Sposobnost obavljanja više zadataka. Kako raditi u multitasking okruženju? Automatizirajte zadatke

Kada je početkom šezdesetih godina prošlog stoljeća stvoren prvi IBM -ov operativni sistem, korisnici su bili pogođeni sposobnošću računara da obavlja više funkcija istovremeno. Odnosno, procesor se lako prebacio s jednog zadatka na drugi, postepeno ih sve dovodeći do logičkog zaključka. Impresionirani ovim učinkom, pokušali su prenijeti više zadataka u sferu ljudskih aktivnosti. Tada se činilo da je sposobnost obavljanja nekoliko zadataka istovremeno vrlo korisna vještina, svladavajući koju možete višestruko povećati efikasnost u radu, a pritom uštedjeti puno vremena. Je li stvarno? Hajde da shvatimo.

Šta je multitasking?

Počnimo s definicijom. Multitasking je sposobnost, sposobnost, vještina za izvođenje više procesa istovremeno, prebacivanje s jednog zadatka na drugi. U početku se izraz koristio isključivo u programskom okruženju, ali je postupno prešao u proizvodnju i u sferu ljudskih aktivnosti.

Najvjerojatnije ste više puta čuli o Cezarovim izvanrednim sposobnostima da radi dvije ili više stvari istovremeno. Inspirisani takvim "podvigom", "potisnuli" ste svoj žar u činjenju jedne stvari do krajnje police i pokušali da pređete sa jednog zadatka na drugi, pa na treći itd. Još samo malo i koji je rezultat?

A na izlazu ste primili nekoliko započetih zadataka, a niti jedan dovršen. Povrh svega, potpuno ste zbunjeni oko toga koji zadatak treba prvo obaviti, a koji za posljednji odgoditi. I, što je najvažnije, potrošili ste vrijeme i resurse svog mozga. Motivacija je na nuli, grumen nedovršenih zadataka uzdigao se u nebo. Kao rezultat toga, negativna efikasnost i stresna situacija. Stigli.

Sposobnost obavljanja više zadataka nije toliko korisna i vrijedna vještina kako se čini na prvi pogled. Istraživanja pokazuju da multitasking šteti radnoj sposobnosti osobe. Srećom, mi nismo roboti, pa naša produktivnost uvelike ovisi o sposobnosti koncentriranja na jedan zadatak. Lanac poslova provodimo uzastopno, dovršavajući jedno i prelazeći na drugi. Kako se ciljevi postižu, raste motivacija i želja za postizanjem velikog uspjeha, štedi se vrijeme. Čini se da bi se hvatanjem u koštac s dvije stvari odjednom vrijeme za izvršavanje zadataka trebalo prepoloviti. Ali u stvarnosti će biti potrebno dvostruko više napora i šanse za uspješan završetak bit će smanjene.

Na primjer, trebate postaviti 10 tanjira na stol, zalijevati cvijeće na prozorskoj dasci u 10 vaza i poslati 10 pozivnih SMS -ova. Pokušajmo uključiti način rada za više zadataka - to znači da radimo sve odjednom, skačemo s jednog zadatka na drugi. Stavili smo 3 ploče, otrčali do vode 3 cvjetne vaze, a zatim ili istovremeno sa zalijevanjem poslali 3 SMS -a. Vratili smo se do tanjira, slijedili su vaze i opet poruke. I tako u krug. Jednostavni zadaci, ali ako ih radite odjednom učinit ćete umornijim i provesti više vremena. U isto vrijeme, usred cijele radnje, uključit će se nuspojave višezadaćnosti: umjesto slanja SMS -a, iz nekog razloga polivate telefon telefonom ili stavljate ploču na prozorsku dasku, a ne na stol.

Sada radite iste jednostavne zadatke u nizu: prvo tanjiri, zatim zalijevanje i na kraju slanje poruka. Iznenadit ćete se - stvari idu brže i mozak je cijeli!

Komplicirajmo teret, ili bolje rečeno približimo ga stvarnosti. Na primjer, pišete izvještaj ili prezentaciju i istovremeno provjeravate ima li novih poruka u razredima ili VK -u, odgovarate na SMS ili zahtjeve kolega za pomoć po "hitnom" pitanju. U 99% slučajeva, radeći u takvom višezadaćnom načinu rada, primijetit ćete da je vrijeme odletjelo u nepoznatom smjeru, radni duh je nestao, a samo 10-15% glavnog posla je obavljeno. Šokantan zaključak: što ste više rastreseni, to vam je teže usredotočiti se na posao. Gadgeti, računi na društvenim medijima, e -pošta i još mnogo toga troše vrijeme i trud koji biste mogli korisno potrošiti na korisne stvari.

U velikoj mjeri pretjerujemo važnost komunikacije - ova ideja izgleda toliko zastarjela u naše doba. Ali, ako planirate izvršiti zadatak što učinkovitije i brže, isključite sve nadražujuće tvari. To će vam pomoći da se usredotočite na zadatak koji je pred vama.

Kako raditi u ovom načinu rada?

