Gerekli tedbirlerin alınmasını rica ederim. Belgeler için bir kapak mektubu nasıl yazılır

İş mektupları, bilgi ve referans belgeleri grubuna aittir ve kuruluşun faaliyetlerinin belgelenmesinde kullanılan resmi belgelerin büyük bir kısmını oluşturur.

İş mektubu- bu, kuruluşların ticari uygulamalarında muhataplar arasında bilgi iletmeye ve aktarmaya hizmet eden farklı içerikteki belgeler için genelleştirilmiş bir addır.

"LETTER" bir belge türü olarak ayırt edilmez ve bu nedenle belgenin başlığında belirtilmez. Harfler aşağıdaki işlevleri yerine getirir:

• - bir iletişim aracıdır;
• - bilgi aktarmanın bir yoludur;
• - herhangi bir gerçeğin bir bildirimidir.

Tarihsel inceleme

Rusya'daki ilk harfler - huş ağacı kabuğu harfleri, kural olarak çok kısaydı. En uzun harfler 166 ve 176 kelimedir. Ancak çoğu zaman harfler çok daha kısadır: tam olarak korunmuş harflerin çoğu 20 kelimeden uzun değildir, sadece birkaçı 50 kelimeden uzundur.

Çoğunluk huş kabuğu harfler Bunlar özel mektuplardır. Ekonomik, aile, para, ticaret vb. Köylülerden feodal beylere yapılan dilekçeler (XIV-XV yüzyıllar) özel mektup kategorisine yakından bitişiktir.

Bir iş mektubu, bir kuruluşun bir tür kartvizitidir. Ne kadar doğru ve estetik olarak düzenlenip tasarlandığına göre, içinde çalışan çalışanların ve bir bütün olarak organizasyonun mesleki niteliklerini yargılarlar.

İş mektupları aşağıdaki kriterlere göre sınıflandırılabilir:

türe göre: garanti, talimat, eşlik, tebrik, teşekkür mektupları, vb. İş mektuplarının türe göre bölünmesi, sınıflandırmalarının anahtarıdır;

• - tiplendirmeye göre: standart, ekran, bireysel;
• - uygulama alanına göre: ticari, idari, adli vb.;
• - yapıya göre: iş mektupları basit ve karmaşık bir yapıya sahip olabilir;
• - iş akışındaki yere göre: kuruluşla ilgili mektuplar gelen veya giden mektuplardır;
• - yazışma sürecindeki yerde: inisiyatif, yanıt;
• - gerekirse yazışmaya devam etmek için: iş mektupları bir cevap mektubu (talep mektupları, talep mektupları) gerektirebilir ve bir cevap mektubu (talimat mektubu) gerektirmeyebilir;
• - muhatapların yasal statüsüne göre: iş mektupları devlet kurumlarından, kuruluşlardan, vatandaşlardan vb. olabilir;
• - organizasyon yönünde; mektuplar üretim, finans, danışmanlık, proje aktiviteleri ve benzeri.;
• - Gönderilme yöntemine göre: mektuplar posta, elektronik (elektronik mesaj), telgraf (telgraf), faks (faks mesajı), telefon (telefon mesajı), teleks (teleks) iletişimi ile gönderilebilir. Gönderilme şekli ne olursa olsun, iş mektupları mektuplar için özel formlarda düzenlenir. Metnin ilk sayfası forma, kalan sayfalar normal kağıtlara çizilir.

Antetli kağıtlar için kullanılan ana kağıt boyutu A4'tür. Formlar, operasyonel baskı yardımı ile veya doğrudan belgenin hazırlanması sırasında bilgisayar teknolojisi yardımıyla tipografik bir şekilde yapılır. Formların üretim yöntemi, Rusya Federasyonu arması veya Rusya Federasyonu'nun kurucu kuruluşlarının arması kullanılarak formların üretimi için gereklilikler dikkate alınarak kuruluşun tercihlerine bağlıdır.

Bir mektup hazırlanırken ve yürütülürken aşağıdaki ayrıntılar kullanılır:

• - Rusya Federasyonu Devlet Amblemi;
• - Rusya Federasyonu konusunun arması;
• - kuruluşun veya ticari markanın amblemi (hizmet markası);
• – organizasyon kodu;
• - tüzel kişiliğin ana devlet sicil numarası (OGRN);
• – TIN/KPP;
• – belge formu kodu;
• - şirketin adı;
• - kuruluşla ilgili referans verileri;
• – belge türünün adı;
• - belgenin tarihi;
• - belgenin kayıt numarası;
• - belgenin kayıt numarasına ve tarihine atıfta bulunulması;
• - muhatap;
• - metne başlık;
• - belgenin metni;
• - başvurunun varlığına dair bir işaret;
• - imza;
• - baskı baskısı;
• - sanatçı hakkında bir not.

Mektubun metninin yapısı şunları içerir:

• - çekici;
• - bilgi kısmı;
• - nezaketin son görgü kuralları formülü.

İş mektupları, mektubun alıcısına kişisel bir itirazla başlamalıdır. Temyizin görevi muhatap ile temas kurmak, saygı göstermek, dikkatini mektuba çekmek. En resmi formül, pozisyona göre hitap etme formülüdür, yüksek resmi bir pozisyonda liderlere hitap ederken kullanılır (Başkan, Başkan, vb.):

"Sayın Başkan!";

"Sayın Başkan!"

Soyadı ile adres de resmidir. Soyadı ile hitap (ad, soyadı veya baş harfleri olmadan) resmi yazışmalarda yaygın olarak kullanılır, kesinlikle resmidir ve muhatap ile mektubun muhatabı arasında bir miktar mesafenin varlığını gösterir:

"Sevgili Bay Antonov!";

"Sevgili Bayan Belova!"

İş bağlantılarını belirten en yaygın seçenek, ada ve soyadına göre hitap etmektir:

"Sevgili Sergey İvanoviç!";

"Sevgili Irina Nikolaevna!"

