Bir şey için yazılı bir istek. Örnek talep mektubu

Sorunu yüksek pozisyonda olan bir kişiye çözmede yardım talep mektubu yazmak için, böyle bir mektup yazmanın kurallarını bilmeniz gerekir. Temyizin özünü kısaca ve açıkça belirtmeniz tavsiye edilir. Bu makaleden, sorunun çözülmesinde valiye yardım talep mektubunun nasıl yazılacağını öğrenebilirsiniz. Örneğin, konut ve toplum hizmetlerindeki eksiklikler veya kişisel nitelikte bir talep olsun, şehir ve bölge ile ilgili sorunların çözümü hakkında yazabilirsiniz. Talebin, yetkili kişinin yeteneklerinin ötesine geçmemesi gerektiğine dikkat etmek önemlidir.

Genel bilgi

Sorunun çözümünde böyle bir yardım mektubu, bilgi, belge almanız veya bir anlaşma yapmanız gerektiğinde yararlıdır. Herhangi bir devlet kuruluşunun çalışma kalitesini iyileştirme talebiyle temyiz yazabilirsiniz. Genellikle bu tür mektuplar başka birinin adına gönderilir. Bazı durumlarda, doğrudan kuruluşla iletişim kurarlar.

Valiye yardım isteyen bir mektup, ticari yazışma kurallarına tam olarak uymalıdır. Her şey sorumlu bir şekilde alınmalıdır: metnin yazı tipinden mektubun içeriğine. Sorun sadece bir vatandaşı değil, birkaç vatandaşı etkiliyorsa, imza ve ilgili belgeler toplanabilir. Sunulan belgeler ne kadar inandırıcı olursa, o kadar çok büyük olasılıkla idare talebe cevap verecektir. Sorunun çözümünde böyle bir yardım mektubu kabul edilebilir veya reddedilebilir. Her durumda, devlet kurumu çalışanları, ayrıntılı bilgi ve ret nedenlerinin bir açıklamasını içeren bir yanıt göndermelidir.

Bir mektup yazmak ve göndermek için aşağıdaki öğeler gerekli olacaktır:

1. İnternet erişimi olan bilgisayar.
2. Kağıt.
3. Bir kalem.
4. Zarf.
5. Yazıcı.

form

Valiye yardım talebiyle birlikte başvuranın adının yanı sıra valinin adını ve konumunu belirten özel bir mektup yazma şekli vardır. özet mektuplar ve diğer önemli öğeler. İtirazın ayrı bir kağıda basılması tavsiye edilir. Formu idarenin web sitesinde veya valilik ofisinde bulabilirsiniz. Bazı alanlarda eksik olabilir, o zaman bir PC kullanarak veya manuel olarak kendiniz yazmanız gerekir. Bu tür bir form olmadan bir sorunu çözmek için yardım talep mektubu gönderirken yanıt alamayabilirsiniz.

Beyan

Formu doldurduktan sonra, mektubun kendisini yazmaya başlamanız gerekir.

1. Önce şapka yapılır. Görevlinin konumu, soyadı, adı ve soyadı sağda yazılır. Altta, itirazı yapan yazarın tam adı ve tüm iletişim bilgileri (adres, telefon, e-posta) yazılır. Bir memurun tüm verileri, dava dosyasında belirtilir. Kişisel veriler - içinde genel durum.
2. Ayrıca, biraz geri adım atarak, ortada “saygın” kelimesine hitap etmeye başlamalısınız.
3. Bundan sonra, sorunun özünü belirtebilirsiniz.

Mektubun büyük olması gerekmez. Ana bölümü birkaç sayfa yazmak gerekli değildir. Bunun için bir sayfa A4 yeterlidir. Ana şey, sorunun özünü belirtmektir, böylece okurken bir kişi neyin tehlikede olduğunu anlar. Gerekli tüm bilgiler uygulamada belirtilebilir. On sayfadan fazla uzatılmamalıdır, sorunu tam olarak ortaya koyan birkaç sayfa yazabilirsiniz. Uygulamaya ekstra bir şey yazmayınız.

Cesedin nasıl yazıldığı, mektubun vali tarafından okunup okunmayacağını belirler. Mektubun sonunda "Ek" yazısını yapmalı ve ek bilgileri içeren sayfaları belirtmelisiniz. Mektubun sonunda yine talebi iki veya üç cümle ile anlatıp imzalamanız gerekiyor. Örneğin, şehirdeki bir sorunu çözmek için yardım isteyen bir mektup yazabilirsiniz.

Uygulama Yapısı

Harf standart desene göre yazılmıştır. Şunları içermelidir:

1. Dilekçe nedeni. Nedeni kısaca açıklanmıştır: vatandaşın bu yetkiliye ne ifade ettiği ve ayrıca neden bu yetkiliye atıfta bulunduğuyla bağlantılı olarak.
2. Hedef. Mektup ne için? Burada sorunun özünü belirtmek ve ayrıca muhatabın talebe neden cevap vermesi gerektiğini göstermek gerekir.
3. Bağlantı. Kararın sonucunun açıklaması. Vali soruna cevap verirse şirkette, toplum hayatında vs ne gibi değişiklikler olur. Bu en önemli kısımdır. Muhatabı yardım sağlama ihtiyacı konusunda ikna eder, talebe cevap verilip verilmeyeceği ona bağlıdır.

Birden fazla istek varsa, sorunların her biri için birkaç paragraf yapmak en iyisidir. Tüm detaylar yukarıda belirtildiği gibi uygulamada yazılabilir. Uygulamanın yapısı ana kısmı için yazılmıştır.

gönderme

Sorunu çözmek için yardım talep mektubu ile çalışma tamamlandıktan sonra, tüm kanıtları ve resmi itirazları ve mektubun kendisini zarfa koymanız gerekir. Tüm ek ekler yalnızca alıcının mektubu okuma olasılığını artırır.

Her şeyi bir zarfa koyduktan sonra, bölge veya ilçe yönetiminin yasal adresini bulmanız ve bir mektup göndermeniz gerekir. Göndermeden önce, tüm kağıtların kopyalarını almalısınız. Onları göndermek en iyisidir, çünkü önemli belgeler içeren mektubun kendisi postanede veya yönetimde kaybolabilir.