Način rada sa više zadataka u radu kombinacija je sljedećih kvaliteta: analitičko mišljenje, sistemski pristup, visoka organizacija. Zahtjevi nisu najjednostavniji, ali kako bismo ih razvili, preporučujemo pridržavanje sljedećih preporuka:

• Planirajte posao za dan, sedmicu, mjesec unaprijed. Može čak biti korisno propisati zadatke za 1-2 sata kako bi ih izvršili jasno i na vrijeme. Međutim, nemojte praviti nerealan plan - ovo je jedan od "lukavih" načina odlaganja. Lista obaveza treba vas motivirati za postizanje određenih zadataka, srednji ciljevi trebali bi se postići u 1-2 ponavljanja, mozak ne bi trebao biti zatrpan nepotrebnim informacijama. Još jedna prednost pravog plana je to što ćete se lakše motivirati da dovršite jednostavan zadatak.
• Podijelite zadatke prema njihovoj važnosti. Počnite najvažnije stvari ujutro. Sjećate li se principa 20 na 80? Prvo, učinite ono što vas približava vašem cilju. Razmišljajte kao strateg. Koristite već provjerene tehnike Briana Tracyja "ABVGD", Dwighta Eisenhowera "Matrix" i, na primjer, čitajte o efektu Blume Zeigarnik.
• Ponovite posao. Šta znači multitasking u "ispravnom" smislu ovog izraza? U određenom vremenskom periodu možete raditi nekoliko stvari. Ako navalite na sve odjednom, nećete postići ono što želite. Osim toga, uhvatite stres i depresiju. Da biste učinkovito riješili, fokusirajte se na svaki zadatak. Na primjer, razmislite o jednostavnoj metodi rada Francesca Cirilla s paradajzom. Odnosno, znate da možete produktivno raditi na zadatku 45 minuta, ali tada vam je potrebno 10-15 odmora. Uzmite tajmer i postavite period od tri četvrtine sata. U ovom trenutku potpuno se uronite u izvršenje slučaja. Kad čujete signal, odmorite se. Popijte kafu, razgovarajte na društvenim mrežama, proverite svoju e -poštu. Jednom rečju, radite šta želite. Nakon odmora, ponovo pokrenite mjerač vremena i obavite posao. Odmaranje mozga nakon režima koncentracije je korisno - povećava efikasnost u narednim vremenskim periodima.
• Nemojte se ometati dok radite. Isključite sve smetnje dok se koncentrirate na zadatak - društvene mreže, obavijesti s telefona i e -poštu. Sve su to ljubitelji vremena. Odredite određene sate za provjeru e -pošte, pregled računa i još mnogo toga. Ne morate listati sadržaj društvenih mreža svakih 10 minuta u potrazi za novim porukama.
• Uzgajajte slične aktivnosti i projekte u različito vrijeme. Naš mozak voli sve pojednostaviti i skupiti mnoge iste stvari u jednu hrpu. Zato smo, zdravog uma i bistre memorije, stavili električni čajnik na plinski štednjak, nanijeli pastu za zube umjesto kreme na kožu i učinili druge gluposti. Na primjer, možete produktivno kombinirati dvije stvari: kupovinu na mega-marketu i rješavanje poslovnih problema telefonom. Ove radnje dolaze iz različitih područja, pa mozak vidi razlike i ne spaja sve zajedno.
• Puštajte muziku dok radite. Čudno, zvukovi vam pomažu da se bolje usredotočite i napunite energijom. Naravno, muzika bi trebala biti u temi - ne naprezati se, ne odvlačiti pažnju na sebe.
• Zabilježite rezultate. Odnosno, prenesite završene zadatke u mapu "dovršeno" - ovo disciplinira mozak. Možete vidjeti šta ste uradili za sat, dan, sedmicu, mjesec i koliko je ostalo do cilja.
• Povežite "podsjetnike". Gadgeti vam mogu pomoći u ličnoj efikasnosti. Planirajte koliko dugo ćete postaviti ovaj ili onaj zadatak i, što je najvažnije, izvršite svoj plan.
• Pokušajte djelovati dosljedno, odnosno radite zadatke jedan po jedan. Naravno, potrebno je raditi dvije stvari odjednom, ali sve je u redu umjereno. Pristupite rasipanju svojih mentalnih resursa sa stanovišta ekonomičnosti: ako ne morate naprezati i uključiti način rada za više zadataka, onda to ne biste trebali učiniti.
• Opustite se na različite načine. Produktivnost na poslu izravno je povezana s kvalitetom odmora. Možete "orati" 12 sati, doći kući i iscrpljeni pasti na krevet. A sutra nazad na posao. Ovaj način rada pogodan je za robote, ali osoba ima snažnu kreativnost, a produktivnost rada ovisi o tome kako se nakon toga odmara. Na primjer, za vikend možete ležati na kauču, zuriti u televizor ili otići u kazalište, muzej ili otići na piknik s prijateljima.

Multitasking je hirovito i prilično složeno svojstvo ljudske psihe. Ako ga ne možemo obuzdati kako bismo ga iskoristili za svoje dobro, onda će nas osedlati i istisnuti sve sokove. Zapamtite ovo!

Za i protiv

Razmotrite prednosti višezadaćnosti:

1. Uz pravilno planiranje, zaista se možete učinkovito nositi s više zadataka odjednom. Odnosno, radeći neke stvari, morate jasno razumjeti koje rezultate trebate postići.
2. Multitasking pomaže razvijanju mentalne fleksibilnosti i sposobnosti da više zadataka bude u fokusu. Ovo je dobar trener za mozak.
3. Sposobnost da radite nekoliko stvari istovremeno i to dobro radite pomaže brzo reagiranje na više sile, poboljšava strateško razmišljanje i viziju situacije. U nekim je nišama zaista korisno odmah obuhvatiti nekoliko područja, analizirati njihove izglede i tek onda donijeti odluke o svakom od njih.