Bir grup çalışana hitap ederken veya kuruluşun yönetimi hakkında bilgi edinmede zorluk olması durumunda, temyiz kullanılır:

"Sayın Baylar!"

Aynı profesyonel çevreden kişilere hitap ederken, temyiz kullanılır:

"Sevgili şube başkanları!";

"Sevgili iş arkadaşlarım!"

Mektubun bilgi kısmında, resmi iş tarzı kullanılır - idari yönetim alanında iletişim için özel bir Rus edebi dili türü.

Genel olarak, mektubun metni paragraflar halinde gruplandırılmış cümlelerden oluşur. Paragraflar arasında net bir anlamsal ve biçimsel ilişki olmalıdır.

Mektubun en iyi algılanması için, esas olarak bir konuya ayrılmıştır. Bununla birlikte, çeşitli yönlerini kapsamak için, kural olarak, metnin ek yapılandırılmasına ihtiyaç vardır. Bu tür yapılandırma genellikle metni üç bölüme ayırmayı içerir: giriş, ana ve son.

Metnin giriş kısmı, mektubun nedeni olarak hizmet eden konunun özünü belirtmeyi amaçlamaktadır. Tek paragraf olabilir.

Metnin gövdesi, konunun çeşitli yönlerini tutarlı ve ayrıntılı bir şekilde açıklamaya hizmet eder. Karmaşıklığına ve yeniliğine bağlı olarak, ana bölüm bir ila üç veya daha fazla paragraf içerebilir.

Metnin son kısmı genellikle sonuçları içeren bir paragrafın yanı sıra muhatap için bir talep (talep, gösterge) ve yazarın beklentilerinin niteliğini içerir.

Harflerin metinlerini derlerken, belirli dil araçlarının seçimi büyük önem taşımaktadır. Bir mektupta en yaygın sunum şekli, metnin kilit eylemini ifade eden fiillerde 1. çoğul şahıs kullanılmasıdır: "ödemeyi garanti ediyoruz", "size şunu bildiririz ...", "lütfen gönderin ..." , "düşünmeyi öneriyoruz ... "," sonuca yönlendiriyoruz ...", "size şunu hatırlatıyoruz ..." vb. Resmi antetli kağıda mektup yazarken, mektubun metninin 1. tekil şahıstan "lütfen dikkate alınız...", "gerekli görüyorum..." şeklinde sunulması şeklinde kullanılır.

Devlet organlarının uygulamasında, mektuplar "Bakanlık" kuruluşunun adıyla başlar. Tarım Rusya Federasyonuöneriyor...", "Rusya Federasyonu Kültür Bakanlığı soruyor...".

Nihai görgü kuralları formülleri, daha fazla işbirliği için umut, muhatabın sınırlı yeteneklerinden pişmanlık vb.

"Teklifinizden yararlanamadığımız için üzgünüz";

"Daha fazla işbirliği için sabırsızlanıyoruz."

Nihai nezaket formülü resmi mektuplarda bulunmayabilir, ancak neredeyse her zaman doğası gereği kişisel olan mektupları özetler (örneğin, teşekkür mektupları). Nihai bir nezaket formülünün kullanılması, mesajın sonundaki resmi üslubu biraz boğuyor.

Son nezaket formülü imzadan önce gelir ve mektup metninin son satırının altına boşluk bırakılır.

Hizmet mektubu "Sevgili ..!" ile başlıyorsa, paragraftan itibaren metnin 2-3 aralığı altında basılan "Saygılarımızla" son görgü kuralları formülü ile bitmelidir:

Temyiz ve nezaketin nihai formülleri, sözde görgü kuralları çerçevesini oluşturur. Mektupta itiraz yoksa, "Saygıyla" nihai formülü de atlanır.

Aşağıdaki standart formülasyonlar, son nezaket formülü olarak da kullanılabilir:

"Aynı saygıyla...";

"Derin saygılarımla...";

"Derin saygılarımla...";

"Minnet ve saygılarımla...";

"Minnet ve saygılarımla...";

"Saygı ve iyi dileklerimle..."

İş uygulamalarında en yaygın olan ana mektup türlerini düşünün.

mektup-mesaj – karşılıklı çıkarları ilgilendiren herhangi bir olay ve olgu hakkında bilgilendiren, bildiren bir iş mektubu. Bir mesaj mektubu inisiyatif olabilir veya bir istek mektubuna cevap olabilir. Spesifiklere bağlı olarak, mesaj mektupları genellikle küçüktür ve bir veya iki cümleden oluşur. Bir iletişim mektubu, bir gerekçe ile veya doğrudan rapor edilen bilgilerin beyanı ile başlayabilir. Doğrudan "Bildiriyorum" kelimesi veya eş anlamlılarından ("Gönderiyorum", "Gönderiyorum", "temsil ediyorum") ile bir mektup mesajı başlatmak ve ayrıca:

"Size şunu bildiririz...";

"Dikkatinize sunuyoruz...";

"Sizi bilgilendirmeyi gerekli görüyoruz...";

"Size şunu bildiririz...";

"Bildirim...";

"Size şunu bildiririz...";

"Size şunu bildiririz...";

"Size şunu bildirmeyi gerekli görüyoruz...";

"Sizi bilgilendirmekten memnuniyet duyarız..."

"Size şunu bildirmek isteriz...";

"Sizi bilgilendirmekten memnuniyet duyarız...";

"Bizimkinin devamında... bizimkileri rapor ediyoruz...";

"İtiraz için... bilgi verin...";

"Size şunu bildirmeyi görev sayıyorum...";

"Size şunu bildirmeye yetkim var...";

"Bildiriliyor...";

"Yukarıdakilere dayanarak gerekli olduğunu düşünüyoruz...";

"... ile ..." arasındaki dönemde;

"Şu andan itibaren size bildiriyoruz..." vb.

Ek 12'de örnek bir mektup-mesaj sunulmuştur.

