Habilidad de multitareas. ¿Cómo trabajar en un entorno multitarea? Automatizar tareas

Cuando se creó el primer sistema operativo de IBM a principios de los años 60 del siglo pasado, los usuarios quedaron impresionados por la capacidad de la computadora para realizar varias funciones al mismo tiempo. Es decir, el procesador cambia fácilmente de una tarea a otra, llevándolos gradualmente a su conclusión lógica. Impresionados por este efecto, intentaron trasladar la multitarea al ámbito de la actividad humana. Entonces parecía que la capacidad de realizar varias tareas al mismo tiempo es una habilidad muy útil, dominando la cual se puede multiplicar la eficiencia en el trabajo mientras se ahorra mucho tiempo. ¿Es realmente? Vamos a averiguarlo.

¿Qué es la multitarea?

Comencemos con una definición. La multitarea es la habilidad, habilidad, habilidad para realizar varios procesos al mismo tiempo, cambiando de una tarea a otra. Inicialmente, el término se usó puramente en el entorno de programación, pero gradualmente migró a la producción y al ámbito de la actividad humana.

Lo más probable es que hayas oído hablar más de una vez de las extraordinarias habilidades de Caesar para hacer dos o más cosas al mismo tiempo. Inspirado por tal "hazaña", "empujó" su celo al hacer una cosa al otro lado del estante y trató de cambiar de una tarea a otra, luego a una tercera, y así sucesivamente. Solo un poquito y ¿cuál es el resultado?

Y a la salida, recibió varias tareas iniciadas y ninguna completada. Además de eso, está completamente confundido acerca de qué tarea completar primero y cuál posponer para el final. Y, lo más importante, ha desperdiciado el tiempo y los recursos de su cerebro. La motivación está en cero, un montón de tareas sin terminar ha crecido hasta el cielo. Como resultado, eficiencia negativa y situación estresante. Ha llegado.

La capacidad de realizar múltiples tareas no es una habilidad tan útil y valiosa como parece a primera vista. Las investigaciones muestran que la multitarea daña la capacidad de trabajo de una persona. Afortunadamente, no somos robots, por lo que nuestra productividad depende en gran medida de la capacidad de concentrarnos en una tarea. Realizamos la cadena de asuntos de forma secuencial, completando una y procediendo a otra. A medida que se alcanzan los objetivos, aumenta la motivación y el deseo de lograr un gran éxito, se ahorra tiempo. Parecería que al lidiar con dos cosas a la vez, el tiempo para completar las tareas debería reducirse a la mitad. Pero en realidad, requerirá el doble de esfuerzo y se reducirán las posibilidades de completarlo con éxito.

Por ejemplo, debe colocar 10 platos en la mesa, regar las flores en el alféizar de la ventana en 10 jarrones y enviar 10 SMS de invitación. Intentemos activar el modo multitarea; esto significa que hacemos todo a la vez, saltando de una tarea a otra. Puse 3 platos, corrí a regar 3 floreros, y luego o simultáneamente con el riego enviamos 3 SMS. Regresamos a los platos, seguidos por los jarrones, y nuevamente los mensajes. Y así en un círculo. Tareas simples, pero hacerlas todas a la vez te cansarán más y pasarás más tiempo. Al mismo tiempo, en medio de toda la acción, se activarán los efectos secundarios de la multitarea: en lugar de enviar un SMS, usted, por alguna razón, vierte agua en su teléfono o coloca un plato en el alféizar de la ventana, y no en la mesa.

Ahora haga las mismas tareas simples en secuencia: primero los platos, luego el riego y finalmente el envío de mensajes. Te sorprenderás, ¡y las cosas van más rápido y el cerebro está completo!

Compliquemos la carga, o más bien acerquémosla a la realidad. Por ejemplo, estás escribiendo un informe o una presentación y al mismo tiempo verificas si hay nuevos mensajes en tus compañeros de clase o VK, respondiendo a SMS o solicitudes de ayuda de tus compañeros sobre un asunto "urgente". En el 99% de los casos, trabajando en un modo tan multitarea, notará que el tiempo se ha ido volando en una dirección desconocida, el espíritu de trabajo ha desaparecido y solo se realiza el 10-15% del trabajo principal. Conclusión impactante: cuanto más distraído está, más difícil se vuelve concentrarse en el trabajo. Los gadgets, las cuentas de redes sociales, los correos electrónicos y más son pérdidas de tiempo y esfuerzo que podría invertir en una causa útil.

Exageramos enormemente la importancia de la comunicación; esta idea parece tan obsoleta en nuestra era. Pero, si planea completar la tarea de la manera más eficiente y rápida posible, apague todos los irritantes. Esto le ayudará a concentrarse en la tarea que tiene entre manos.

¿Cómo trabajar en este modo?