Nedostaci višezadaćnosti:

1. Površinska obrada informacija. Kad ima puno stvari, mozak klizi po vrhovima, ne zalazeći u suštinu procesa. Takva osoba ima zajedničko mjesto u svim područjima, ali nije profesionalac ni u jednom od njih.
2. Verovatnoća grešaka je velika. S nedostatkom usredotočenosti na zadatak ili s učinkom prijenosa podataka s jednog zadatka na drugi, uvijek se čine greške. Pažnja operatera više mašina je raspršena, a to uveliko šteti rezultatu.
3. Umor se povećava. Pokušaj da se uhvati za sve odjednom zahtijeva puno energije, fizičke i mentalne. Čovjek se brže umara, a produktivnost teži nuli.
4. Planine nedovršenih poslova rastu. Nitko ne zabranjuje pokretanje 10-20 predmeta odjednom, ali ne biste trebali čekati da se završe jednako brzo. Od 10 započetih slučajeva, 1-2 zadatka se dovode do cilja, uz narušavanje svih rokova i ulaganje više puta više truda. Šta je sa ostatkom? Lažu i čekaju svoju sudbinu - godinama, decenijama.

Posljedice višezadaćnosti mogu biti izuzetno neugodne. Kognitivno opterećenje se povećava, odnosno morate potrošiti više mentalnih resursa na obradu protoka informacija. Produktivnost se smanjuje, korisnici više web lokacija često pogrešno procjenjuju svoje sposobnosti i podcjenjuju moć ometanja. Sposobnost koncentriranja na zadatak opada, višezadaćnost se ne cijeni u okruženju visokih tehnologija, naučnih istraživanja i drugim područjima sa složenim radnim algoritmima.

Više zadataka dovodi do sagorijevanja. Ljudi koji prakticiraju ovaj pristup narušavaju prirodne mehanizme motivacije i nagrade koji postoje u našem mozgu. Neuroznanost je pokazala da smanjenje gustoće sive tvari u prednjoj cingularnoj kori zbog stresa dovodi do gubitka radosti u razmišljanju.

Kombiniranje poslovanja može biti opasno po život i zdravlje. Na primjer, vozite automobil i pokušavate pregovarati s partnerom u isto vrijeme. Vjerovatnoća nesreće značajno se povećava.

Sažetak

Naučili smo šta je multitasking. Naučili smo kako raditi u ovom načinu rada, koje su prednosti i nedostaci obavljanja više stvari istovremeno. Višezadaćnost se može koristiti za vježbanje plastičnosti mozga, ali u radnom okruženju korisnije je razviti vještinu dosljednog obavljanja poslova. Što tiše idete, to ćete dalje ići!

"Ne mogu se rastrgati", vičemo s vremena na vrijeme, ali u srcu smo ponosni što vješto rješavamo nekoliko stvari istovremeno, poput Julija Cezara. Međutim, po prvi put riječ "multitasking" ili "multitasking" počela se koristiti šezdesetih godina XX. Stoljeća. u oblasti obrade podataka. Zadatak prevođenja ("zadatak") govori sam za sebe. Koncept je opisivao sposobnost računara da izvršava nekoliko zadataka istovremeno, ali tada se ovaj izraz počeo koristiti u psihologiji. Multitasking je preveden s engleskog kao "multitasking".

Računalna tehnologija i više zadataka

Međutim, u području obrade podataka i u području radne sposobnosti čovjeka, ovaj koncept je drugačiji. Prvi podrazumijeva da je multitasking način u kojem se obrađuje više od jednog zadatka, ali se ne izvode istovremeno, već jedan po jedan. Iluzija paralelnog izvršavanja zadataka stvara se zbog čestog prebacivanja centralnog procesora s jednog zadatka na drugi. Zadatak u prijevodu s engleskog, kako smo već saznali, je "zadatak" ili "zadatak".

Režim više zadataka

Psiholog Reginald Tapas samouvjereno je izjavio da je multitasking osjećaj svemoći. Psiholozi upoređuju osobu koja radi u višezadaćnom načinu rada sa slikom računarske osobe koja se ne boji nikakvih prepreka u životu. U suvremenom svijetu ljudi su već navikli čitati u pokretu, slati poruke za vrijeme vožnje, igrati igre i istovremeno razgovarati telefonom, obavljajući mnoge zadatke odjednom. Čini se da je sve ovo jednostavno i lako, ali samo zbog takvog "multitaskinga" prave se ozbiljne greške u dokumentaciji ili se događaju saobraćajne nesreće.

Zapravo, osoba, poput računara, radi u višezadaćnom načinu rada, mijenjajući se s jednog zadatka na drugi uvijek iznova, umjesto da izvršava nekoliko zadataka istovremeno.

Šta kaže nauka?