Nakliye seçenekleri

Sadece normal posta ile değil, sorununuzu çözmenize yardımcı olacak bir istek mektubu gönderebilirsiniz. Kağıtların güvenliği veya mektubun ulaşamayacağı endişesi varsa, şunları yapabilirsiniz:

1. Valilik ofisinin bir temsilcisine teslimat emri verin. Bu işlev, mektupların teslimi için "Rus Postası" ve ticari işletmelere sahiptir. Böylece mektup çok daha hızlı teslim edilecek ve doğrudan valiye gidecek.
2. E-posta. 21. yüzyılın dışında. Herhangi bir itiraz e-posta ile gönderilebilir. Yönetimin web sitesini ziyaret etmeniz, halkla ilişkiler için postayı bulmanız ve tüm formları ve formları doldurduktan sonra tüm belgeleri taramanız ve bunları dosya şeklinde postayla göndermeniz yeterlidir. Bazı sitelerde dosya eklemeye gerek olmayan elektronik alımlar vardır, kişisel verileri doldurabilir ve orada itiraz bırakabilirsiniz.

Resmi verilere göre yanıt süresi 30 gündür, ancak genellikle yanıt iki ila üç gün içinde gelir.

yazmanın en iyi yolu nedir

Herhangi bir sorunun çözümünde yardım isteyen bir mektup yazabilirsiniz, ancak yardımın sağlanıp sağlanmayacağı veya mektubun arşivlenip saklanmayacağı yalnızca muhatabına bağlıdır. Davanın başarılı bir şekilde sonuçlanma şansını arttırmak için muhatabın olumlu kişisel özelliklerine değinmek daha iyidir. Bir kişinin neden ona yöneldiğini anlaması gerekir.

İltifatlar içeren birkaç ek uygun olacaktır. Mektupta, kişiye, makalede belirtilen sorunun çözümüne yalnızca kendisinin yardımcı olabileceğini açıkça belirtmeye değer. Örneğin, muhatap konut ve toplumsal hizmetler sorununu çözmede yardım için bir mektup yazarsa, böyle bir sorunun önemli olduğu ve başka hiç kimse gibi valinin sadece belirli vatandaşa yardım edemeyeceği gösterilebilir. İtirazı kim yazdı, aynı zamanda tüm vatandaşlar bu sorunu çözmede.

Bakış açınızı haklı çıkardığınızdan emin olun. Talebe yanıt vermenin neden gerekli olduğu konusunda birkaç gerekçe seçmeniz önerilir. Bu gerekçeleri şemaya göre oluşturmak daha iyidir: orta ikna edici, zayıf, en ikna edici - bu, iş iletişimi alanında standart bir psikolojik ikna yöntemidir.

Talebin yerine getirilmesinde muhatabın ilgisini çekmek gerekir. Bu husus dikkatlice düşünülmelidir. Belki de teklif bir şekilde muhatabın yararına bağlantılı olacaktır? Önemli bir sorun varsa, belirtilen talebin sorunun tamamını veya bir kısmını çözmeye nasıl yardımcı olacağını gösterebilirsiniz.

Kesinlikle önerilecek bir şey yoksa, umutsuzluğa kapılmayın, bu da olur. İsteğin önemini gösterin. Bu duygular üzerinde baskı oluşturacaktır. Öz, mümkün olduğunca açık ve anlaşılır bir şekilde belirtilmelidir, böylece bir mektup okurken, bir kişi bu sorunu çözmede yardımcı olmak ister.

En iyi nasıl istekte bulunulur

Muhatabı talebi kabul etmeye hazırladıktan sonra özünü çok kısa ve öz bir şekilde belirtmek gerekir. Metin kısa olmalıdır. Böyle bir mektup için uzun cümleler uygun değildir. Tüm rakamlar ve kesin veriler girilmelidir.

Talep örneğin bir şirket için ekipman siparişi ise, mektuba fiyat, miktar ve marka yansıtılmalıdır. Herhangi bir belirsiz kelime veya veri en iyi şekilde açıklanır. Düşünceleri ifade ederken, çift anlamlı cümleler yazmamalıdır. Öz bir kerede açık olmalıdır. Bu bir iş mektubu.

Sonuç nasıl yazılır

Sonunda, yukarıdakilerin tümünü özetlemek gerekir. Talep yerine getirilirse şirketin veya belirli bir vatandaşın ne gibi faydalar elde edeceğini yazmaya değer. Üstelik bunu mantıksal bir zincir şeklinde yapmak daha iyidir. Örneğin, 5 yeni makine siparişi verirken, 5 iş ortaya çıkacak, her birinden bütçeye çok fazla vergi indirimi gidecek veya belirli bir işletme şu veya bu kadar kar elde edecek.

Sonuç olarak, talebin tekrarlanması ve yürütülmesinin neye yol açacağı önemlidir. Mektup boyunca anlatının iş tarzına dikkat edilmelidir. Bu, muhatabın soruna ve bir bütün olarak davaya karşı tutumunu gösterir.

Bir etkinlik düzenlemek için yardım isteyen örnek mektup

Sevgili İvan İvanoviç!

Şirket *şirketin adı* arka arkaya birkaç yıldır yüksek öğrenim öğrencileri için staj düzenlemektedir. Eğitim Kurumları. Bu, yalnızca edinilen bilgileri pekiştirmeye değil, aynı zamanda bunları pratikte uygulamaya da yardımcı olur.

Personel departmanı başkanı olarak siz, yeni adaylar bulmakla ilgilenen birisiniz: genç, enerjik ve gelecek vaat eden uzmanlar. Bu meslek büyük talep görüyor. Çoğu öğrenci gibi ben de bu tür çalışmaların tüm nüanslarını öğrenmek istiyorum.

Bu bağlamda, 10 Mayıs günü saat 16.00'da enstitümüzün eğitim binasında başmühendis Petr Petrovich Petrov'un başvuru sahipleri ile bir toplantı düzenlemenizi rica ediyorum.

Gençlere bugün bir mesleğin beklentilerini göstererek, onların bu meslek hakkında daha fazla bilgi edinmelerine yardımcı oluyorsunuz ve aynı zamanda meslek için temel hazırlıyorsunuz. doğru seçim gelecekte. Muhtemelen, bu mesleği seçtikten sonra, bazıları işletmenizde çalışacak ve yeni bir seviyeye ulaşmasına yardımcı olacaktır.

Saygı ve minnetle,

Enstitü Rektörü VV Astapov.