İletim mektubu - muhatabı mektuba ekli belgelerin (sözleşmeler, kataloglar, kayıtlar vb.) veya maddi varlıkların yönü hakkında bilgilendiren bir iş mektubu. Ön yazı göndermek, kuruluşların ticari uygulamalarında iyi bir uygulamadır ve gönderilen belgelerle muhasebeye ve daha fazla etkin bilgi ve referans çalışmasına katkıda bulunur.

Ön yazı standart ifadelerle başlar:

"Yönetiyoruz ...";

"Size sunuyoruz...";

"Size geri dönüyoruz ...";

"Sizi gönderiyoruz ...".

Bu ifadelerden önce, bu yönetsel duruma eşlik eden tanıtım bilgileri gelebilir:

"Sözleşmeye uygun olarak size gönderiyoruz...";

"Programa uygun olarak sunuyoruz ...";

"Anlaşmamızın onaylanması için gönderiyoruz ..." vb.

Ön yazının ayırt edici bir özelliği, metnin altında uygulamanın varlığına işaret etmesidir.

Ek 13'te örnek bir ön yazı verilmiştir.

Talimat (yönerge, sirküler) mektubu – alt kuruluşlara yerleşim, raporlama vb. konularda talimat (açıklama) içeren bir iş mektubu. Bu tip mektuplar devlet, belediye organları ve alt kuruluşları olan kuruluşlar tarafından gönderilir.

Uygulamada, bu tür belgelerde, kuruluş başkanları, kuruluşa özel herhangi bir konuya ilişkin izin verilen talimatları kapsar. Faaliyetleri bu konuyla ilgili olan kuruluşun tüm çalışanları, talimat mektuplarına aşinadır. Talimat mektubunda kaydedilen tüm talimatlar, astlar tarafından yerine getirilmesi için zorunludur.

Talimat mektupları, devlet (belediye) organı veya kuruluşu başkanı tarafından imzalanır.

Talimat mektupları, mektubun amacının gerekçesi veya düzenleyici bir belgeye atıfta bulunularak başlayabilir - "Bunun için ...", "Karar uyarınca ... No. ... tarihli ..." , ve - "Bu genelge mektubu raporunun yürütülmesi hakkında ... ns sonra ... " ifadesiyle bitirin.

Örnek bir talimat mektubu Ek 14'te sunulmuştur.

Talep mektubu – amacı, yazar kuruluş için resmi bilgi, bilgi, belge elde etmek veya gerekli bazı işlemleri başlatmak olan bir iş mektubu. Çok sayıda yönetimsel durum talep mektuplarına yol açar.

Talep mektubu, talebin gerekçesini ve talebin kendisinin bir beyanını içerir. Gerekçe, yasal ve diğer normatif eylemlere, örgütsel ve yasal belgelere referanslar içerebilir. Gerekçe, talep beyanından önce gelmelidir. Talebin bariz olduğu, tipik niteliğinin olduğu ve ayrıca talebi oluşturan eylemlerin uygulanmasının kuruluş, birim, yetkilinin sorumluluğunda olduğu durumlarda gerekçe bulunmayabilir. Genellikle bir istek, "sormak" fiili kullanılarak belirtilir:

"Lütfen bilgilendirin...";

"Lütfen öde...";

"Sizden sağlamanızı istiyoruz...";

"Lütfen bilgi veriniz...";

"Onaylamanızı isteriz...";

"Kabul etmenizi rica ediyoruz...";

"İkinci kez, gecikmeden ödemenizi rica ediyoruz...";

"Adresime göndermenizi rica ediyorum..."

"Sana soruyorum...";

"Lütfen ödeme yapın...";

"Talimat vermenizi rica ediyorum...";

"Düşünmenizi rica ediyoruz...";

"Size haber veriyorum ve soruyorum...";

"Lütfen bana haber ver...";

"Ön anlaşmaya göre sizden rica ediyorum...";

"Biz yardım istiyoruz ...";

"Dikkatinizi çekiyorum ve soruyorum ...";

"Lütfen harekete geçin...";

"Ayrıca... lütfen düşünün...";

"Düşünerek; bunu...; soruyoruz...";

"Bir fırsat bulmanızı rica ediyoruz...";

"Sizden şu soruyu düşünmenizi rica ediyoruz...";

"Onaylamanızı rica ederiz...";

"Anlaşmamıza uygun olarak soruyoruz ..." vb.

Talep, "sor" fiili olmadan da formüle edilebilir, örneğin: "Konuya olumlu bir çözüm bulmayı umuyoruz ...";

"Çok minnettar olacağız; gönderirseniz...";

"Minnettar olacağız; eğer sen...";

"Lütfen bilgilendirin...";

"Arzu edilir...";

"İsteriz ki...";

"İsteriz...";

"İtirazımızı değerlendirmenin mümkün olduğunu düşüneceğinizi umuyoruz"; "Size bir istekle hitap ediyoruz ...";

"Size bir ricada bulunayım...";

"İşbu vesile ile derhal bilgi vermenizi rica ederiz..."; "Eğer yaparsanız size minnettar olacağız...";

"Minnettar olacağız...";

"Şükürler olsun...";

"Biz çok...";

"Bunu mümkün bulacağınızı umuyoruz...";

"Memnun oluruz; eğer sen...";

"Size bir talepte bulunuyoruz ...";

"Tanımak arzu edilir...";

"İstiyoruz..." vb.

Bir mektup birkaç istek içerebilir. Bu durumda, aşağıdaki dil ifadeleri kullanılır:

"Sizden ayrıca düşünmenizi (sağlamanızı, yürütmenizi...) rica ediyoruz"; "Aynı zamanda size soruyoruz ...".

Talep mektupları, kuruluş başkanı veya resmi olarak yetkili bir yetkili tarafından imzalanır. Bir talep mektubu, bir cevap mektubu gerektirir.

Talebin başka mektuplarda, örneğin bir kapak mektubu, garanti vb.

Ek 15'te örnek bir talep mektubu verilmiştir. Cevap mektubu- bir talep mektubuna cevap olarak yazılmış bir iş mektubu. Cevap olumlu veya olumsuz olabilir (ret mektubu).