Istina, ljudski mozak jednostavno ne može obraditi više od dva složena zadatka istovremeno. Do ovog zaključka došli su naučnici sa Nacionalnog instituta za zdravstvena i medicinska istraživanja u Parizu. Eksperiment naučnika bio je dovoljno jednostavan: učesnici su izvršavali dva zadatka istovremeno, a profesori su posmatrali njihovu moždanu aktivnost. Za istraživanje je korišten funkcionalni skener za snimanje magnetskom rezonancom. Tijekom eksperimenta utvrđeno je da pri istovremenom obavljanju dva zadatka mozak aktivira dva frontalna režnja za rad. Budući da je minimalni program završen, sljedeći cilj s kojim su se sudionici suočili u višezadaćnom eksperimentu bio je izvođenje tri zadatka istovremeno. Međutim, eksperiment je bio neuspješan, ispitanici su stalno zaboravljali na jedan od tri zadatka i činili ozbiljne greške. Kao rezultat toga, naučnici su došli do zaključka da osoba može brzo i jasno prebacivati ​​između dvije stvari, ali mozak više nije u stanju povući više. Ova se činjenica objašnjava vrlo jednostavno: sve zato što imamo samo dva frontalna režnja koja se mogu koristiti u procesu moždane aktivnosti. Ali ipak, ko je radio više stvari istovremeno? Prvi koji svima padne na pamet je Julije Cezar.

Šta može biti rezultat stalnog prebacivanja?

Izvršne funkcije mozga odgovorne su za prebacivanje s jednog zadatka na drugi. Suština ovih funkcija je kontrola mentalne aktivnosti. Zahvaljujući tome, ljudi određuju kada, kako i kojim redoslijedom će izvršavati dodijeljene zadatke.

Kontrola misaonih procesa

Multitasking je izvršna kontrolna funkcija koja se odvija u dvije faze:

• U početku se donosi odluka o obavljanju određenog zadatka, a zatim se cilj mijenja u drugi zadatak.
• Zatim se aktivira nova uloga za više zadataka - ovo je prijelaz s pravila prethodnog zadatka na pravila novog.

Obično je potrebno nekoliko desetina sekunde za prebacivanje između ciljeva, ali ako se osoba prebacuje dovoljno često, mozak počinje raditi sporije. Vrijeme uključivanja se postupno povećava.

Naravno, osoba možda neće obratiti pažnju na ovaj spor posao, na primjer, pranje posuđa i istovremeno gledanje filma. Međutim, stvari postaju sasvim drugačije kada sigurnost igra važnu ulogu. Ko radi više stvari istovremeno? Na primjer, vozač koji vozi i govori telefonom: u kritičnim situacijama čak i djelić sekunde može postati odlučujući i dovesti do nepopravljivih događaja.

Nedostaci višezadaćnosti

Unatoč činjenici da mnogi poslovni ljudi, poslodavci, profesori hvale takozvani rad sa više zadataka, ova "velesila" ima svoje nedostatke. Zbog činjenice da se u načinu rada s više zadataka jednostavno brzo prebacujemo s jednog zadatka na drugi, mozak radi sporije, produktivnost se smanjuje. To je zato što moramo ponovno zapamtiti informacije koje se odnose na zadatak na koji se prebacujemo. Zato se mozak umara mnogo brže nego usredotočenim i koncentriranim radom na jednoj stvari.

Bez koncentracije i fokusa

Za one ljude koji se naviknu raditi u višezadaćnom načinu rada, fokusiranje na jedan zadatak postaje problem. U obične prosječne osobe, mozak zna zanemariti signale koji su nepotrebni za rješavanje zadatka i može se koncentrirati samo na jedan cilj. No, kada se razvije navika rada u višezadaćnom načinu rada i izvrši se mnogo zadataka odjednom, mozak se počinje zbunjivati ​​i ne razumije uvijek koje su informacije važne za rješavanje problema, a koje treba zanemariti.

Multitasking = nedostatak volje

Kad se mozak navikne na više zadataka, pažnja osobe se raspršuje, a procesi donošenja odluka, kritičko i racionalno razmišljanje usporavaju. Mozak se brzo umara, a snaga volje pada na nulu. U ovom slučaju, zbog pada volje, osoba je u padu, loše raspoložena. Ove negativne emocije lišavaju vas motivacije, pa kao rezultat toga sve raste poput grude snijega, preklapa se jedno s drugim, što dovodi do smanjenja snage volje.

Kako naučiti fokus i koncentraciju

Takva loša navika kao što je prskanje pažnje može se ispraviti, samo trebate slijediti sljedeća pravila:

• Najvažniji zadaci su ujutro. Steknite naviku da pravite listu obaveza za dan, za nedelju dana uveče. Najteži i najvažniji zadaci moraju se obaviti ujutro, tokom prvih sati radnog dana. U ovom slučaju ne morate brinuti da nećete stići na vrijeme ili iznevjeriti nekoga, sve će biti pod kontrolom.
• Riješite se svega što vam odvlači pažnju. Na primjer, ako ste veliki ljubitelj listanja vijesti na Facebooku ili Instagramu, bolje ih je isključiti dok radite. Društvene mreže i smiješni video zapisi samo ometaju, nikako ne pomažu.
• Naučite razmišljati strateški kako ne biste brkali važna pitanja sa hitnim. Samo sa strateškim razmišljanjem osoba može planirati ono što će omogućiti jasno razumijevanje koje zadatke treba odmah dovršiti, a koje ostaviti za kasnije. Samo fokusiranjem osoba može učiniti mnogo više nego ako svoju pažnju rasprši na nekoliko stvari istovremeno.
• Ne zaboravite da se odmorite! Naravno, naporan rad još nikome nije nanio štetu, ali ni ostatak nije otkazan. Napravite kratke pauze i ne zaboravite uzeti jedan dan sedmično za oporavak i naporniji rad. I naravno, najbolji način za opuštanje je punih osam sati sna.