Hangi dil yapılarını eklemek en iyisidir

Bir mektup yazarken, aşağıda açıklanan dil yapılarını kullanmalısınız:

1. Giriş bölümü. Herhangi bir konuda yardım mektubunun bu bölümünde, davanın özünü belirtmek, temyiz nedenini ve talebin kendisini belirtmek gerekir. Bunu yapmak için aşağıdaki ifadeleri kullanmak en iyisidir. Sebebini açıklamak için: alınmama nedeniyle, dikkate alınma vb. Hedefi belirtmek için: sonuçlara dayanarak, amaçlar için, anlaşma için vb.
2. Rica etmek. Hem birinci şahıs hem de üçüncü şahıs ağzından anlatılabilir. Bunu tanımlamak için kullanılan ifade oldukça standarttır ve "lütfen" kelimesiyle başlar.

Aşağıdaki noktalar dikkate alınmalıdır:

1. Sunum yapılırken, talebin her iki tarafça yerine getirilmesindeki çıkara dikkat çekilmelidir.
2. Asla “lütfen” kelimesiyle bir mektuba başlamamalısınız, önce itirazın nedenini açıklamak ve ardından talebin özünü belirtmek en iyisidir.
3. Muhataba hemen teşekkür etmek istenmez. Bu onu garip bir duruma sokabilir. İsteğe yanıt verdikten sonra kişiye teşekkür etmek en iyisidir.
4. Eldeki sorunun önemini açıklayın. Sorunun çözümünün sadece muhatabın değil, genel olarak diğer insanların da ihtiyaçlarını karşıladığını açıkça belirtmek gerekir. Bu durumda asla talebin olumsuz tarafını işaretlememelisiniz.
5. Temyiz metnine tehdit içeren cümleler eklemek mümkün değildir (örneğin, yardım reddedilirse başka bir makama başvurmak). Bu kesinlikle muhatabı uzaklaştıracak ve mektup arşive gidecek.

Çözüm

İş hikaye anlatımı tarzını daha ayrıntılı olarak inceledikten sonra, kendi düşüncelerinizi çizmenin yanı sıra, okuduktan sonra muhatabın içinde belirtilen talebe cevap vereceği bir mektubu kolayca yazabilirsiniz.

Sorunun çözülmesine yardımcı olması için yöneticiye bir mektup yazıldığı her zaman hatırlanmalıdır. Ayrıca, bu soru öncelikle muhatabı ilgilendirmektedir. Ve sadece mektuba cevap vermek için her şeyi yapma gücünde.

Böylece, yukarıda açıklanan örneğe göre, tüm alıntıları ve biçimlendirme kurallarını gözlemleyerek itirazınızı yazabilirsiniz.

1. Formun idare tarafından kaşelenmesi gerektiğini unutmayınız. Bölgesel yönetimden bir form satın almak en iyisidir.
2. Online başvuru seçeneğini de kullanabilirsiniz.
3. Sorun yalnızca belirli bir vatandaşı etkilemiyorsa, olası tüm belge ve sertifikaların yanı sıra imzaların toplanması gerekir.
4. Bir sorunu çözmede yardım talebi hakkında yazmak için, ticari bir anlatım tarzı kullanmalı ve ayrıca mektubun tonuna saygı duymayı da unutmamalısınız.
5. Mektup, en başından beri yetkilinin ilgisini çekmelidir.
6. Orijinali yazdıktan sonra, tüm belgelerin, sertifikaların ve imzaların yanı sıra mektubun kendisinin de kopyalarını almanız, belgelerin kopyalarını daha önce yasal adresini öğrenmiş olarak idareye göndermeniz gerekir. Bu durumda, mektubu orijinalinde gönderin. Bunu yapmanın en iyi yolu kuryedir. O zaman belgenin gözden geçirilmesi çok daha az zaman alacaktır.
7. Gönderdikten sonra, lütfen yanıt için sabırla bekleyin.

Talep mektubu

Bilgi almak, iş kağıtlarına erişim sağlamak veya herhangi bir iş yapma talebi ile kuruluş temsilcilerine (genellikle başkanı adına gönderilir) veya belirli bir kişiye yönelik yazılı bir talep denir. bir istek mektubu. Büro çalışması kurallarına göre, yazışma muhatabı böyle bir mektuba hatasız cevap vermelidir.

Örnek talep mektubu

Bir talep mektubu yazma kuralları, genel olarak kabul edilen ticari yazışma kurallarıyla tutarlıdır. Talep içeren bir mektubun adres biçimi, iş yazışmalarında en yaygın olanıdır, bu nedenle çeşitli yazım seçenekleri sunar. Çoğu Genel öneriler, böyle bir mektubun derleyicisine yardımcı olmak için verilebilecek - yapılması gereken eylemlerin zorunlu özellikleriyle basit ve özlü bir sunum tarzına bağlı kalın, örneğin: “Lütfen yardım edin ...”, “Soruyorum siz ...” (belirli eylem aşağıda belirtilmiştir), “Umarım desteğiniz…” vb.

Kural olarak, gönderenin antetli kağıdına resmi bir talep mektubu yazılır ve yapısında aşağıdaki bölümleri içerir:

Ingoda, istek mektubunun nasıl yazıldığına dair bir örneğiniz varsa, itiraz yazmak daha kolaydır. Aşağıdaki bağlantıya tıklayarak bir örnek görüntülenebilir.

Cevap işlemde

Böylece mektup yazılır ve gönderilir. Cevap beklerken, eğer mektup resmi nitelikteyse, talep bir yetkiliye gönderilmişse, mutlaka yanıtlanacağınız düzenlenmiş bir süre olduğu unutulmamalıdır. Diğer durumlarda, hepsi bir talep mektubu ile hitap ettiğiniz kişinin yetiştirilmesine bağlıdır.

Konsültasyon sırasında, genellikle sponsorluk için örnek bir talep mektubu göstermem istenir.

İyi bir sponsorluk talep mektubu örneği

Daha önce, bir okul için iletişim ve İnternet hizmetleri için ödeme yapma konusunda sponsor bulma örneğini düşündüm. Bugün bir genel eğitim okulunda bir bilgisayar sınıfının ekipmanı için fon tahsisi hakkında bir örnek mektup vereceğim.

Bir mektup yazarken aşağıdaki bilgilere ihtiyacımız var:

St. Petersburg'daki okullardan biri hakkında veri aldıktan sonra, sponsora aşağıdaki içerikle bir talep mektubu örneği hazırladım:

Sevgili İsim Patronimik!