El modo multitarea en el trabajo es una combinación de las siguientes cualidades: pensamiento analítico, enfoque de sistemas, alta organización. Los requisitos no son los más sencillos, pero para desarrollarlos recomendamos seguir las siguientes recomendaciones:

• Planifique el negocio para el día, la semana y el mes que viene. Incluso puede resultar útil prescribir tareas durante 1 a 2 horas para completarlas de forma clara y puntual. Sin embargo, no hagas un plan poco realista: esta es una de las formas "complicadas" de posponer las cosas. La lista de tareas debe motivar a las personas a lograr tareas específicas, los objetivos intermedios deben poder alcanzarse en 1 o 2 iteraciones y el cerebro no debe estar sobrecargado con información innecesaria. Otra ventaja de un plan real es que te resultará más fácil motivarte para completar una tarea sencilla.
• Distribuya las tareas según su importancia. Empiece las cosas más importantes por la mañana. ¿Recuerda el principio de 20 por 80? Primero, haz lo que te acerque a tu objetivo. Piense como un estratega. Utilice las técnicas ya probadas de Brian Tracy "ABVGD", Dwight Eisenhower "Matrix" y, por ejemplo, lea sobre el efecto Bluma Zeigarnik.
• Repetir el trabajo. ¿Qué significa multitarea en el sentido "correcto" de este término? Es posible que tenga varias cosas que hacer en un período de tiempo específico. Si te abalanzas sobre todo a la vez, no lograrás lo que deseas. Además, consiga estrés y depresión. Para resolver con eficacia, céntrese en cada tarea. Por ejemplo, considere el método simple de Francesco Cirillo llamado "trabajar con tomates". Es decir, sabe que puede trabajar productivamente en una tarea durante 45 minutos, pero luego necesita de 10 a 15 descansos. Tome un temporizador y establezca un período de tres cuartos de hora. En este momento, sumérjase completamente en la ejecución del caso. Cuando escuche la señal, descanse. Tómate un café, chatea en las redes sociales, revisa tu correo electrónico. En una palabra, haz lo que quieras. Después de descansar, vuelva a iniciar el temporizador y haga el trabajo. Descansar el cerebro después de un régimen de concentración es beneficioso: aumenta la eficiencia en períodos de tiempo posteriores.
• No se distraiga mientras trabaja. Apague todas las distracciones mientras se concentra en una tarea: redes sociales, notificaciones telefónicas y correo electrónico. Todos estos son devoradores de tiempo. Reserve ciertas horas para consultar el correo electrónico, ver cuentas y más. No es necesario hojear el feed de las redes sociales cada 10 minutos en busca de nuevos mensajes.
• Genere actividades y proyectos similares en diferentes momentos. A nuestro cerebro le encanta simplificar todo y agrupar muchas de las mismas cosas en un solo montón. Por eso, estando en su sano juicio y brillante memoria, ponemos un hervidor eléctrico en una estufa de gas, aplicamos pasta de dientes en lugar de crema en la piel y hacemos otras estupideces. Por ejemplo, puede combinar dos cosas de manera bastante productiva: comprar en un megamercado y resolver problemas comerciales por teléfono. Estas acciones son de diferentes áreas, por lo que el cerebro ve las diferencias y no agrupa todo.
• Reproduce música mientras trabajas. Curiosamente, los sonidos te ayudan a concentrarte mejor y a tener más energía. Por supuesto, la música debe estar en el tema, no para esforzarse, no para distraer la atención.
• Registre los resultados. Es decir, transfiera las tareas completadas a la carpeta "completadas", esto disciplina el cerebro. Puedes ver lo que has hecho en una hora, un día, una semana, un mes y cuánto te queda hasta la meta.
• Conecte "recordatorios". Los gadgets pueden ayudarlo en la eficiencia personal. Planifique durante cuánto tiempo establecerá esta o aquella tarea y, lo más importante, lleve a cabo su plan.
• Intenta actuar de forma coherente, es decir, haz las tareas una a una. Por supuesto, es necesario hacer dos cosas a la vez, pero todo está bien con moderación. Aborde el desperdicio de sus recursos mentales desde el punto de vista de la economía: si no necesita esforzarse y activar el modo multitarea, entonces no debe hacerlo.
• Relájese de diversas formas. La productividad en el trabajo está directamente relacionada con la calidad del descanso. Puede "arar" durante 12 horas, volver a casa y caer exhausto en la cama. Y mañana de vuelta al trabajo. Este modo es adecuado para robots, pero una persona tiene una gran creatividad y la productividad del trabajo depende de cómo descanse después de él. Por ejemplo, puede acostarse en el sofá durante el fin de semana, mirar la televisión, ir al teatro, al museo o ir de picnic con amigos.

La multitarea es una propiedad caprichosa y bastante compleja de la psique humana. Si no podemos frenarlo para usarlo para nuestro propio bien, entonces nos ensillará y exprimirá todos los jugos. ¡Recuerda esto!

Pros y contras

Considere los beneficios de la multitarea:

1. Con una planificación adecuada, es posible abordar de forma eficaz varias tareas simultáneamente. Es decir, al hacer las cosas, debe comprender claramente qué resultados debe lograr.
2. La multitarea ayuda a desarrollar la flexibilidad mental y la capacidad de mantener múltiples tareas enfocadas. Este es un buen entrenador cerebral.
3. La capacidad de hacer varias cosas al mismo tiempo y hacerlo bien ayuda a responder rápidamente a circunstancias de fuerza mayor, mejora el pensamiento estratégico y la visión de la situación. En algunos nichos, es realmente útil cubrir de forma inmediata varias áreas al mismo tiempo, analizar sus prospectos y solo entonces tomar decisiones sobre cada una de ellas.