Da biste bili produktivniji, morate minimizirati potrebu za više zadataka.

Kako biti produktivan

Da biste smanjili potrebu za radom u višezadaćnom načinu rada i povećali svoju produktivnost, trebali biste obratiti pažnju na sljedeće savjete:

• Najbolje mjesto za početak je spremanje. Još je gore ako jednu stvar ne završimo i odmah započnemo drugu. Ako počnete raditi na projektu bez pravih informacija i strategije, možda nećete završiti ono što ste započeli. Stoga, prije nego što krenete u novi, prethodno neistraženi zadatak, pažljivo proučite s čime morate raditi i sastavite akcijski plan.
• Nemojte dolaziti u iskušenje da započnete novi posao dok se prethodni ne zatvore. To će dovesti do velike zabune i minimalnih rezultata.
• Bez sistema prioriteta - nigdje. Svaki zaposlenik ima značajnu ulogu u cjelokupnom poslu i mora jasno razumjeti šta se od njega traži. Pravilno rasporedite prioritetni zadatak, dnevno ili nedeljno.

Naravno, nema ničeg lošeg u radu u više zadataka u nekim trenucima, ako je potrebno. Međutim, ne vrijedi dopustiti da multitasking osobe proguta svako područje života. Pogotovo kada radite na ozbiljnim projektima. Zamka višezadaćnosti još nije u potpunosti shvaćena.

Lažni multitasking

Američki psiholozi Sanbonmatsu i Strayer došli su do zaključka da postoji tip ljudi koji je sklon "lažnom obavljanju više zadataka". Odlikuju ih specifične karakteristike:

• Takvi ljudi ne mogu dugo zadržati pažnju na jednoj stvari.
• Ne podnose rutinski, ponavljajući posao.
• Oni neprestano traže nove senzacije i ne miruju.
• Često se ponašaju impulsivno, bez razmišljanja, teško im je i da se kontrolišu.

Ljudi koji su skloni lažnom obavljanju više zadataka vode se brzim nagradama ili odobrenjem. Ne uzimaju u obzir rizike koje posao može nositi. Ako ujutro pokušavate učiniti sve što je moguće i nemoguće, a do večeri otkrijete da polovicu zadataka treba odgoditi za sutra, višezadaćnost nije za vas. S jedne strane, takav rad u multitasking modu je primamljiv, ali s druge strane donosi kaos.

• Šta je višezadaćni način rada.
• Kako je lako naučiti raditi više zadataka.
• Kako biti produktivan s više zadataka.
• Koje su metode rada u multitasking modu.

Nedostatak vremena za izvršavanje različitih zadataka negativno utječe na efikasnost kompanije u cjelini, stoga je važno da menadžer može rad u multitasking modu.

Ovaj članak će vam pokazati kako naučiti raditi u višezadaćnom okruženju, koje metode koristiti za to, kao i pružiti uspješne primjere.

Šta je višezadaćni način rada

U 21. stoljeću uredski rad većine vođe izgleda ovako: otvorena kancelarija, veliki broj zaposlenih, buka telefona pregovori, 1C je otvoren na računaru, pretraživač s poštom i još 3-4 kartice, među kojima definitivno postoji društvena mreža ... Istovremeno, primate telefonske pozive od kolega ili klijenata, hitno morate poslati ugovora, odštampajte priručnik i ispunite izvještaj u Excelu.

To je poput igre u kojoj čim pokušate dovršiti jednu stvar, pojavljuje se nova. Stalno prebacivanje između zadataka povećava vrijeme potrebno za obavljanje čak i jednostavnog zadatka.

Ovu vrstu opterećenja današnji rukovoditelji nazivaju multitasking.

Godine 2014. naučnici sa Univerziteta u Sussexu proveli su istraživanje tokom kojeg su otkrili da oko 90% ljudi koristi dva multimedijska uređaja istovremeno.

Na primjer, prijenosno računalo i telefon za komunikaciju. Ovo je također odraz načina rada za više zadataka. Štoviše, prema ljudima, prema naučnicima, ne utječe baš najbolje.

Postoji smanjenje gustoće sive tvari u prednjoj kori velikog mozga. Ovo je upravo dio mozga koji je odgovoran za kognitivne procese.

Autorka istraživanja, Kapka Loch, primijetila je da takav način interakcije mijenja strukturu mišljenja kod ljudi. Međutim, utjecaj takvih promjena može biti i negativan i pozitivan. Na primjer, za ljude s kreativnim sposobnostima, brzo prebacivanje između ideja imalo je pozitivan učinak na implementaciju. projekti.

Kako nastaviti raditi tokom dana

Drevni grčki govornik i državnik Demosten, kako bi povećao svoju efikasnost, obrijao je dio kose na glavi. Bila je šteta izaći tako, pa je ostao kod kuće i potpuno se posvetio pisanju govora.

Kako čelnici velikih ruskih kompanija poboljšavaju svoju efikasnost? Saznajte više od 25 načina u članku časopisa "CEO".

Multitasking vs mono-tasking

Iste 2014. naučnici sa Univerziteta u Montrealu izveli su eksperiment u kojem su učestvovali stariji ljudi. Od njih se tražilo da riješe 2 problema, a omjer utrošenog vremena bio je prema Parretovom principu 20/80.

