağıtır. Böylece günlük planın değerleri elde edilir: her gün için planlanan çalışma saatlerinin sayısı.

Yerleşik algoritma, maksimum çalışma saatlerinin çalışma periyodunun başlangıcına denk geldiği "erken başlangıç" kuralına göre saatleri dağıtır. Bu, öğrenci sendromundan hemen kurtulmanıza ve gecikmiş görev riskini azaltmanıza olanak tanır.

Elbette otomasyon yapılan işin bazı detaylarını ve özelliklerini bilmeyebilir. Bu nedenle geliştiriciler, sistemi geliştirmek ve karmaşık hale getirmek yerine, kullanıcıya sistemin kendisi tarafından önerilen planı ayarlama ve saat dağılımını manuel olarak ekleme fırsatı sunar:

Böylece görev için toplam saat sayısının girilmesinden günlük dağılıma geçiş söz konusudur.

Alınan verilere göre sistem zaman planıçalışan. Bu görünümde, icracının günlerin her birinde hangi görevleri ve ne miktarda yapması gerektiğini görebilir, böylece her bir görev için gerekli tüm çalışmanın zamanında tamamlanmasını sağlayabilirsiniz.

Bu arayüzde, her gün için beklenen tüm iş yükünü gözlemleyen kullanıcı, kendi işini yeniden planlayabilir, yani. Planlanan çalışma saatlerini bir tarihten diğerine aktarın. Bu, çalışanın, görevleri tamamlama son tarihlerine halel getirmeksizin, kendisine en rahat, hatta iş yükünü sağlamasına olanak tanır.

Günlük dağıtım herhangi bir yöntemle (otomatik veya manuel olarak, ayrı bir görev biçiminden veya Zaman Çizelgesi aracılığıyla) yapıldıysa, "İlk Form" da Gündem- Gündem.

Gündem, çalışana hangi görevler için ve çalışma süresini ne kadar ayırması gerektiğini söyler. Hem çalışma takvimindeki statik görevleri hem de günlük zamanlama yöntemi kullanılarak zaman ayrılan görevleri içerir.

VE Gündem, ve Zaman planı iş günü boyunca görevlerin başlangıç ​​ve bitiş zamanlarının net bir dağılımını vermeyin. Ancak öte yandan, çalışanın her bir görev için günün iş planını görmesine ve gününü ve haftasını etkin bir şekilde planlamasına izin verir. Gündem'i her gün kullanan bir çalışan, bir görevi zamanında tamamlamama riskinden kurtulur - sadece zamanını sistemin önerdiği işe harcaması gerekir.

Birinci Formun bir diğer önemli özelliği, sanatçıların planlanan iş yüküne ilişkin raporlar hazırlanırken günlük işçilik maliyetlerinin kullanılmasıdır. Temel fark, bu raporların her bir görevin performansının bireysel özelliklerini ve çalışanın tüm çalışma süresi boyunca çalışma süresini tam olarak nasıl ayırdığını dikkate almasıdır.

Departmanın çalışma planını analiz eden yönetici şundan emin olabilir: çalışanın zaman çizelgesinde boş saatler varsa, yeni girilen görevi tamamlamak için kullanılabilir, diğer tüm işler etkilenmeyecek ve zamanında tamamlanacaktır. .

"Pervaya Forma" şirketinin web sitesinde ek bilgiler

Satış ortağı materyali