Contras de la multitarea:

1. Procesamiento superficial de información. Cuando hay muchas cosas, el cerebro se desliza por encima sin ahondar en la esencia de los procesos. Una persona así tiene en común todas las áreas, pero no es un profesional en ninguna de ellas.
2. La probabilidad de errores es alta. Con un enfoque insuficiente en una tarea o con el efecto de transferir datos de una tarea a otra, invariablemente se cometen errores. La atención del operador de varias máquinas está dispersa y esto perjudica enormemente el resultado.
3. Aumenta la fatiga. Tratar de aferrarse a todo a la vez requiere mucha energía, tanto física como mental. Una persona se cansa más rápido y la productividad tiende a cero.
4. Crecen montañas de asuntos pendientes. Nadie le prohíbe iniciar de 10 a 20 casos a la vez, pero no debe esperar a que se completen con la misma rapidez. De los 10 casos iniciados, se llevan 1-2 tareas a la línea de meta, mientras se rompen todos los plazos y se gastan muchas veces más esfuerzo. ¿Qué pasa con el resto? Mienten y esperan su destino, durante años, décadas.

Las consecuencias de la multitarea pueden ser extremadamente desagradables. La carga cognitiva aumenta, es decir, hay que gastar más recursos mentales en procesar el flujo de información. La productividad está disminuyendo, los usuarios de múltiples trabajos a menudo juzgan mal sus capacidades y subestiman el poder de las distracciones. La capacidad para concentrarse en la tarea disminuye, la multitarea no se aprecia en el entorno de las altas tecnologías, la investigación científica y otras áreas con algoritmos de trabajo complejos.

La multitarea conduce al agotamiento. Las personas que practican este enfoque alteran los mecanismos naturales de motivación y recompensa que existen en nuestro cerebro. La neurociencia ha demostrado que una disminución en la densidad de la materia gris en la corteza cingulada anterior debido al estrés conduce a una pérdida de alegría al pensar.

Combinar negocios puede ser peligroso para la vida y la salud. Por ejemplo, está conduciendo un automóvil y tratando de negociar con un socio al mismo tiempo. La probabilidad de un accidente aumenta significativamente.

Resumen

Aprendimos qué es la multitarea. Aprendimos a trabajar en este modo, cuáles son los pros y los contras de hacer varias cosas al mismo tiempo. La multitarea se puede utilizar para entrenar la plasticidad del cerebro, pero en el entorno laboral, es más útil desarrollar la habilidad de hacer las cosas de manera consistente. ¡Cuanto más silencioso vayas, más lejos llegarás!

“No puedo romper”, gritamos de vez en cuando, pero en nuestro corazón estamos orgullosos de manejar con habilidad varias cosas al mismo tiempo, como Julio César. Sin embargo, por primera vez la palabra "multitarea", o "multitarea", comenzó a usarse en los años sesenta del siglo XX. en el campo del procesamiento de datos. La tarea de traducción ("tarea") habla por sí sola. El concepto describía la capacidad de una computadora para realizar varias tareas simultáneamente, pero luego este término comenzó a usarse en psicología. Multitarea se traduce del inglés como "multitarea".

Multitarea y tecnología informática

Sin embargo, en el campo del procesamiento de datos y en el campo de la capacidad de trabajo humana, este concepto es diferente. El primero implica que la multitarea es un modo en el que se está procesando más de una tarea, pero no se realizan simultáneamente, sino una a una. La ilusión de ejecución paralela de tareas se crea debido al cambio frecuente del procesador central de una tarea a otra. La tarea en la traducción del inglés, como ya hemos descubierto, es "tarea" o "tarea".

Modo multitarea

El psicólogo Reginald Tapas afirmó con seguridad que la multitarea es una sensación de omnipotencia. Los psicólogos comparan a una persona que trabaja en modo multitarea con la imagen de una persona que trabaja en una computadora que no teme a ningún obstáculo en la vida. En el mundo moderno, las personas ya están acostumbradas a leer sobre la marcha, enviar mensajes mientras conducen, jugar juegos y simultáneamente hablar por teléfono, realizando muchas tareas a la vez. Todo esto, al parecer, es simple y fácil, pero solo por esa "multitarea" se cometen errores graves en la documentación o se producen accidentes de coche.

De hecho, una persona, como una computadora, trabaja en modo multitarea, cambiando de una tarea a otra una y otra vez, en lugar de realizar varias tareas al mismo tiempo.

¿Qué dice la ciencia?