Yanıt mektuplarını derlerken, dilsel paralellik ilkesine uyulmalıdır: yanıt mektubunun metninde, yazarın girişim mektubunda kullandığı aynı dil ifadeleri ve kelime dağarcığı kullanılmalıdır.

Hatırlamak önemli!

Yanıt mektubunun metnine alınan mektuba bir bağlantı eklememelisiniz ("Mektubunuza ... Hayır. ..."). Alınan mektuba bağlantı vermek için, form ayrıntıları, girişim mektubuyla ilgili bilgilerin girildiği "Alınan belgenin tarih ve numarasına bağlantı" özelliğini içerir. Bir yanıt mektubu şu sözlerle başlayabilir: "Mektubunuza yanıt olarak bilgilendiririz ...", "Mektubunuza yanıt olarak bilgilendiririz ...".

Yanıt mektuplarında kullanılan standart ifadeler:

"Size bildiriyoruz...";

"Sizi bilgilendiririz...";

"Talebiniz üzerine bilgilendiririz...";

"Maalesef yapamıyoruz...";

"Büyük pişmanlığımız için...";

"Karşılıklı memnuniyetimiz için...";

"İsteğiniz doğrultusunda gönderiyoruz...".

Olumlu bir yanıt mektubunun standart metni şöyle görünebilir:

Olumsuz bir cevap gerekçelendirilmelidir; bir talep, açıklama yapılmadan reddedilmemelidir. Kuruluş - mektubun yazarı, kimin, hangi koşullar altında, bu talebe ne zaman olumlu cevap verebileceği hakkında bilgi sahibiyse, muhatabına bu bilgileri bildirmesi önerilir.

Ret mektuplarında kullanılan standart ifadeler:

"Aşağıdaki nedenlerle talebinizi karşılayamayacağımızı üzülerek bildiririz...";

"... nedeniyle organizasyonumuz yapamaz...".

Ek 16'da örnek bir yanıt mektubu verilmiştir.

Not!

İş iletişimi, kabalık ve dokunulmazlığa izin vermez ve ortaklar arasında nötr bir iletişim tonu varsayar. Bu bakımdan iş mektuplarında doğrudan retten kaçınılması önerilir.

Hatırlatma yazısı- bir gerçeği yeniden bildiren ve ayrıca karşı taraf kuruluşun işlevsel görevlerinden veya kabul edilen anlaşmalardan kaynaklanan herhangi bir işlem yapmadığı durumlarda kullanılan bir mektup.

Bir hatırlatma mektubunun metni, kural olarak, iki bölümden oluşur: tarafların yükümlülüklerini veya kuruluşun belirli eylemlerde bulunmak zorunda olduğu koşulları belirleyen bir belgeye referans ve TC veya diğer eylemler.

Hatırlatma mektubunun anahtar cümlesi "hatırlatırım (hatırlatırım)" fiilidir.

Bir hatırlatma mektubunun temel modelleri ve tasarımları:

"...'dan gelen bir mektupta size şunu bildirdik...";

"Ancak sizden şu ana kadar bir yanıt alamadık";

"Bunu hatırlayarak soruyoruz...";

"… süre içinde yanıt alınmazsa...";

"Ortak çalışma planına göre hatırlatırız...";

"Sözleşme şartlarına uygun olarak size sunuyoruz...";

"Sözleşme No....na göre size yükümlülükleri hatırlatıyoruz...";

"Tekrarlanan hatırlatmalara rağmen...";

"Acil durumu bize bildirin";

"Size ikinci kez gönderiyoruz ...";

"Size ikinci kez haber veriyoruz...";

"İkinci kez hatırlatıyoruz...";

"Sizden ricamız...";

"Bir kez daha... size hatırlatıyoruz...";

"Aksi takdirde zorlanacağız...";

"Dikkatinizi şuna çekiyoruz...";

"Size bildirmek isteriz ki..."

Hatırlatma mektubu, gerekli işlemlerin yapılmaması durumunda uygulanacak yaptırımların belirtildiği bir ek bölüm daha içerebilir:

"Yükümlülüklerinizi yerine getirmezseniz ceza alırsınız" vb.

Ek 17'de örnek bir hatırlatma mektubu verilmiştir.

Teşekkür mektubu (teşekkür mektubu) - gerçekleştirilen eylemler için minnettarlığı ifade eden bir iş mektubu (alınan mektup için, bilgi sağlamak için, davet için). Teşekkür mektupları diğer mektup türlerinden daha az resmidir ve daha özgür bir biçimde yazılır.

Mektubun anahtar cümleleri şu ifadeler olabilir: "Teşekkürler ...";

"Biz teşekkür ederiz...";

"Size minnettarız...";

"Biz minnettarız...";

"Mektubunuz için teşekkürlerimizi sunar, sizi bilgilendiririz...";

"Çok minnettar olduğumuz bir davet aldık"; "Şimdiden teşekkürler...";

"Minnetle kabul ediyoruz...";

"Size şükranlarımızı sunarız...";

"Teşekkür etmeme izin ver...";

"Size en içten şükranlarımı ifade etmeme izin verin...";

"Yardımınız için teşekkürler...";

"Size minnettarız...";

"Minnettar olduğumuz davetinizi aldık..."; "Mektubunuza dönersek, sağladığınız için teşekkür ederiz...", "Size derin şükranlarımızı sunarız...";

"Bu konuda size teşekkür etmek istiyorum...";

"Kalbimin derinliklerinden size şükranlarımı sunuyorum...";

"... için şükranlarımızı sunarız, size bildiririz...";

"İçten teşekkürlerimizle...";

"Derin bir şükran duygusuyla..." vb.

Örnek bir teşekkür mektubu Ek 18'de verilmiştir.

Onay mektup - muhatabın bilgi, belge veya diğer materyallerin, önceden varılmış anlaşmaların, niyetlerin vb. alındığını onayladığı bir iş mektubu. Bir ön anlaşmayı onaylarken, mektubun metni özünü kısaca belirtmelidir, belgelerin alındığını onaylarken bunları adlandırmak gerekir. Bazı durumlarda, onay mektubu alınan belgelerin özünü özetler.