Ispitanici su 80% vremena provodili na jednom zadatku, a 20% na drugom. U isto vrijeme, njihova je moždana aktivnost zabilježena na MRI.

Naučnici su zabilježili pojačanu aktivnost mozga u području prednjeg prefrontalnog korteksa. To ukazuje na to da ako osoba stalno mora obavljati nekoliko zadataka, tada se njezin mozak najvjerojatnije počinje prilagođavati novim radnim uvjetima.

Ali mozak se ne prilagođava samo tako. Takva vježbati dovesti do razvoja novog načina razmišljanja i pristupa radu. Specijalistu s višesatnim rasporedom mnogo je teže koncentrirati se na jednu stvar. Što duže rade više zadataka, teže se koncentrirati.

Ovakav pristup dovodi do brojnih negativnih posljedica:

• Kršenje poslovne etike... Možete primijetiti kako se osoba u poslovnom razgovoru stalno odvlači od kolege, provjerava poštu, odgovara na telefonske pozive. Za sagovornika je to znak nedostatka interesa za dijalog. Dolazi do prekida kontakta, što doprinosi prekidu poslovni razgovori... Dovodi u pitanje profesionalnost stručnjaka.
• Problem pri izvršavanju važnih zadataka... Što se osoba više uvlači u obavljanje više zadataka, teže se koncentrira na određeni zadatak. Postaje teško filtrirati informacije i baviti se svakodnevnim aktivnostima.
• Emocionalno izgaranje... Konstantno stres od napornog rada s gomilanjem slučajeva izaziva proizvodnju hormona stresa. Ovaj hormon potiskuje aktivnost i ostavlja osjećaj potpune iscrpljenosti i umora u večernjim satima.

Uobičajena mudrost iskusnih rukovodilaca je da prebacivanje između aktivnosti smanjuje efikasnost, pa je bolje raditi u načinu rada s jednim zadatkom. Je li tako?

Psiholozi David Sanbonmatsu i David Strayer razvili su postulat mono-zadatka: bolje je usredotočiti se na jedan zadatak i dovršiti ga, a zatim prijeći na sljedeći. Dugoročnim istraživanjem utvrdili su da ljudi koji rade nekoliko stvari odjednom imaju pad IQ-a i produktivnosti pri rješavanju logičkih problema.

Psiholozi su također izveli koncept "lažnog multitaskinga", u kojem se primjećuju brojni simptomi:

• Teško se dugo fokusirati na jednu misao ili zadatak.
• Brz umor od rutinskog posla.
• Potražite nove senzacije.
• Impulzivne odluke.

Nedvosmislen odgovor istraživača na postavljeno pitanje je da je način rada sa jednim zadatkom efikasniji.

Ali šta ako se radni dan sastoji od velikog broja različitih zadataka?

Alternativni pogled na više zadataka

Alain Bludorn je u svojoj studiji otkrio da sposobnost rada u stanju više zadataka ovisi o predispoziciji osobe. Sam Bluedorn je nekoliko decenija vodio istraživanje, što govori o njegovom visok nivo koncentracije na jednoj stvari.

Studija je pokazala da postoje ljudi koji istovremeno obavljaju više zadataka i imaju tendenciju da rade nekoliko stvari odjednom, a to mogu učiniti efikasno.

Može se nazvati jedan od najsjajnijih primjera osobe sa više zadataka Ilona Mask, šef Tesle. Musk vodi nekoliko kompanija. Trenutno je uključen u projekte vezane za svemir, tuneliranje, automobile i energiju.

Da bi se osjećao ugodno u ovom načinu rada, Musk je razvio nekoliko pravila:

• Radni dan dijeli na kratke segmente, od kojih je svaki posvećen određenoj aktivnosti.
• Nema standardnu ​​pauzu za ručak. Ručak i večera između sastanaka.
• U tim bira samo one ljude s kojima postoji međuljudsko povjerenje.
• Ima jasnu dnevnu rutinu.

S ovim načinom višezadaćnosti, Musk uspješno pronalazi vrijeme za vašu porodicu.

Musk i sam kaže da je tajna u raznovrsnoj zabavi: s djecom putuje izvan grada, u svoje tvornice, pa čak i odlazi u šetnju sa šatorima.

Savet Elona Muska: loše kvalitete koje vode do uspeha

Časopis "Generalni direktor" govori koje negativne kvalitete paradoksalno vode menadžera do uspjeha i pomažu u izgradnji posla.

Multitasking: Zeigarnikov efekat

Godine 1927. doktor psiholoških nauka Bluma Zeigarnik izveo je eksperiment. Uključivali su učesnike iz različitih starosnih grupa. Svaki od sudionika je zamoljen da riješi 20 problema različitih vrsta (od matematičkih do apstraktnih).

Učesnike su povremeno prekidali kad su bili na maksimumu fokusiran o odluci. Ovaj pristup oponašao je okruženje za više zadataka.

Prema povratnim informacijama učesnika, Zeigarnik je utvrdio da se nezavršeni poslovi pamte 90% bolje od onih koji su završeni.

Zaključeno je da otvaranje novih predmeta s nedovršenim poslovima nije tako strašno. Štoviše, ako su važni i trebaju se pohraniti u memoriju, prekid može tome pridonijeti.