En verdad, el cerebro humano simplemente no puede procesar más de dos tareas complejas al mismo tiempo. A esta conclusión llegaron científicos del Instituto Nacional de Salud e Investigación Médica de París. El experimento de los científicos fue bastante simple: los participantes realizaron dos tareas al mismo tiempo y los profesores observaron su actividad cerebral. Para el estudio se utilizó un escáner de imágenes por resonancia magnética funcional. Durante el experimento, se encontró que al realizar simultáneamente dos tareas a la vez, el cerebro activa dos lóbulos frontales para trabajar. Desde que se completó el programa mínimo, el siguiente objetivo que enfrentaron los participantes en el experimento multitarea fue realizar tres tareas simultáneamente. Sin embargo, el experimento no tuvo éxito, los sujetos se olvidaron constantemente de una de las tres tareas y cometieron graves errores. Como resultado, los científicos llegaron a la conclusión de que una persona puede cambiar entre dos cosas de forma rápida y clara, pero el cerebro ya no puede tirar más. Este hecho se explica de manera bastante simple: todo porque solo tenemos dos lóbulos frontales que pueden usarse en el proceso de actividad cerebral. Pero aún así, ¿quién hizo varias cosas al mismo tiempo? El primero que viene a la mente de todos es Julio César.

¿Cuál puede ser el resultado de un cambio constante?

Las funciones ejecutivas del cerebro son responsables de cambiar de una tarea a otra. La esencia de estas funciones es controlar la actividad mental. Gracias a esto, las personas determinan cuándo, cómo y en qué secuencia realizar las tareas asignadas.

Controlar los procesos de pensamiento

La multitarea es una función de control ejecutivo que se lleva a cabo en dos etapas:

• Inicialmente, se toma la decisión de realizar una tarea específica, luego el objetivo se cambia a otra tarea.
• A continuación, se activa un nuevo rol multitarea: esta es la transición de las reglas de la tarea anterior a las reglas de la nueva.

Por lo general, se necesitan unas pocas décimas de segundo para cambiar de objetivo, pero si una persona cambia con suficiente frecuencia, el cerebro comienza a funcionar más lento. El tiempo de conmutación aumenta gradualmente.

Naturalmente, una persona puede no prestar atención a este trabajo lento, si, por ejemplo, lava los platos y mira una película al mismo tiempo. Sin embargo, las cosas toman un giro muy diferente cuando la seguridad juega un papel importante. ¿Quién hace varias cosas al mismo tiempo? Por ejemplo, un conductor que conduce y habla por teléfono: en situaciones críticas, incluso una fracción de segundo puede volverse decisiva y conducir a eventos irreparables.

Desventajas de la multitarea

A pesar de que muchos empresarios, empresarios, profesores elogian el llamado trabajo multitarea, esta "superpotencia" tiene sus inconvenientes. Debido al hecho de que en el modo multitarea simplemente cambiamos rápidamente de una tarea a otra, el cerebro trabaja más lento, la productividad disminuye. Esto se debe a que tenemos que recordar la información que se relaciona con la tarea a la que estamos cambiando. Es por eso que el cerebro se cansa mucho más rápido que con el trabajo enfocado y concentrado en una sola cosa.

Sin concentración y enfoque

Para aquellas personas que se acostumbran a trabajar en modo multitarea, concentrarse en una tarea se convierte en un problema. En una persona común y corriente, el cerebro sabe cómo ignorar las señales que son innecesarias para resolver una tarea y puede concentrarse únicamente en un objetivo. Pero, cuando se desarrolla el hábito de trabajar en modo multitarea y se realizan muchas tareas a la vez, el cerebro comienza a confundirse y no siempre comprende qué información es importante para resolver el problema y cuál debe ignorarse.

Multitarea = falta de fuerza de voluntad

Cuando el cerebro se acostumbra a la multitarea, la atención de una persona se dispersa y los procesos de toma de decisiones, el pensamiento crítico y racional se ralentizan. El cerebro se cansa rápidamente y la fuerza de voluntad llega a cero. En este caso, debido a una disminución de la fuerza de voluntad, una persona está en declive, de mal humor. Estas emociones negativas lo privan de motivación, como resultado, todo crece como una bola de nieve, se superpone entre sí, lo que conduce a una disminución de la fuerza de voluntad.

Cómo aprender a enfocarse y concentrarse

Un hábito tan malo como rociar atención se puede corregir, solo debe seguir las siguientes reglas:

• Las tareas más importantes son por la mañana. Adquiera el hábito de hacer una lista de tareas para el día, durante una semana por la noche. Las tareas más difíciles e importantes deben realizarse por la mañana, durante las primeras horas de la jornada laboral. En este caso, no tienes que preocuparte de no llegar a tiempo o decepcionar a alguien, todo estará bajo control.
• Deshazte de todo lo que te distraiga. Por ejemplo, si eres un gran fanático de hojear las noticias en Facebook o Instagram, entonces es mejor apagarlas mientras trabajas. Las redes sociales y los videos divertidos solo se interponen en el camino, no ayudan de ninguna manera.
• Aprenda a pensar estratégicamente para no confundir los asuntos importantes con los urgentes. Solo con el pensamiento estratégico una persona puede planificar lo que le permitirá comprender claramente qué tareas deben completarse de inmediato y cuáles deben dejarse para más adelante. Solo concentrándose, una persona puede hacer mucho más que si concentra su atención en varias cosas al mismo tiempo.
• ¡No olvides descansar! Por supuesto, el trabajo duro aún no ha perjudicado a nadie, pero el resto tampoco se ha cancelado. Tome descansos cortos y recuerde tomarse un día libre a la semana para recuperarse y trabajar más duro. Y, por supuesto, la mejor manera de relajarse es dormir ocho horas completas.