Şehrimizin sakinleri, eğitim de dahil olmak üzere hayırseverlik alanındaki faaliyetlerinizin farkındadır. Bu bağlamda, St. Petersburg'un Vybrgsky semtindeki 108 No'lu okuldaki bilgisayar sınıfının modernizasyonunu destekleme talebiyle size hitap ediyoruz.

Okul hakkında birkaç söz. Eğitim kurumu 1937'de açıldı. Şu anda okulda 1'den 11'e kadar 312 öğrenci bulunmaktadır. Son 50 yılda okul, 19'u altın madalyalı 66 madalya kazandı. Altı öğrenciye Rusya Federasyonu Eğitim ve Bilim Bakanlığı diplomaları verildi. Bu faktörler, okul mezunlarının ülkenin önde gelen üniversitelerine yüksek düzeyde kabul edilmesine katkıda bulunur. Beş eski mezun okula yeni bir kapasiteyle döndü - öğretmenler. Okulda, 32'si bir öğretmenin en yüksek yeterlilik kategorisine sahip öğretmen ve 4 öğretmen akademik dereceye sahip olmak üzere 38 öğretmen istihdam edilmektedir.

Bölgenin liderliği, öğretim kadrosunun esasını ve okuldaki eğitim seviyesini takdir ediyor. 21. yüzyılın başında bina yeniden inşa edildi. sonra açılışta elden geçirmek Leningrad Bölgesi Valisi Valentina Matvienko katıldı. ancak hükümetteki yetkililerin ilgisi okulun teknik donanımını modern bir düzeyde tutmaya yetmemektedir.

Okul, doğal ve matematik eğitimi üzerine profillenmiştir. Bilişim alanında yüksek düzeyde eğitim sağlamak için bilgisayar sınıfının modernize edilmesi gerekmektedir. Teknik yükseltme, 14 bilgisayar (sistem birimi, monitör, klavye, fare), çıkarılabilir sabit sürücü, video projektörü, ActivBoard 595Pro interaktif beyaz tahta, lisanslı yazılım, mobilya (masalar, sandalyeler, dolaplar) satın alınmasını içerir. Planlanan modernizasyon maliyeti, yeni ekipmanın teslimi ve kurulumu ve eski ekipmanın sökülmesi dahil 1.200.000 ruble'dir.

Bilgisayar sınıfının modernizasyonunun finansal desteğiyle, şirketinizin okul içinde ve bölgesinde reklamını yapmayı taahhüt ediyoruz. Reklam sadece 312 okul çocuğu için geçerli olmayacak. Her ay okul etkinliklerine katılan öğrencilerimizin ebeveynleri, büyükanne ve büyükbabaları olmak üzere yaklaşık 1200 kişi tarafından görülecektir. Buna ek olarak, okul etkinlikleri St. Petersburg'daki medyada sıklıkla yer almaktadır ve şehir sakinlerini okulumuza desteğiniz hakkında bilgilendirmeye kararlıyız. Okulun öğretim kadrosu ve diğer personeli, şirketinizin markasını potansiyel alıcılar arasında tanıtmaya ve şirketinizin itibarını korumaya yardımcı olmaya hazırdır.

İşbirliği konularını görüşmek için irtibat kurulacak kişi: pozisyon, tam isim, 9.00 - 18.00 arası telefon.

Size ve faaliyetlerinize saygılarımla,

İşte aldığım sponsorlara bir istek mektubu örneği. Bunu temel alabilirsiniz. Dikkat etmeniz gereken asıl şey, ne kadar paraya ihtiyacınız olduğu ve neye harcanacağı, sponsorlu reklamları kimlerin göreceğine dair verilerdir. Sponsor bulamıyorsanız, çevrimiçi olarak kredi başvurusunda bulunmayı deneyin. Hızlı, uygun fiyatlı, güvenilir.

Bir sonraki yayında, sponsora gönderilen gerçek mektubu ayrıştırıp analiz edeceğim. Mektuplarınızı oluşturmak için yönergeleri kullanın.

Ön yazı, adres kısmını içermediği takdirde muhataba gönderilen evrak paketini anlatmak için ihtiyaç duyulan bir iş mektubu türüdür.

Böylece, bilgi yükü iletim mektubu taşımaz, ancak üç önemli işlevi yerine getirir:

• gönderme gerçeğini onaylar;
• gönderilen belgelerin bir listesini ve bunları işlemek için talimatları sağlar;
• Kayıt verileri sayesinde, son tarihi belirlemenizi sağlar.

Çoğu iş mektubu gibi, şirketin antetli kağıdına bir kapak mektubu verilir ve gönderenin giden kayıt numarasını alır. Resmi mektupların verilmesine ilişkin kurallar en detaylı şekilde bir dergide birden fazla gözden geçirildi, bu yüzden şimdi bir kapak mektubunun özelliklerine odaklanacağız.

Kompozisyonunun birçok örneğini içeren bir iş mektubunun ayrıntılı bir analizi, “Bir iş mektubu hazırlıyoruz” makalesinde yer almaktadır.

Konuşma şekli

Bir kapak mektubunun temeli, eklerin bir listesidir. Belgenin metni kısadır ve şartlı olarak iki bölüme ayrılmıştır:

• Belge gönderme bildirimi,
• zamanında yanıt talebi (tanıdık, onay, imzalı bir kopyanın iadesi vb.).

İlk bölüm genellikle şöyle başlar:

• “Yerine getirmek için ... size gönderiyoruz ...”,
• "Seni gönderiyoruz..."
• "Size sunuyoruz..."

Ardından, belgelerin gönderilme amacını belirleyebilirsiniz: "kabul etmek", "tanıma için", "imza için", "doldurmak için"(eğer Konuşuyoruz anket formu veya anket hakkında). “Sana gönderiyorum” veya “size gönderiyorum” klişelerini kullanmanızı öneririz, çünkü Bir şeyi yalnızca inceleme için gönderebilirsiniz, ancak imzalama veya onay için gönderemezsiniz.

İkinci kısım aşağıdaki kelimeleri içerebilir:

• “Lütfen imzalayın, mühürleyin ve bir nüshasını adresimize gönderin...”,
• “Kanunların öngördüğü süre içinde dikkate alarak adresimize göndermenizi rica ederiz…”,
• “Usulüne uygun olarak yapılmış olanın bir nüshasını adresimize göndermenizi rica ediyorum…”.