Bu tür harflerin anahtar dil formülü "Onaylıyorum" fiilidir.

Onay mektubunun temel modelleri ve tasarımları:

"Belgelerin alındığını onaylıyoruz (ön anlaşma, rıza vb.)";

"Görüşmelerde varılan anlaşmaları yeniden teyit ediyoruz...";

"Niyeti teyit etmek...";

"Malzemelerin alındığını minnetle kabul ediyoruz..." vb.

Bir onay mektubu bir istek, bir dilek, bir teklif ile bitebilir.

Ek 19'da örnek bir teyit mektubu verilmiştir.

Bildirim mektubu– halka açık etkinlikler (toplantılar, seminerler, sergiler, konferanslar, vb.) hakkında bilgi veren bir iş mektubu.

Bildirim mektupları, kural olarak, onları çekmek veya devam eden etkinliklere katılmaya davet etmek için çok çeşitli kuruluş, kurum, işletmeye gönderilir. Bildirim mektupları hem etkinlik, etkinlik zamanı ve yeri hakkında bilgi verebilir, hem de katılmaya davet edebilir, etkinliğe katılım koşullarını bildirebilir ve diğer destekleyici bilgileri içerebilir. Bu nedenle, bir uyarı mektubu aynı anda bir davet mektubu olabilir veya bir davet mektubundan önce gelebilir.

Bildirim mektubu, etkinlik programını, katılım başvurusunu ve diğer bilgileri içerebilecek ekleri içerebilir. bilgi materyalleri. Bu tür mektuplar kural olarak listeye gönderilir, bu nedenle gerekli "Adres" genelleştirilmiş bir şekilde düzenlenir veya hiç yapılmaz.

Bildirim mektupları, organizasyon başkanı veya etkinliği düzenlemekten ve düzenlemekten sorumlu başkan yardımcısı ve ayrıca etkinlik birkaç kuruluş tarafından ortaklaşa yapılıyorsa birkaç başkan tarafından imzalanır.

Örnek bir bildirim mektubu Ek 20'de sunulmuştur.

Davet mektubu – bir bildirim mektubu türü olan iş mektubu. Bildirim mektubundan farkı, antetli kağıda düzenlenememesi, farklı bir format, renk, süsleme, çizim vb. şeklinde ek tasarım öğelerinin bulunmasıdır.

Davet edildiğinde Büyük bir sayı kişiler şablon, önceden hazırlanmış davetiye metinleri kullanır. Kural olarak, davet mektupları belirli bir kişiye veya kişilere yöneliktir, bu nedenle muhatap "Sevgili ..!", "Sevgili ..!", Örneğin:

"Sevgili Bay Stepanov!";

"Sevgili Alexander Nikolaevich!";

"Sayın Baylar!";

"Sevgili Şube Başkanları!" vb.

Davet mektupları e-posta ile gönderilebilir, ancak özellikle ciddi durumlarda davetiyeler posta veya kurye ile gönderilmelidir. Davet mektuplarında şu ifadeler kullanılır:

"Sizi katılmaya davet ediyoruz...";

"Sizden katılmanızı rica ediyoruz...";

"Sizi davet etmekten onur duyarız...";

"Davetimizi kabul edin...";

"Davet edeyim (davet ediyoruz)...";

"Sizi aramızda görmekten mutluluk duyarız...";

"Katılımınız için size çok minnettar olacağız...";

"Davetimizi kabul ederseniz size minnettar oluruz...";

"Sizi ... gerçekleşecek olan ..." vb.

Bir davet mektubunun standart metni şöyle görünür:

"23-25 ​​Mart 2014 tarihlerinde "Eğitim - Yeni Zaman, Yeni Yaklaşımlar" bilimsel ve uygulamalı konferansı yapılacaktır. Lütfen konferansa katılımınızı onaylayın ve 3-5 sayfalık özetler gönderin. Ek bilgiler tarafınıza iletilecektir. katılımınızın onaylanmasından sonra."

Ek 21'de örnek bir davet mektubu verilmiştir.

davet mektubuna cevap – Olumlu veya olumsuz geri bildirimi ifade eden iş mektubu. Olumlu bir karar olması durumunda, kuruluş etkinliğe katılım için derhal bir başvuru gönderebilir. Olumsuz bir karar olması durumunda, davet mektubuna ret gerekçesi ile başlayarak ret nedenini belirtmek gerekir: "... ile bağlantılı olarak.

Bir davet mektubuna örnek bir yanıt Ek 22'de sunulmuştur.

Tebrik mektubu (tebrik mektubu) – bir resmi kurum veya kuruluş pozisyonundaki önemli olaylarla ilgili ciddi durumlarda hazırlanan bir iş mektubu.

Tebrik mektupları ücretsiz olarak hazırlanır, küçük olabilir ve bir veya iki cümle içerebilir veya oldukça ayrıntılı olabilir. İkinci durumda, tebrik mektubu, yaşamın ana aşamalarını, tebrikin ele alındığı kişinin faaliyetlerini, en önemli başarılarını ortaya koymaktadır. Mektup bir kuruluşa veya yapısal alt birimine yönelikse, kuruluşun veya alt bölümünün en önemli ve önemli başarılarını belirtir.

İş pratiğinde, aşağıdaki tebrik nedenleri ayırt edilebilir:

• - yıldönümleri, alıcı kuruluşun doğum günleri ve kuruluş başkanı;
• - ödül vermek, yarışmaları kazanmak, ihaleleri kazanmak;
• - iş ve mesleki faaliyetlerde başarı (yüksek bir pozisyona atanma, fahri veya özel unvan verilmesi, yeni bir şube açma vb.);
• - resmi tatil Yılbaşı, Noel, Anavatan Günü Savunucusu, vb.);
• – dini bayramlar (Noel);
• - kişisel yaşamdaki hoş olaylar (doğum günü, evlilik, bir çocuğun doğumu);
• - karşılıklı yarar sağlayan ortaklık anlaşmalarının akdedilmesi;
• - İşbirliğinin yıldönümü (kural olarak, ilk veya yuvarlak olan).