ABVGD metoda za više zadataka

Poznati stručnjak za upravljanje vremenom Brian Tracy predlaže korištenje metode ABVGD i daje niz osnovnih preporuka:

• Ne otvarajte više radnih datoteka ili kartica u pregledniku odjednom. Preporučuje se da ostanete otvoreni samo oni u kojima ćete trenutno raditi.
• Radni dan treba planirati po satu. Slučajevi su podijeljeni na male, a za njih je planirano određeno vrijeme.

Anketa među 2.147 menadžera koji imaju podređene zaposlenike.
Statistika istraživačke službe by HeadHunter.

• Sačuvajte važne informacije na fleš karticu ili drugi medij za skladištenje... Veliko preopterećenje mozga dovodi do gubitka nekih informacija iz operativne memorije. Ako vam iznenada zatrebaju informacije na važnom sastanku, imat ćete pouzdanog pomoćnika u obliku flash kartice nadohvat ruke.
• Prije nego započnete novi posao, vrijedno je odmoriti mozak.... Na primjer, šetnja uredom ili ručak u kafiću.

Da bi se razumjelo koje mjesto zadatak zauzima u ocjeni, koriste se oznake slova:

• ALI- najvažnije, ako se ne ispune, imat će ozbiljne posljedice po radne aktivnosti (hitan sastanak s generalnim direktorom, sastanak s velikim klijentom po prethodnom dogovoru, godišnji izvještaj poreznoj upravi).
• B- važne stvari koje utiču na rezultat rada, ali se mogu premjestiti za neko drugo vrijeme (trenutni rad u odjelu, zakazani pozivi klijentima ili kolegama).
• IN- ne možete to učiniti, ne utičite na posao na bilo koji način (pijte kafu, razgovarajte sa kolegama za ručkom).
• G- može se delegirati zaposlenima (zakazati termin sa klijentom, pripremiti analitiku za izvještaj).
• D- ove zadatke treba zanemariti (komunikacija na društvenim mrežama tokom radnog vremena).

Kako raditi sa ABVGD listom obaveza

Početkom sedmice morate rasporediti slučajeve u grupe iz algoritma. Često se dešava da u jednoj grupi postoji više zadataka. To znači da su svi oni važni i da ih treba odmah riješiti.

Da biste ih isplanirali, pogledajte koji dan u sedmici ćete obavljati posao. Ako važne stvari spadaju u plan u okviru jednog dana, izgradite među njima prioritet ili ih podijelite u jednake vremenske periode. Tako možete napredovati tokom dana za svaku od aktivnosti.

Prema ovoj shemi, količina posla raspoređena je na dan, mjesec, tromjesečje ili duže. Istovremeno, postojaće stalni napredak u aktivnostima, jer su važni zadaci koji se obavljaju. Ako ostane vremena, okrećemo se malim stvarima i rutini.

FinExecutive Rusija sajt 2020-03-23

Multitasking: stvarnost ili mit?

Neki poslodavci vjeruju da idealan zaposlenik učinkovito obavlja svoje dužnosti na poslu, čak i kada obavlja više zadataka. Stoga, pri pisanju životopisa, tražitelji posla sve češće spominju ovu kvalitetu među svojim prednostima. Međutim, zapamtite da zauzet raspored i ubrzani tempo života ne samo da mogu smanjiti osobnu produktivnost i negativno utjecati na vašu karijeru, već i nanijeti ozbiljnu štetu vašem zdravlju.

Još kao djetetu govore nam da, kako bismo sve obavili na vrijeme, moramo na vrijeme početi sa zadacima. No problem je u tome što ih jednostavno zaboravljamo ili ih guramo u stranu zbog važnijih stvari po našem mišljenju.

Radni dan odgovornog zaposlenika najčešće se sastoji od:

• Događaji teško kodirani u kalendaru

Takvi događaji imaju tačno vrijeme početka i završetka, na primjer, sastanci, pregovori, prezentacije, podučavanje, intervjui itd.

• Rutinsko

To su svakodnevni zadaci koji se mogu izvoditi istovremeno i paralelno. Njihov broj nije konstantan, a tačno vrijeme početka i završetka rada na njima nije poznato. To može biti: donošenje odluka o dnevnim zadacima, savjetovanje podređenih po hitnim pitanjima, priprema dnevnih izvještaja, raščlanjivanje pošte itd.

U procesu rada, odgovorni zaposlenik, suočen s potrebom da organizira svoje radno vrijeme i vrijeme svojih podređenih, najčešće pribjegava pomoći kalendarima i sistemima vezanim za postavljanje zadataka. Ali u praksi ti alati ne mogu uvijek dati željeni rezultat.

Dakle, kalendari pomažu uzeti u obzir vrijeme samo onih događaja u kojima je zaposlenik 100%. Međutim, takav alat ne funkcionira pri obavljanju svakodnevnih rutinskih poslova, kada posao ne zahtijeva puno zaposlenje zaposlenika, ili kada je vrijeme dodijeljeno malim dijelovima za obavljanje više zadataka odjednom.

Klasični sistemi za automatizaciju, nazvani "tragači zadataka", omogućuju vam da pratite ciljne datume izvršavanja zadataka. No, zaposlenik ipak mora imati na umu kada bi trebao početi obavljati određeni zadatak. Ako zaposlenik radi u teškom načinu rada s više zadataka, tada se zadatak možda neće pokrenuti, čak ni ako je procijenjeni datum početka prošao. Pojavljuje se takozvani studentski sindrom i povećava se rizik od neizvršenja zadataka na vrijeme.