Sahne "Uygulamaların varlığının işareti"

Daha önce belirlediğimiz gibi, belgelere bir kapak mektubundaki ana şey eklerdir. Bu nedenle, bu özel pervaneyi tasarlama konusuna özellikle dikkat edeceğiz. Başvurunun nasıl düzenleneceğine bakılmaksızın, ticari temyiz uygulaması, mektuba ekli belgelerin tam bir listesini, her birindeki kopya sayısını ve sayfa sayısını gösterir. Bu bilgi olmadan, kapak mektubu tüm anlamını kaybedecektir.

Yani, gönderilecek belgeler mektup metninde zaten bildirildiğinde, isimlerini tekrar listelemeye değmez. Sayfa ve kopya sayısını belirtmek yeterlidir. Örnek 1'e bakın.

örnek 1

Bir metin parçası ve bir uygulamanın varlığına ilişkin bir not (uygulamanın adı, mektubun metninde belirtilir)

Başvuru mektup metninde belirtilmemişse, nicel verilere ek olarak adını da belirtmelisiniz. Paket birkaç belge içeriyorsa, ekler numaralandırılır. Örnek 2'ye bakın.

Gösteriyi Daralt

Örnek 2

Bir metin parçası ve bir uygulamanın varlığıyla ilgili bir işaret (uygulamanın adı, varlığıyla ilgili işarette belirtilir)

Gösteriyi Daralt

GOST R 6.30-2003 bunu söylese de Kullanılabilirlikleri hakkında işarette birkaç uygulamayı listelerken iki nokta üst üste işaretinden önceki genelleme kelimesi tekil "Ek:" içindedir, bu gibi durumlarda Örnek 2'de gösterdiğimiz gibi yine de çoğul "Ekler:" şeklinde yazılmasını öneririz.

İlk olarak, Rus dilinin kuralları açısından doğrudur. İkincisi, bu GOST'un geliştiricileri daha sonra metodolojik tavsiyelerinde uygulamasıyla ilgili açıklamalar yapmaya başladıklarında “düzeltildi”. Aşağıdaki bu iki belgeden alıntılara bakın. Ancak birçoğu inatla "Ek:" kelimesini tekil olarak yazmaya devam ediyor, ardından birkaç belge listesi gelse bile. Yapmayın ve nedenini açıkladık.

Belge Parçası

Gösteriyi Daralt

GOST R 6.30-2003 “Birleşik Dokümantasyon Sistemleri. Birleşik organizasyonel ve idari dokümantasyon sistemi. Belge Gereksinimleri »

3.21. ... Mektubun metinde belirtilmeyen bir eki varsa, adını, yaprak sayısını ve kopya sayısını belirtin; birkaç uygulama varsa, bunlar numaralandırılır:

Belge Parçası

Gösteriyi Daralt

Organizasyonel ve idari belgeler. Dokümantasyon gereksinimleri. Yönergeler GOST R 6.30-2003'ün uygulanması için

3.16. ... Mektubun metinde adı geçmeyen bir uygulaması varsa, adını, yaprak sayısını ve kopya sayısını belirtin, birkaç uygulama varsa, numaralandırılır:

Mektubun metninde "uygulama" kelimesinin nasıl yazılacağı konusunda da tutarsızlıklar bulunur: küçük veya büyük harfle, “Hayır” işareti olsun veya olmasın. Gerçek şu ki, kapak mektubu metninde ekli belgenin adını farklı şekillerde belirtebilirsiniz; Örnek 3'e bakarak kendinizi karşılaştırın: ikinci durumda belgenin bir uygulama olduğunu parantez içinde belirtmek uygun olur ve sonraki durumlarda bunun nasıl farklı şekillerde yapılabileceğini gösteriyoruz. Tüm seçenekler doğrudur, sadece mektupta tekdüzeliğe bağlı kalmak önemlidir. Ve kuruluşunuzun ofis çalışması talimatlarında (veya benzer konularda diğer yerel düzenleyici kanunlarda) bir seçeneği seçmek ve düzeltmek daha da iyidir, o zaman tüm belgelerde tekdüzelik olacak ve sanatçılar arasında daha az karışıklık olacaktır.

Örnek 3

Çeşitli yollar mektup metninde uygulamanın adının belirtilmesi

Gösteriyi Daralt

Ciltli bir uygulama için yaprak sayısı atlanabilir (Örnek 4).

Örnek 4

Bağlı uygulamanın açıklaması

Gösteriyi Daralt

Bunları ayrı bir sayfada listelemenin daha uygun olduğu çok sayıda uygulama olduğunda (“Mektuba eklerin envanteri ... Hayır ...” olarak adlandırılacaktır), bu tür başvurulara atıfta bulunmak yeterli olacaktır. mektupta bir envanter (Örnek 5).

Örnek 5

Ayrı bir envanterde listelemek daha uygun olacak kadar çok uygulama varsa

Gösteriyi Daralt

Mektubunuza kendi eki olan başka bir mektup eklerseniz, muhatabı bu konuda bilgilendirmeniz gerekir (Örnek 6).

Örnek 6

Harf ekinin kendi eki vardır

Gösteriyi Daralt

Son olarak, mektubunuz aynı anda birkaç kuruluşa hitap ediyorsa ve eki yalnızca birine yönelikse (diğerleri sadece bilgi için bir mektup alır), bu da söylenmelidir (Örnek 7).

Örnek 7

Ek, birkaç e-posta alıcısından yalnızca birine gönderilir

Gösteriyi Daralt

Mektubun metninin altında ve imzanın üstünde eklerin varlığına dair bir işaret yapılır. Tipik olarak, bu mesafeler (girintiler) aynı ve yaklaşık 2-3 satır aralığına eşit yapılır (bu, Örnek 9'daki tüm harfin örnek tasarımında iyi gösterilmiştir).

İle Genel kural, belgenin ekleri varsa, metnin altında ve imzanın üstünde bunların varlığı hakkında bir işaret yapılır ve ekli belgelerde (her biri için ilk sayfanın sağ üst kısmında) hangi ekin hangi eke ait olduğu yazılır. olduklarını belgeleyin (birkaç tane varsa, başvuru numarasının belirtilmesi ile), Örnek 8'deki gibi.