Uygulama

Tebrik mektupları sadece kuruluşun antetli kağıdına değil, aynı zamanda çeşitli özel kağıtlara da yazılabilir. renkler, bir süslemeyle süslenmiş, yüksek yoğunluklu vb.

Tebrik mektuplarında aşağıdaki anahtar ifadeler kullanılır:

"İz için tebrikler...";

"Sizi içtenlikle tebrik ediyoruz...";

"Lütfen içten tebriklerimizi kabul edin...";

"Sizi yürekten kutluyoruz...";

"Tebrikler...";

"Lütfen içten tebriklerimizi kabul edin...";

"Yeni pozisyonunuz için tebrikler";

"Yeni bir şube açılışı için tebrikler";

"Seçimlerdeki başarınızı öğrenmek bizi çok mutlu etti. Zaferiniz için tebrikler!" vb.

Bir tebrik mektubunun standart metni şöyle görünebilir:

"Yönetim Kurulu Başkanı olarak seçilmenizden dolayı lütfen en içten tebriklerimizi kabul edin. Çalışmalarınızda sağlık ve başarılar dileriz. Tecrübelerinizin ve yüksek profesyonelliğinizin şirketi daha da geliştirmeye ve şirket içindeki konumunu güçlendirmeye hizmet edeceğinden eminiz. yüksek teknolojiler alanı."

Ek 23'te örnek bir tebrik mektubu sunulmaktadır.

Tebrik mektubuna cevap – resmi veya kuruluş konumundaki önemli olaylarla ilgili ciddi vesilelerle tebriklere yanıt olarak derlenen bir mektup.

Tebrik mektubuna verilen yanıtın standart metni:

"Doğum günümde bana gösterdiğiniz ilgi için teşekkür ederim. Nazik ve samimi sözleriniz için teşekkür ederim. Kendi adıma size büyük mutluluk ve sağlık, refah ve refah diliyorum."

Tebrik mektubuna örnek bir cevap Ek 24'te sunulmaktadır.

Teminat mektubu - yapılan iş veya bir şeyin (hizmetler, ürünler, tesisler, vb.) sağlanması için ödeme yapılmasını garanti eden bir iş mektubu.

Bir teminat mektubunda, yazar kuruluş belirli yükümlülükler üstlenir, bu nedenle böyle bir mektubun yasal bir anlamı vardır. Teminat mektubunun metni, işin yapılması, hizmetlerin sağlanması vb. için bir talep içerir ve yasal olarak önemli bir ifade içerir: "Ödemeyi garanti ediyoruz" vb. Mektubun metninde ayrıca kuruluşun banka detayları verilir - teminat mektubunun yazarı.

Teminat mektupları kuruluşun müdürü ve baş muhasebecisi tarafından imzalanır, imzalar kuruluşun ana mührü tarafından onaylanır.

Bilmek önemlidir!

Teminat mektubunun ayırt edici bir özelliği, diğer mektup türlerine iliştirilmemiş olan zorunlu "belge türünün adının" bulunmasıdır. Bu pervane şöyle görünecek - GARANTİ MEKTUBU.

Teminat mektubunun temel modelleri ve tasarımları:

"Kredi iadesini garanti ediyoruz...";

"Kredi tutarının geri ödenmesini ... ..." e kadar garanti ediyoruz;

"Ödeme garantisi veriyoruz. Cari hesabımız...";

"Yaşam alanı sağlanması garantilidir...";

"İşletme garanti eder...";

"Bu mektupla garanti ediyoruz...";

"(Kuruluşun adı) (sizden) yardım ister... (Kuruluşun adı) garanti eder...";

"Yardım sağlamak için, ... (kuruluşun adı) garantilerini sağlamak için istiyoruz...";

"Yukarıdaki sipariş kapsamında tedarik edilen ekipmanın her bakımdan açıklamaya karşılık geldiğini garanti ederiz, özellikler ve siparişte yer alan özellikler";

"... devreye alma tarihinden itibaren ekipmanın kusurlu olduğu ortaya çıkarsa, kusuru masrafları bize ait olmak üzere gidermeyi taahhüt ederiz";

"Eğer ... kusurlu ekipmanı ücretsiz olarak değiştirmeyi taahhüt edersek";

"Gecikme olmadan yeni ekipman tedarik etmeyi taahhüt ediyoruz";

"Nakliye ve sigorta masraflarını ödemeyi taahhüt ediyoruz" vb.

Ek 25'te örnek bir teminat mektubu verilmiştir.

bilgi postası – muhatabın resmi nitelikteki bilgilerden haberdar edildiği iş mektubu.

Bilgilendirici bir mektup, bir mesaj mektubuna veya satış mektubuna yakındır, ancak daha geniş ve daha bilgilendiricidir. Böyle bir mektup, yazışmaların mantıksal gelişiminin sonucudur. Kendisiyle temas kurulmuşsa muhataba gönderilir ve daha sonra iş ilişkilerinin gelişmesine itiraz etmez. Bir bilgi mektubu, muhatabı, yazarın iş bağlantıları geliştirme arzusu ve bunların uygulanmasının belirli yönleri hakkında mesaja kıyasla biraz daha büyük bir hacimde bilgilendirmeyi amaçlamaktadır.

Bilgi mektupları, genel bakış niteliğinde belirli miktarda ek bilgi sağlanan muhatap ile ilk temasın kurulmasında faydalıdır. Bir bilgi mektubu, muhatabına mektuptaki ifadeyi kullanarak ek bilgi alması için bir davetiye içerebilir: "Sorularınızı yanıtlamaktan memnuniyet duyarız."

Örnek bir bilgi mektubu Ek 26'da sunulmuştur.