Para ser más productivo, debe minimizar la necesidad de realizar múltiples tareas.

Cómo ser productivo

Para reducir la necesidad de trabajar en modo multitarea y aumentar su productividad, debe prestar atención a los siguientes consejos:

• El mejor lugar para comenzar es prepararse. Es incluso peor si no terminamos una cosa e inmediatamente comenzamos otra. Si comienza a trabajar en un proyecto sin la información y la estrategia adecuadas, es posible que no termine lo que comenzó. Por lo tanto, antes de embarcarse en una nueva tarea previamente inexplorada, estudie detenidamente con qué tiene que trabajar y elabore un plan de acción.
• No se sienta tentado a iniciar nuevos negocios hasta que se cierren los anteriores. Esto generará mucha confusión y resultados mínimos.
• Sin un sistema de prioridades, en ninguna parte. Cada empleado tiene un papel importante en el trabajo general y debe comprender claramente lo que se requiere de él. Asignar la tarea prioritaria de forma correcta y diaria o semanal.

Por supuesto, no hay nada de malo en trabajar en modo multitarea en algunos momentos, si es necesario. Sin embargo, no vale la pena permitir que la multitarea de una persona se trague todas las áreas de la vida. Especialmente cuando se trabaja en proyectos serios. La trampa de la multitarea aún no se comprende completamente.

Falsa multitarea

Los psicólogos estadounidenses Sanbonmatsu y Strayer llegaron a la conclusión de que existe un tipo de personas propensas a la "falsa multitarea". Se caracterizan por características específicas:

• Estas personas no pueden mantener su atención en una cosa durante mucho tiempo.
• No soportan el trabajo rutinario y repetitivo.
• Buscan constantemente nuevas sensaciones y no se quedan quietos.
• A menudo actúan de forma impulsiva, sin pensar, también les resulta difícil controlarse.

Las personas propensas a realizar falsas tareas múltiples se guían por recompensas rápidas o aprobación. No tienen en cuenta los riesgos que puede conllevar el trabajo. Si por la mañana está tratando de hacer todo lo posible e imposible, y por la noche descubre que la mitad de las tareas deben reprogramarse para mañana, la multitarea no es para usted. Por un lado, ese trabajo en modo multitarea es tentador, pero por otro lado, trae caos.

• Qué es el modo multitarea.
• Qué fácil es aprender a realizar múltiples tareas.
• Cómo ser productivo con la multitarea.
• ¿Cuáles son los métodos de trabajo en modo multitarea?

La falta de tiempo para completar diversas tareas afecta negativamente la eficiencia de la empresa en su conjunto, por lo que es importante que un gerente pueda trabajar en modo multitarea.

Este artículo le mostrará cómo aprender a trabajar en un entorno multitarea, qué métodos usar para esto, y le proporcionará ejemplos exitosos.

Que es el modo multitarea

En el siglo XXI, el trabajo de oficina de la mayoría líderes se ve así: una oficina abierta, una gran cantidad de empleados, el ruido del teléfono negociaciones, 1C está abierto en la computadora, un navegador con correo y 3-4 pestañas más, entre las cuales definitivamente hay una red social ... Al mismo tiempo, recibe llamadas telefónicas de colegas o clientes, necesita enviar urgentemente un contrato, imprima un manual y complete un informe en Excel.

Es como un juego en el que tan pronto como intentas terminar una cosa, surge una nueva. El cambio constante entre tareas aumenta el tiempo que lleva completar incluso una tarea sencilla.

Este tipo de carga de trabajo es lo que los ejecutivos de hoy llaman multitarea.

En 2014, científicos de la Universidad de Sussex realizaron un estudio, durante el cual encontraron que alrededor del 90% de las personas usan dos dispositivos multimedia al mismo tiempo.

Por ejemplo, una computadora portátil y un teléfono para comunicarse. Esto también es un reflejo del modo multitarea. Además, afecta a las personas, según los científicos, no muy bien.

Hay una disminución de la densidad de la sustancia gris en la corteza cerebral anterior. Esta es exactamente la parte del cerebro responsable de los procesos cognitivos.

El autor de la investigación, Capka Loch, notó que este modo de interacción cambia la estructura del pensamiento en las personas. Sin embargo, el impacto de tales cambios puede ser tanto negativo como positivo. Por ejemplo, para las personas con habilidades creativas, el cambio rápido de ideas tuvo un efecto positivo en la implementación. proyectos.

Cómo seguir trabajando durante el día

El antiguo orador y estadista griego Demóstenes, para aumentar su eficiencia, se afeitó parte del cabello de la cabeza. Era una pena salir así, así que se quedó en casa y se dedicó por completo a escribir discursos.

¿Cómo mejoran su eficiencia los directivos de las grandes empresas rusas? Descubra más de 25 formas en el artículo de la revista electrónica "CEO".

Multitarea vs mono-tarea

En el mismo 2014, científicos de la Universidad de Montreal realizaron un experimento con personas mayores. Se les pidió que resolvieran 2 problemas y la razón del tiempo empleado fue de acuerdo con el principio de Parreto 20/80.