Örnek 8

Başvurunun 1 sayfasındaki ana belgenin başvuru numarası ve verileri

Gösteriyi Daralt

Ancak kapak mektubu, gönderilen belgelerin bir muhasebe işlevine sahiptir, zarfa bir tür ek envanteri görevi görür, ancak bu tür bir mektupta ekler olarak adlandırılan belgeler aslında gönderilir. Mektubun farklı bir işlevi olsaydı (örneğin, bir teklifti, bir anlaşma imzalama teklifinde bulunma ve önerilen işbirliğinin koşullarını listeleme), o zaman mektup, anlam bakımından “anahtar” belge ve ekli belgeler olacaktır. sadece işlevini yerine getirmesine yardımcı olur. Ancak bir kapak mektubundan bahsediyoruz ve bu durumda iletilen belgeleri “zarfın envanteri” - yani. Onları böyle işaretlemene gerek yok!

Gönderen ile imzalama ve kayıt olma

Bir iş mektubunun imza sahibi, olağan iş yazışmalarında olduğu gibi aynı yetkilidir (kural olarak, kuruluş başkanı veya yetkili bir üst yönetici). Birincil muhasebe belgelerinin gönderilmesinden bahsediyorsak baş muhasebeci de mektubu imzalayabilir.

Mektubun alıcısının daha sonra tüm açıklayıcı sorularla (Örnek 9'da 1 rakamı ile belirtilmiştir) imza sahibine başvurmaması için, icracı da bu belgede belirtilmelidir (ibid., bkz. 2 numara).

Kapak mektubunu göndermeden önce, giden bir numara (3 rakamı ile gösterilir) atamanız gerekir.

Ve muhatap, belgenin alındığı gerçeğini kaydederken kendisine gelen numarasını atayacaktır, makbuz tarihi ve gelen numara üzerinde belirtilebilir (Örnek 9'da olduğu gibi el yazısı veya damga ile - 4 numaraya bakınız). .

Örnek 9

İletim mektubu

Gösteriyi Daralt

Örnek 11

Bireysel başvuru sahipleri için ön yazı formu

Gösteriyi Daralt

Başvuru sahipleri için sürpriz - bireyler

Belgeler için bir ön yazı yazma ihtiyacı, kuruluş veya kuruluş olup olmadığına bakılmaksızın herkes için geçerlidir. bireysel. Bu arada, sıradan bir kişi kuruluşa geldiğinde, kural olarak, belgelerine eşlik edecek herhangi bir mektup yazılmaz. Yazık, çünkü kendiniz ezberlememek ve bir şekilde düzeltmemek, ancak ziyaretçi tarafından yazılan bilgileri almak sizin için daha uygun olacaktır: kimden, hangi belgelerden, hangi çalışanlarınıza ve neden aktarılacak. Kişilerle sistematik olarak, özellikle bir takım tipik konularda ilgileniyorsanız ve aynı zamanda onlardan kuruluşunuzun bir şeyler yapması gereken belgeler alıyorsanız, bu tür durumlar için bir ön yazı formu geliştirmenizi ve ondan bunu istemenizi öneririz. bu tür her ziyaretçiyi doldurun. Örnek 11'deki örnek forma bakın.

Doldurulan formu kaydedecek ve gelen numara ile mektubun bir kopyasını başvuru sahibine verecek ve kendisinden alınan belge paketini uygun yol boyunca göndereceksiniz. Ardından, belgeleri hakkında bilgi almak için çağrıda bulunan kişi artık “Malinovka'daki yazlık” hakkında değil, benzersiz bir dizine sahip belirli bir mektup hakkında soru soracaktır.

Lütfen belirtilen süre içinde yanıtlayın

Pek çok kuruluş, muhatabı için son teslim tarihini kapak mektuplarında hemen belirlemeyi sever ve yöntemler kibardan farklı olabilir. “Lütfen belgeleri imzalayın ve on gün içinde iade edin” zorunlu "Mektuba cevap süresi 5 iş günüdür". Böyle yazmaya değer mi? Ve bu tür koşullara nasıl tepki veririz?

Bunu ticari dolaşım kurallarına göre hatırlayın. Kapak mektubunda başka bir son tarih yoksa, bu dönüm noktası hatırlanmalıdır.

Yalnızca bir üst, kontrol eden kuruluş veya herhangi bir Devlet kurumu, sana bağlı normatif belge. Tarafların kendileri de gönüllü olarak üstlenilen yükümlülükleri kabul edebilir ve belgeleyebilir:

Örnek 10

Bir mektuba cevap vermek için son tarih sözleşmede belirlenebilir.

Gösteriyi Daralt

Anlaşma, anlaşmazlıkları ve anlaşmazlıkları çözmek için zorunlu bir mahkeme öncesi prosedürü sağlar. Bu Sözleşme kapsamındaki haklarının ihlal edildiğini düşünen Taraf, diğer Tarafa yazılı bir gerekçeli talep göndermekle yükümlüdür. Yazılı gerekçeli iddiayı alan taraf, kendisine ulaştığı tarihten itibaren 10 (on) takvim günü içinde bunu değerlendirmek ve yazılı gerekçeli yanıt vermekle yükümlüdür...

Eşit statüdeki şirketler iletişim kurarken (onlardan daha önce hiç kimse etkileşim kurallarını belirlemediyse veya kendileri etkileşim kurallarını belirlemediyse), cevabı hızlandırmayı isteyebilirsiniz, ancak bunun için iyi bir neden gerekir. Örneğin: “01.10.2013 tarihine kadar Rusya Federasyonu Sağlık Bakanlığı'na bir yanıt göndermemiz gerektiğinden, lütfen doldurulmuş anketi on dört gün içinde gönderin”. Bu gibi durumlarda siparişler, iş görgü kuralları açısından da dahil olmak üzere yanlıştır.

Kapak mektuplarının saklanması

Yüklenici başvurularını alır almaz ve eksiksiz olduğundan emin olur olmaz bir ön yazı gereksiz hale gelir. Artık üzerlerinde çalışma devam edecek ve mektubun tamamlandı olarak işaretlenip dosyaya yerleştirilmesi gerekiyor.