Başvuru mektubu - kuruluşun etkinliklere katılmak veya başka bir kuruluş tarafından sağlanan hizmetleri almak istediği durumlarda hazırlanan bir iş mektubu. Mal ve hizmetlerin sağlanması ile ilgili ticari faaliyetlerde, bir siparişin verildiği ve bir anlaşmanın yapıldığı bir başvuru birincil belge olarak kullanılabilir. Özel bir tür başvuru, herhangi bir hakkın tescili, izin alınması vb. için yürütme makamlarına ve devlet kuruluşlarına sunulan belgelerdir.

Başvuru, birleşik bir biçimde hazırlanabilir veya mal veya hizmet sunan kuruluş tarafından formüle edilen şartlara tabi olabilir. İlk durumda, böyle bir başvurunun hazırlanması, satış organizasyonu tarafından önerilen bir şablon formu doldurmaktan ibarettir. Başvuru ücretsiz olarak yapılırsa, mektubun yazarı için gerekli olan bilgileri içerir.

Bir başvuru mektubu aslında bir iş yapmak, hizmet sağlamak, bir etkinliğe katılanlar listesine dahil edilmek için bir talep olduğundan, başvuru metni kural olarak istek mektuplarında olduğu gibi aynı dili kullanır:

"Lütfen katılmak için sizi gruba dahil edin...";

"Şirketimizin iki temsilcisinin katılımını sağlamanızı rica ediyoruz ...";

"Lütfen katılımcı olarak kayıt olun..." vb.

Duruma bağlı olarak, başvuru mektubunun metni, etkinliğe katılanlar, başvurunun konusu, iş yapma veya devam eden etkinliklere katılma koşulları vb. hakkında ek bilgiler içerir. Örneğin bir etkinliğe (seminer, konferans, festival, fuar vb.) katılım için başvuru yapılırsa aşağıdaki bilgiler belirtilir:

• - olay başlığı;
• - etkinliğin tarihi;
• – katılım şekli (konuşmacı, dinleyici, katılımcı vb.);
• – katılımcının (katılımcıların) soyadı, adı ve soyadı;
• - İş yeri, pozisyon;
• - posta kodu, telefon numarası, e-posta adresi içeren posta adresi;
• – etkinlik süresince bir otele ihtiyaç duyulması.

Herhangi bir hizmet sunumu için başvuru yapılması durumunda, mektup formunda yer alanlara ek olarak, başvuru konusunun tüm temel yönleri ve başvurunun yazarı hakkında gerekli tüm veriler, belirtilen.

Başvuru, hizmetler veya söz konusu etkinliğe katılım için bir ödeme garantisi de içerebilir.

Ek 27'de örnek bir başvuru mektubu verilmiştir.

ek mektup - ana mektuptan sonra gönderilen ve ek bilgiler içeren bir iş mektubu. Karakteristik özellik böyle bir mektup, bir önceki mektubun devamı olarak hizmet ettiğinin doğrudan bir göstergesidir. Ek mektubun başlaması gereken yer burasıdır, örneğin:

"Mektuba ek olarak...";

"Bu mektup ek olarak...".

Ek mektubun metninde, onu gönderme ihtiyacına neyin neden olduğu açıklanmalıdır, örneğin:

"Ürünün bileşenlerinin maliyetindeki önemli bir değişiklikle bağlantılı olarak ... şirketiniz için doğrudan bir ilgiyi temsil ediyor ...".

Ek 28'de örnek bir ek mektup sunulmaktadır.

özür mektubu - iş ilişkilerindeki ihlaller için muhataptan özür dilenmesi vesilesiyle hazırlanan bir mektup. Resmi iş yazışmalarında özür mektupları nispeten nadirdir. Ancak çoğu durumda muhataptan resmi bir özür dilemek ve özellikle başka türlü özür dilemek mümkün değilse ilişkiyi normalleştirmek için vazgeçilmezdirler.

Özür mektuplarının başlangıcı için standart ifade şudur: "(için) ile bağlantılı olarak bir özrü kabul etmenizi rica ediyorum...". Özürler mektubun başında yapılmalı ve ancak bundan sonra itirazınızın gerekçeleri açıklanmalıdır. Aynı zamanda, mektup sırasında iki kez özür dilemek geleneksel değildir. Muhatap ile ilişkinin geçici olarak ihlali ile ilgili pişmanlığınızı mümkün olduğunca içten ve inandırıcı bir şekilde ifade etmek daha iyidir. Özür mektubunun genel tonu, kesinlikle uzlaştırıcı olmalı, ancak sevecen olmamalıdır.

Ek 29'da örnek bir özür mektubu verilmiştir.

taziye mektubu - pişmanlık, sempati ve başsağlığı ifade etmek için yazılmış bir iş mektubu. Bu mektup türü, muhataba yakın kişilerin (akrabalar, meslektaşlar) ölümüyle bağlantılı olarak günlük iş yazışmalarında kullanılır.

Daha az trajik olaylar (doğal afet, örgütün faaliyetlerinde büyük sıkıntılar) olması durumunda, yazılı bir sempati, pişmanlık ifadesi kullanılır. Bu mektuplar, bir iş ortamında dostça destek göstermeyi amaçlamaktadır. Yazar ile muhatap arasındaki ilişkide yanlış anlaşılmalar olması durumunda, olağan iş temasları düzenini ihlal eden anlaşmazlıklar olması durumunda bu yazılı temyiz biçimine başvurmaya izin verilir. Bu tür mektuplar başsağlığı sözleriyle (sempati, pişmanlık) başlamalıdır, örneğin: "Taziyelerimi kabul etmenizi rica ediyorum ..." veya "Size içten sempatimi ifade ediyorum ...". Böyle bir mektubun genel tonunun kesinlikle sıcak olması ve umut ve iyimserlik duygusuna yer bırakması son derece arzu edilir.

Taziye mektubu örneği Ek 30'da verilmiştir.

tavsiye mektubu - yazışmaya katılmayan üçüncü bir taraf lehine yazarın muhataba dilekçesinin bir şekli. Çoğu zaman, bu kuruluştaki deneyimin, çalışanın esasının ve kişisel niteliklerinin onaylanması için kuruluş tarafından çalışana verilen tavsiye mektupları vardır.