Los sujetos dedicaron el 80% de su tiempo a una tarea y el 20% a la segunda. Al mismo tiempo, se registró su actividad cerebral en una resonancia magnética.

Los científicos han registrado un aumento de la actividad cerebral en el área de la corteza prefrontal anterior. Esto indica que si una persona tiene que realizar constantemente varias tareas, lo más probable es que su cerebro comience a adaptarse a las nuevas condiciones de trabajo.

Pero el cerebro no solo se adapta. Tal ejercicio conducir al desarrollo de una nueva forma de pensar y enfoque del trabajo. Es mucho más difícil para un especialista con un horario multitarea concentrarse en hacer una sola cosa. Cuanto más tiempo realicen múltiples tareas, más difícil será concentrarse.

Este enfoque conduce a una serie de consecuencias negativas:

• Violación de la ética empresarial... Puede notar cómo una persona en una conversación de negocios se distrae constantemente de un colega, revisa el correo, responde llamadas telefónicas. Para el interlocutor, esto es una señal de desinterés por el diálogo. Se produce una interrupción del contacto, lo que contribuye a la interrupción. conversaciones de negocios... Pone en duda la profesionalidad de un especialista.
• Problema para completar tareas importantes... Cuanto más se sumerge una persona en la multitarea, más difícil le resulta concentrarse en una tarea específica. Se vuelve difícil filtrar información y participar en las actividades del día a día.
• Agotamiento emocional... Constante estrés del trabajo duro con casos acumulados, provoca la producción de hormonas del estrés. Esta hormona suprime la actividad y deja una sensación de completo agotamiento y fatiga por la noche.

La sabiduría convencional de los ejecutivos experimentados es que cambiar entre actividades reduce la eficiencia, por lo que es mejor trabajar en modo mono-tarea. ¿Es tan?

Los psicólogos David Sanbonmatsu y David Strayer desarrollaron el postulado de la mono-tarea: es mejor concentrarse en una cosa y completarla, y luego pasar a la siguiente. A través de una investigación a largo plazo, han determinado que las personas que hacen varias cosas a la vez tienen una disminución en el coeficiente intelectual y la productividad al resolver problemas lógicos.

Los psicólogos también dedujeron el concepto de "falsa multitarea", en el que se observan una serie de síntomas:

• Es difícil concentrarse en un pensamiento o una tarea durante mucho tiempo.
• Cansancio rápido por el trabajo rutinario.
• Busca nuevas sensaciones.
• Decisiones impulsivas.

La respuesta inequívoca de los investigadores a la pregunta planteada es que el modo mono-tarea es más eficaz.

Pero, ¿y si la jornada laboral consta de un gran volumen de tareas diferentes?

Una visión alternativa de la multitarea

Alain Bludorn en su estudio encontró que la capacidad de trabajar en un estado multitarea depende de la predisposición de una persona. El propio Bluedorn realizó una investigación durante varias décadas, que habla de su alto nivel de concentración en una cosa.

El estudio mostró que hay personas multitarea que tienden a hacer varias cosas al mismo tiempo y pueden hacerlo de manera eficiente.

Uno de los ejemplos más brillantes de una persona multitarea puede llamarse Máscara de Ilona, jefe de Tesla. Musk dirige varias empresas. Actualmente participa en proyectos relacionados con el espacio, la construcción de túneles, la automoción y la energía.

Para sentirse cómodo en este modo de trabajo, Musk ha desarrollado varias reglas:

• Divide la jornada laboral en breves segmentos, cada uno de los cuales está dedicado a una actividad específica.
• No tiene una pausa para el almuerzo estándar. Almuerzo y cena entre reuniones.
• Selecciona para el equipo solo a aquellas personas con las que existe confianza interpersonal.
• Tiene una rutina diaria clara.

Con este modo multitarea, Musk encuentra con éxito tiempo para tu familia.

El propio Musk dice que el secreto está en un pasatiempo variado: viaja con sus hijos fuera de la ciudad, a sus fábricas, e incluso va de excursión con tiendas de campaña.

El consejo de Elon Musk: malas cualidades que conducen al éxito

La revista "Director General" cuenta qué cualidades negativas paradójicamente llevan a un gerente al éxito y ayudan a construir un negocio.

Multitarea: el efecto Zeigarnik

En 1927, la Doctora en Ciencias Psicológicas Bluma Zeigarnik llevó a cabo un experimento. Involucró a participantes de diferentes grupos de edad. A cada uno de los participantes se le pidió que resolviera 20 problemas de varios tipos (desde matemáticos hasta abstractos).

Los participantes fueron interrumpidos periódicamente cuando estaban en su máximo enfocado sobre la decisión. Este enfoque imitó un entorno multitarea.

Según los comentarios de los participantes, Zeigarnik determinó que los asuntos pendientes se recordaban un 90% mejor que los completados.

Se concluyó que abrir nuevos casos con asuntos pendientes no da tanto miedo. Además, si son importantes y deben almacenarse en la memoria, una interrupción puede contribuir a ello.