Obično s ovim načinom rada postoje dva glavna problema u kojima gornji alati ne mogu pomoći:

• poteškoće u utvrđivanju važnosti zadatka u vrijeme prijema i njegovog prioriteta u odnosu na druge zadatke;
• greška u određivanju postotka stvarnog opterećenja zaposlenika u vrijeme donošenja odluke o preuzimanju zadatka za rad.

U potrazi za optimalnim rješenjem, kompanija "Prvi obrazac" razvila je novi mehanizam za svoj automatizirani sistem koji vam omogućuje da izbjegnete studentski sindrom, zaobiđete nemogućnost rada s nestrukturiranim vremenom i objektivno procijenite stvarnu zaposlenost zaposlenih.

Njegov rad temelji se na kombinaciji dviju metoda: volumen-kalendara i dnevnog planiranja.

1. Metoda volumetrijskog kalendara

U ovoj metodi jedna vrijednost označava broj radnih sati (dana, minuta) koje treba utrošiti na obavljanje posla u intervalu njegovog trajanja, odnosno, navedeni sati rada mogu se potrošiti u bilo koje vrijeme, u razdoblju od početak radova do njegovog završetka ...

2. Dnevni plan

Metoda vam omogućava da odredite određeni dan (datum) tokom kojeg će se provoditi radni sati. Istovremeno, jednom zadatku se može dodijeliti nekoliko vrijednosti za različite datume. Metoda vam omogućuje unos planiranih i stvarnih troškova rada.

Obje metode se mogu koristiti istovremeno.

Procjena troškova rada metodom količinskog kalendara može se izvršiti na dva načina:

• korisnik može dobiti procjenu izvana; na primjer, supervizor izdvaja ukupan broj sati za izvršavanje zadatka;
• korisnik sam unosi svoje planirane troškove rada u bilo koje vremenske jedinice; u isto vrijeme, postoji mogućnost prihvaćanja unesenog vremena od vašeg menadžera ili specijaliziranog stručnjaka.

Nakon toga, "Prvi obrazac" automatski distribuira veličinu plana rasporeda svezaka za pojedine dane u vremenskom intervalu između datuma početka i datuma planiranog završetka zadatka. Tako se dobivaju vrijednosti dnevnog plana: broj planiranih radnih sati za svaki dan.

Ugrađeni algoritam raspoređuje sate prema pravilu "ranog početka", kada maksimalno radno vrijeme pada na početak radnog perioda. To vam omogućuje da se odmah riješite studentskog sindroma i smanjite rizik od nedospjelih zadataka.

Naravno, automatizacija možda ne zna neke detalje i karakteristike obavljenog posla. Stoga programeri, umjesto da poboljšavaju i kompliciraju sistem, pružaju korisniku mogućnost da sam prilagodi plan koji je sam sistem predložio i ručno doda raspored sati po danu:

Dakle, postoji prijelaz s unosa ukupnog broja sati za zadatak na dnevnu raspodjelu.

Na osnovu primljenih podataka sistem se gradi evidencija o vremenu zaposlenog. U ovom prikazu možete vidjeti koje zadatke i u kojoj količini izvođač treba angažirati tokom svakog dana, tako da se cijeli iznos potrebnog posla završi na vrijeme za svaki od zadataka.

U ovom sučelju korisnik, promatrajući svo očekivano radno opterećenje za svaki dan, može promijeniti raspored svog rada, tj. prebaci planirano radno vrijeme sa jednog datuma na drugi. To omogućava zaposleniku da sebi osigura najudobnije, čak i radno opterećenje, bez utjecaja na rokove za izvršavanje zadataka.

Ako je dnevna distribucija izvršena bilo kojom metodom (automatski ili ručno, iz oblika zasebnog zadatka ili kroz vremenski list), tada u "prvom obliku" dnevni red- Agenda.

Dnevni red govori zaposleniku za koje zadatke i koliko bi trebao rasporediti svoje radno vrijeme. Uključuje i statičke zadatke iz radnog kalendara i zadatke za koje je vrijeme dodijeljeno metodom dnevnog rasporeda.

I Agenda, i Tabelarni pregled ne daju jasnu raspodjelu vremena početka i završetka zadataka tokom radnog dana. No, s druge strane, omogućuju zaposleniku da vidi dnevni plan rada za svaki od zadataka i učinkovito planira svoj dan i sedmicu. Zaposlenik koji svakodnevno koristi Agendu oslobođen je rizika da zadatak ne izvrši na vrijeme - samo treba potrošiti svoje vrijeme na posao koji preporučuje sistem.

Druga važna karakteristika "Prvog obrasca" je korištenje dnevnih troškova rada pri izradi izvještaja o planiranom opterećenju izvođača. Temeljna razlika je u tome što ovi izvještaji uzimaju u obzir individualne karakteristike izvršavanja svakog od zadataka, te kako je točno zaposlenik rasporedio svoje radno vrijeme tokom cijelog njegovog trajanja.

Rukovodilac koji analizira plan rada odjela može biti siguran: ako u radnom listu zaposlenika ima slobodnih sati, tada se oni mogu upotrijebiti za dovršetak novo unesenog zadatka, dok na sve ostale poslove neće utjecati i bit će dovršeni na vrijeme .

Dodatne informacije na web stranici kompanije "Pervaya Forma"

Affiliate material