Kapak mektuplarının ve eklerinin nasıl saklanacağı sorusu genellikle ortaya çıkar: ayrı mı yoksa birlikte mi? Tipik olarak, bir mektuba ek, özellikle bu tür belgeler için ayrılmış özel bir duruma yerleştirilir. İçinde ön yazılar için yer yoktur: yapılan iş eylemleri, faturalar, sözleşmeler ve diğer birçok belge ayrı ayrı ve genellikle farklı süreler için saklanır.

Vakaların isimlendirilmesini derlerken bu nokta dikkate alınmalıdır. Bazı şirketler (az miktarda belge akışı olan) bir “Kapak Mektupları” dosyası oluşturur ve bu tür tüm mektupları, kendilerine ne eklendiğine bakılmaksızın içine koyar. Diğerleri, ön yazılardan birkaç dosya oluşturmak ve bunları yapısal bölünme vakalarının isimlendirmesine yerleştirmek zorundadır. Ardından, örneğin, gönderilen sözleşme “Hizmet Sözleşmeleri” dosyasına ve buna yönelik kapak mektubu - “Temel Faaliyetler için Sözleşmelere İlişkin Ön Mektuplar” dosyasına gidecektir.

Ayrıca mektubun şirkette depoda kaldığı, ancak ekin olmadığı da olur. Bu, örneğin taslak belgeler için geçerlidir (Örnek 9'da olduğu gibi). Taslak yönetmelik henüz bir belge değildir ve büyük ihtimalle birden fazla düzeltilecektir, saklanmasına gerek yoktur.

Gördüğünüz gibi, bir ön yazı yazmanın karmaşık bir yanı yoktur, ancak yalnızca belgelerinizden değil, zamandan da tasarruf sağlayabilir.

Şirket, düzgün bir şekilde yürütülen bir kapak mektubu ile birlikte bir paket belge hazırlama ve sevkiyat için gönderme kuralını uyguladığında, her zamanki gibi hafif bir zorluk ortaya çıkabilir. Ancak bu sorun, bu kuralın yerel bir düzenleyici yasada oluşturulmasıyla oldukça basit bir şekilde çözülür. Ve bunun faydalarını abartmak zordur.

Dipnotlar

Gösteriyi Daralt

(elektronik yazışma)

İşbirliği teklif mektubu

Konu: İşbirliği teklifi.
Veri: 20.05.0216
İtibaren: [e-posta korumalı]
İle: [e-posta korumalı]

Yönetim Kurulu Başkanı
Alkollü Mamuller Üreticileri Birliği
Dobrov D.E.

Sevgili Dmitry Evgenievich!

Alkollü Ürünler Üreticileri Birliği (SPAP), yerli alkol endüstrisinde liderler birliğidir. Kuruluşunuz tarafından Rusya Federasyonu'nda alkollü ve alkollü içecekler için medeni bir pazarın yaratılmasıyla ilgili olarak yürütülen aktif çalışma bir saygı meselesidir.

Kuşkusuz, üretilen ürünlerin kalitesi ve güvenliği ile ilgili endişe, SPAP'ın öncelikli görevlerinden biridir ve katılımcıları, bunun bedelini ödeyen vicdanlı üreticilerdir. büyük dikkat bu yönler.

AIG, dünyanın en büyük sigorta kurumlarından biridir. Uluslararası şirket 90 yıldır sigorta piyasasında faaliyet gösteriyor ve 160 ülkede ofisi bulunuyor. Şirketin Rus bölümü 15 yıldan fazla bir süredir faaliyet göstermektedir.

Yiyecek ve içecek üreticileri ile işbirliği firmamız için bir önceliktir. AIG'nin Rusya'da uzun yıllara dayanan uluslararası deneyiminin rehberliğinde, alkol endüstrisindeki işletmeler için benzersiz bir sigorta programı geliştirildi (ürün sorumluluğu sigortası ve ürünlerin piyasadan geri çağrılması).

Bu programın SPAP katılımcıları için potansiyel ilgi çekici olduğuna inanıyoruz, çünkü alkol gibi bir ürün, tüketici için hammadde kalitesi, ambalaj ve güvenlik açısından özel bir yaklaşım gerektirir.

Yukarıdakilere dayanarak, bu alandaki işbirliği potansiyelini tartışmak için bir teklifle size hitap ediyoruz.

Bu tür bir işbirliğine ilişkin profesyonel değerlendirmeniz için minnettar olacağız ve sizden şirketlerimiz arasında daha fazla etkileşim için prosedürü oluşturmanızı rica edeceğiz. Ortak çalışma formatı konusunda her türlü önerinizi değerlendirmeye hazırız.

İçtenlikle,

Andreev Pavel

AIG Başkan Yardımcısı
Tel.: 8-495-ххх-хх-хх
8-915-xxx-xxx-xx
[e-posta korumalı]

Davet mektubu

Konu: Seminer daveti
Veri: 06/25/2016
Gönderen: Anna Simonova
Kime: xxx-xxx-xxx

Saygıdeğer ortaklar,

17 Mart 2016 Sizi AIG tarafından özellikle ortaklar için düzenlenecek olan uluslararası sigorta programları oluşturma seminerine katılmaya davet ediyoruz. Mark Goldenberg- Uluslararası Sigorta Programları için Bölge Danışmanı AIG.

Mark, çok uluslu şirketleri sigortalama konusunda en kapsamlı deneyime sahip olduğundan, özellikle bir dizi eğitim etkinliği için Rusya'ya geliyor.

Uluslararası bir varlığı olan Rus müşterilere uluslararası programlar sunma konusundaki mevcut deneyim göz önüne alındığında, bu seminerin çok ilginç olacağından ve bu alandaki birçok soruyu yanıtlayacağından eminim.

Davet ve seminer programı ektedir.

Bu konuyla ilgilenecek meslektaşlarımıza bu daveti yönlendirmenizi rica ediyorum.

Kayıt, bu mektuba cevap verilerek gerçekleştirilir. Katılım ücretsiz, yerler sınırlı.

Seminerin adresi: Rusya, 125315, Moskova, Leningradsky umudu, 72, bina 2, kat 3

Sizi gördüğümüze sevineceğiz!

İçtenlikle,

Anna Simonova

Eğitim programları başkanı
AIG
Tel.: 495-777-11-11
8-916-777-45-56
[e-posta korumalı]

Toplantı düzenlemek için istek mektubu

Konu: Elena Firsova ile toplantı organizasyonu
Veri: 06/25/2016
Gönderen: İlya Çerkesov
Kime: Ivanova Galina

Sevgili Galina Nikolaevna!