Método ABVGD para multitarea

El reconocido especialista en gestión del tiempo, Brian Tracy, sugiere utilizar el método ABVGD y ofrece una serie de recomendaciones básicas:

• No abra varios archivos de trabajo o pestañas en el navegador a la vez. Se recomienda mantener abiertos solo aquellos en los que estará trabajando en este momento.
• La jornada laboral debe planificarse por horas. Los casos se dividen en pequeños y se planifica un tiempo específico para ellos.

Una encuesta de 2,147 gerentes que tienen empleados subordinados.
Estadísticas del servicio de investigación por HeadHunter.

• Guarde la información importante en una tarjeta flash u otro medio de almacenamiento... Una gran sobrecarga del cerebro conduce a la pérdida de parte de la información de la memoria operativa. Si de repente necesita información en una reunión importante, tendrá un asistente confiable en forma de tarjeta flash a su alcance.
• Antes de comenzar un nuevo negocio, vale la pena darle un poco de descanso a tu cerebro.... Por ejemplo, caminar por la oficina o ir a almorzar a un café.

Para comprender qué lugar ocupa una tarea en la calificación, se utilizan designaciones de letras:

• PERO- lo más importante, si no se cumplen, habrá graves consecuencias para las actividades laborales (una reunión urgente con el director general, una reunión con un gran cliente por acuerdo previo, un informe anual a la oficina de impuestos).
• B- Cosas importantes que afectan el resultado de las actividades laborales, pero que se pueden reprogramar para otro momento (trabajo actual en el departamento, llamadas programadas a clientes o compañeros).
• EN- No puedes hacerlo, no afectar el negocio de ninguna manera (tomar café, charlar con compañeros en el almuerzo).
• GRAMO- se puede delegar a los empleados (concertar una cita con un cliente, preparar análisis para un informe).
• D- estas tareas deben ignorarse (comunicación en redes sociales en horario laboral).

Cómo trabajar con la lista de tareas pendientes de ABVGD

Al comienzo de la semana, debe distribuir los casos en grupos desde el algoritmo. A menudo sucede que hay varias tareas en un grupo. Esto significa que todos son importantes y deben abordarse ahora mismo.

Para planificarlos, fíjese en qué día de la semana hará el trabajo. Si las cosas importantes se incluyen en el plan dentro de un día, establezca una prioridad entre ellas o divídalas en períodos de tiempo iguales. Para que puedas progresar a lo largo del día en cada una de las actividades.

Según este esquema, la cantidad de trabajo se distribuye por un día, mes, trimestre o más. Al mismo tiempo, habrá un progreso constante en las actividades, porque son tareas importantes que se están realizando. Si queda tiempo, pasamos a los pequeños asuntos y a la rutina.

FinExecutive Sitio de Rusia 2020-03-23

Multitarea: ¿realidad o mito?

Algunos empleadores creen que el empleado ideal desempeña sus funciones de manera eficaz en el trabajo, incluso cuando realiza múltiples tareas. Por lo tanto, al redactar un currículum, los solicitantes de empleo mencionan cada vez más esta cualidad entre sus ventajas. Sin embargo, recuerde que una agenda ocupada y un ritmo de vida acelerado no solo pueden reducir la productividad personal y afectar negativamente su carrera, sino que también pueden causar graves daños a su salud.

Incluso cuando éramos niños, se nos dice que para hacer todo a tiempo, debemos comenzar las tareas a tiempo. Pero el problema es que simplemente nos olvidamos de ellos o los hacemos a un lado por las cosas más importantes en nuestra opinión.

La jornada laboral de un empleado responsable suele consistir en:

• Eventos codificados en el calendario

Dichos eventos tienen horarios exactos de inicio y finalización, por ejemplo, reuniones, negociaciones, presentaciones, docencia, entrevistas, etc.

• Rutina

Se trata de tareas diarias que se pueden realizar de forma simultánea y paralela entre sí. Su número no es constante y se desconoce la hora exacta del comienzo y el final del trabajo en ellos. Esto puede ser: tomar decisiones sobre las tareas diarias, asesorar a los subordinados sobre cuestiones urgentes, preparar informes diarios, analizar el correo, etc.

En el proceso de trabajo, un empleado responsable, ante la necesidad de organizar su tiempo de trabajo y el tiempo de sus subordinados, a menudo recurre a la ayuda de calendarios y sistemas relacionados con el establecimiento de tareas. Pero en la práctica, estas herramientas no siempre pueden dar el resultado deseado.

Entonces, los calendarios ayudan a tener en cuenta el tiempo de solo aquellos eventos en los que el empleo del empleado es del 100%. Sin embargo, dicha herramienta no funciona cuando se realizan tareas de rutina diaria, cuando el trabajo no requiere el pleno empleo del empleado o cuando el tiempo se asigna en partes pequeñas para realizar varias tareas a la vez.

Los sistemas de automatización clásicos, llamados "rastreadores de tareas", le permiten realizar un seguimiento de las fechas de finalización previstas para las tareas. Pero el empleado aún debe tener en cuenta cuándo debe comenzar a realizar una tarea en particular. Si un empleado trabaja en modo multitarea duro, es posible que la tarea no se inicie, incluso si ha pasado la fecha de inicio estimada. Surge el llamado síndrome del estudiante y aumenta el riesgo de no completar las tareas a tiempo.