Teklifiniz geçerliyse, önümüzdeki hafta (06 Haziran - 10 Haziran arası) Elena Petrovna için uygun olan herhangi bir zamanda gidebilirim.

Bayan Firsova'nın kararını bana bildirirseniz size çok minnettar olacağım.

İçtenlikle,

Vadim Tatarenko

AIG şirket müdürü

[e-posta korumalı]

İletişim talep mektubu

Konu: Elena Firsova'nın telefon numarası
Veri: 06/25/2016
Gönderen: İlya Çerkesov
Kime: Ivanova Galina

Sevgili Galina Nikolaevna!

Toplantı ve yapıcı tartışma için tekrar teşekkür ederiz.

Belirtilen adrese gönderirseniz veya telefon ile bilgilendirirseniz çok minnettar olurum.

Şimdiden teşekkürler!

İçtenlikle,

Vadim Tatarenko

AIG şirket müdürü
Tel.: 495-777-11-11; 8-916-777-45-56
[e-posta korumalı]

Agresif bir müşteri mektubuna yanıt mektubu

Agresif müşteri mektubu:

Konu: Sen tamamen delisin!
Veri: 20.02.2016
Gönderen: Petrov Andrey
İle: [e-posta korumalı]

Lanet hizmetiniz için ödediğim parayı nasıl geri alabilirim? Senin pornografi sisteminden başka bir şeye harcamayı tercih ederim. Kendi kahrolası servis.tutu.net'ini kullan.

Andrey Petrov

Agresif bir müşteri e-postasına yanıt verme

Yazışmalarda küfür kullanmama talebini ifade etmek için klişe:
Lütfen uygunsuz dil kullanmamaya çalışın. o elverişli değil yapıcı çözüm soru.
Şirkete veya personeline yönelik kaba veya kaba dil içeren mektuplara cevap vermeme hakkımızı saklı tuttuğumuzu size bildiririz.

Red mektubu

Müşteri Mektubu

İyi günler Andrey!

Senden resmi bir talepte bulunuyorum.

Firmamız gıda sanayi işletmeleri için endüstriyel ekipman ve yedek parça temini yapmaktadır. 2010'dan beri düzenli müşterileriniz olduk.

Anlayışınız ve desteğiniz için şimdiden teşekkür ederiz!

İçtenlikle,

Pazarlama Direktörü

CJSC "Pishcheprom"

Roman Petrenko

Tel.: 495-777-77-77
8-905- 777-89-45
[e-posta korumalı]

Örnek 1. Müşterinin talebine ret mektubu

Örnek 2

Konu: İşbirliğinin sona ermesi
Veri: 20.03.2016
İtibaren: [e-posta korumalı]
Kime: Petrenko Ivan

Sevgili İvan Nikolayeviç!

7 yıldır şirketinizle işbirliği yapmaktan memnuniyet duyuyoruz. Her zaman iyi hizmet seviyesinden ve ürün kalitesinden memnun kaldık. Bununla birlikte, geçen yıl içinde, teslimat tarihlerinin düzenli ihlali, yetersiz mal kalitesi, şirketinizin çalışanlarının bu durumlara karşı yanlış tutumu gibi bir dizi olay yaşandı. Tüm bunların sonucunda etkileşimimiz bir çıkmaza girdi.

Bu bağlamda, maalesef sözleşmenin sona ermesinden sonra sizinle işbirliğini sonlandırmak zorunda kalıyoruz. Yıllarca hizmet için teşekkürler.

İçtenlikle,

Müdür
Atık kağıt LLC

Malakhov Gennady Viktorovich
Tel.: 8-945-ххх-хх-хх
[e-posta korumalı]

⁠ ⁠ ⁠ _____________________________________________________________________________________________

Örnek 3

Konu: Tazminat ödemeyi reddetme
Veri: 20.06.2015
Gönderen: aig.ru
Kime: Eugene Knysh

Sevgili Eugene!

Şirketimizle uzun süreli işbirliğiniz için teşekkür ederiz!

Üzgünüz, size gerekli tazminatı … ruble tutarında ödemeyi reddetmek zorundayız.

Üzerinde şu anŞirketin, sigorta tazminatına ilişkin kararlar almak için defalarca bilgilendirildiği farklı bir prosedürü vardır.
(Bu bildirimin bir kopyası için eke bakın.)

ek olarak iddia beyanı 4-6 No'lu Talepler, Sözleşmenin 12.1-12.2 maddeleri ihlal edildiğinden sigorta değildir.

Durumunuzu iyi anlıyoruz ve gelecekte bu tür emsallerden kaçınmak istemeniz durumunda, şirketimizle sizinki gibi ticari risklerle ilişkili kayıpları telafi etmenize olanak tanıyan ek bir anlaşma yapmayı teklif ediyoruz. (Ekteki ek anlaşmaya bakın)

Anlayışınız ve devam eden işbirliğiniz için umut ediyoruz!

İçtenlikle,

AIG yöneticisi

Tuçkov Vladimir
Tel.: 8-495-ххх-хх-хх
8-903-xxx-xxx-xx
[e-posta korumalı]

Geçerli bir şikayete yanıt mektubu

Konu: Bir iddiaya yanıt.
Veri: 05/12/2016
İtibaren: [e-posta korumalı]
Kime: Anna Kolesnikova

Sevgili Anna!

Fabrikamızın tüm ekibi adına, mevcut durum için en içten üzüntümü ifade etmek ve özür dilemek istiyorum.

Fabrikamız uzun yıllardır terzilik ve giysi tamiri pazarında istikrarlı ve yüksek kalitede çalışmaktadır.

Durumunuz, hatası sözde insan faktörü olan nadir vakalara atıfta bulunuyor.

Soruşturma yaptık, sürelere uyulmaması ve kabalıkların sorumluları cezalandırıldı. 13 Nisan 2016 tarih ve 78/2 sayılı fabrikanın emrine göre, vardiya ustabaşı Volkova V.V. azarlandı, kesici A.P. Gusev, erkek dış giyimini dikmek için ekibe terzi olarak transfer edildi.

Yönetim, siparişinizi yerine getirmek için acil önlemler aldı. o hazır olacak 15.05.2016. Sizin için uygun olan herhangi bir zamanda kurye, belirttiğiniz adrese teslim edecektir.

İnanın şu anki durumdan en az sizin kadar biz de rahatsızız!