Por lo general, con este modo de operación, hay dos problemas principales en los que las herramientas anteriores no pueden ayudar:

• la dificultad para determinar la importancia de la tarea en el momento de su recepción y su prioridad en relación con otras tareas;
• un error en la determinación del porcentaje de la carga de trabajo real de un empleado al momento de tomar la decisión de llevar una tarea a trabajar.

En busca de la solución óptima, la empresa "Primera forma" ha desarrollado un nuevo mecanismo para su sistema automatizado que le permite evitar el síndrome del estudiante, evitar la incapacidad para trabajar con tiempo no estructurado y evaluar objetivamente el empleo real de los empleados.

Su trabajo se basa en la combinación de dos métodos: volumen-calendario y planificación diaria.

1. Método de calendario volumétrico

En este método, un valor indica el número de horas de trabajo (días, minutos) que deben dedicarse a realizar el trabajo en el intervalo de su duración, es decir, las horas de trabajo especificadas se pueden emplear en cualquier momento, en el período desde el comienzo de la obra hasta su finalización ...

2. Plan diario

El método le permite especificar un día (fecha) específico durante el cual se dedicarán las horas de trabajo. Al mismo tiempo, se pueden asignar varios valores para diferentes fechas a una tarea. El método le permite ingresar los costos de mano de obra planificados y reales.

Ambos métodos se pueden utilizar al mismo tiempo.

La evaluación de los costos laborales por el método del calendario de volumen se puede realizar de dos maneras:

• el usuario puede obtener una evaluación desde el exterior; por ejemplo, un gerente reserva el número total de horas para completar una tarea;
• el propio usuario ingresa sus costos laborales planificados en unidades de tiempo cualesquiera; al mismo tiempo, existe la posibilidad de aceptar el tiempo ingresado por parte de su gerente o especialista especializado.

Después de eso, el "Primer formulario" distribuye automáticamente el tamaño del plan de calendario de volumen para días individuales en el intervalo de tiempo entre la fecha de inicio y la fecha de finalización planificada de la tarea. Así, se obtienen los valores del plan diario: el número de horas de trabajo previstas para cada día.

El algoritmo incorporado distribuye las horas de acuerdo con la regla de "inicio temprano", cuando el máximo de horas de trabajo cae al comienzo del período de trabajo. Esto le permite deshacerse inmediatamente del síndrome del estudiante y reducir el riesgo de tareas atrasadas.

Por supuesto, es posible que la automatización no conozca algunos detalles y características del trabajo realizado. Por lo tanto, los desarrolladores, en lugar de mejorar y complicar el sistema, brindan al usuario la oportunidad de ajustar el plan propuesto por el propio sistema y agregar la distribución de horas por día de forma manual:

Por lo tanto, hay una transición de ingresar el número total de horas para la tarea a la distribución diaria.

Basado en los datos recibidos, el sistema construye hoja de tiempo empleado. En esta vista, puede ver qué tareas y en qué cantidad debe participar el ejecutante durante cada uno de los días para que la cantidad total de trabajo necesario se complete a tiempo para cada una de las tareas.

En esta interfaz, el usuario, observando toda su carga de trabajo esperada para cada día, puede reprogramar su propio trabajo, es decir transferir las horas de trabajo planificadas de una fecha a otra. Esto permite que el empleado se provea de la carga de trabajo más cómoda y uniforme, sin perjuicio de los plazos para completar las tareas.

Si la distribución diaria se realizó por cualquier método (automática o manualmente, desde el formulario de una tarea separada o mediante la hoja de horas), entonces en el "Primer formulario" agenda- Agenda.

La agenda le dice al empleado para qué tareas y cuánto debe asignar su tiempo de trabajo. Incluye tanto las tareas estáticas del calendario de trabajo como las tareas para las que se ha asignado tiempo mediante el método de programación diaria.

Y Agenda, y Hoja de tiempo No proporcione una distribución clara de la hora de inicio y finalización de las tareas durante la jornada laboral. Pero, por otro lado, permiten al empleado ver el plan de trabajo del día para cada una de las tareas y planificar eficazmente su día y semana. Un empleado que usa Agenda todos los días se libera del riesgo de no completar una tarea a tiempo; solo necesita dedicar su tiempo al trabajo recomendado por el sistema.

Otra característica importante del First Form es el uso de los costos laborales diarios al preparar informes sobre la carga de trabajo planificada de los artistas intérpretes o ejecutantes. La diferencia fundamental es que estos informes tienen en cuenta las características individuales del desempeño de cada una de las tareas, y cómo exactamente el empleado asignó su tiempo de trabajo a lo largo de toda su duración.

El gerente que analiza el plan de trabajo del departamento puede estar seguro: si hay horas libres en la boleta de calificaciones del empleado, entonces pueden usarse para completar la tarea recién recibida, mientras que el resto del trabajo no se verá afectado y se completará a tiempo .

Información adicional en el sitio web de la empresa "Pervaya Forma"

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