Bir tavsiye mektubunun başlangıcı için tipik bir ifade şudur: "Size tavsiye etmekten onur duyarım Bay (Bayan) ..." bu mektupta. Bundan sonra yazar, muhatabın dikkatini itirazının nedenlerine çeker ve önerilen kişi hakkında kendi fikrini ortaya koyar. Ayrıntılı bir tavsiye genel olamaz; muhatap için bu kişi hakkında nesnel bir izlenim yaratmak için önerilenin belirli avantajlarının (veya dezavantajlarının) bir tanımını içermelidir.

Bu ilginç!

Şair Sergei Yesenin, 9 Mart 1915'te St. Petersburg'a geldi. Şehirde ilk ziyaret ettiği kişi L. L. Blok oldu. Ona tavsiye mektupları verdi ve Yesenin'in edebi çevrelere giden yolu açıldı.

İş pratiğinde, sözde kuruluşların ticari faaliyetlerinin yürütülmesinde kullanılan bir grup mektup seçilebilir. ticari mektuplar. Bu grup aşağıdaki harf türlerini içerir.

Bir soruşturma - potansiyel bir alıcı tarafından belirli koşullar altında bir mal sevkiyatı yapma olasılığı hakkında bilgi almak veya belirli bir tedarik için teklif gönderme talebi ile potansiyel bir satıcıya sözleşme öncesi aşamada gönderilen bir iş mektubu malların sevkıyatı (belirli bir hizmet türünün sağlanması için). Ticari bir talep, bir bilgi mektubundan ayırt edilmeli ve istek mektupları teslimat şartlarının ve malların fiyatının iletilmesi hakkında. Diğer unsurlara ve ayrıntılara sahip diğer mektup türleri olan bir talep mektubu da bir başvuru veya emir olarak kabul edilmez.

Ticari bir talepte, alıcı belirli bir zaman dilimi içinde bir sevkıyat malı teslim etme olasılığıyla ilgilenir, belirli koşullar altında teslimat fiyatı konusu yükseltilebilir. Talepte, kural olarak şunları belirtin: malların (hizmetlerin) adı ve malların alınmasının istendiği koşullar (miktar, malların kalitesi, model, marka, fiyat, teslim süresi, teslimat koşulları vb.) .).

Ödeme koşulları, alıcının satıcıyla ne zaman ve nasıl anlaşacağını belirler. Teslimat şartları, malların güvenliğine ilişkin sorumluluğun ve risklerin nerede ve hangi noktada satıcıdan alıcıya geçtiğini belirler.

Uluslararası ticarette teslim şartları belirlenirken INCOTERMS ticari terimler sözlüğünde yer alan terimler kullanılır ( Uluslararası Ticari Terimler, INCOTERMS) Uluslararası Ticaret Odası tarafından geliştirilmiştir. Sözlük, uluslararası satış sözleşmelerinde yer alan nakliye süreci, teslimatların kaydı vb. ile ilgili temel tedarik koşullarına ilişkin terimleri içerir. Her terim için üç harfli kısaltmalar standarttır ve ilgili FKÖ organları tarafından üzerinde anlaşmaya varılmıştır. INCOMERMS, sürekli geliştirilen bir terimler dizisi olduğundan, sözleşmelerde kullanıldığında sözlüğün basımını belirtmek gerekir.

Sözlükten bazı terimler aşağıda verilmiştir:

• – FAS ( Özgür Geminin Yanında) - geminin yanında serbestçe ... (sevk limanı). Satıcı, mallar geminin bordasında rıhtıma yerleştirildiğinde yükümlülüklerini yerine getirmiş sayar. Bu andan itibaren, alıcı, malların kaybolması veya hasar görmesiyle ilgili tüm masraf ve riskleri üstlenmelidir. Terim yalnızca deniz veya nehir yoluyla taşındığında kullanılır. su ulaştırma;
• – FOB ( Özgür gemide) – gemide ücretsiz... (sevkiyat limanı). Malların kararlaştırılan yükleme limanında gemi küpeştesini geçtiği andan itibaren sorumluluk ve riskler alıcıya geçer. Terim, yalnızca deniz veya nehir suyu taşımacılığı için kullanılır;
• – CIF ( maliyet Sigorta Navlun - maliyet, sigorta, varış limanına ödenen navlun. Terim, yalnızca deniz veya nehir suyu taşımacılığı için kullanılır;
• – CIFC ( Maliyet Sigortası Navlun ve Conihsion) – CIF ve aracı komisyon;
• – DAF ( Sınırda teslim) - sınırda teslimat. Satıcı, sınırda mutabık kalınan noktada alıcıya teslim edildiği andan itibaren ihracat için gümrükten geçen malları teslim etme yükümlülüğünü yerine getirmiş sayılır. Terim, herhangi bir taşıma modu için kullanılabilir, ancak esas olarak demiryolu ve karayolu taşımacılığı için kullanılır.

Ticari talep aşağıdaki ifadeleri kullanır:

"Lütfen ..." hakkında detaylı bilgi veriniz;

"Teslimat olasılığı hakkında bilgi vermenizi rica ederiz...";

"Lütfen tedarik için bir teklifte bulunun ..." vb.

Talep mektubunun standart metni:

"VAMIT Concern, ahşap kurutma teknolojilerinin araştırılmasında uzmanlaşmıştır. Bu bağlamda, Rus şirketleri tarafından üretilen kurutma odalarının satın alınması ve kurulmasıyla son derece ilgileniyoruz. Lütfen kitlerin fiyatı hakkında broşür ve bilgi gönderin. standart projeler ahşap kurutma ekipmanı için bilimsel ve teknik belgeler".

Ek 32'de örnek bir talep mektubu verilmiştir.

Bir soruşturma mektubunu yanıtlayın - potansiyel bir mal (hizmet) satıcısından potansiyel bir mal (hizmet) alıcısının talebine yanıt mektubu.

Satıcı, talebin tüm şartlarını yerine getirmeye hazır olduğunda, derhal teslimat için teklif gönderebilir. Ancak, kaliteli bir teklif hazırlamak zaman alır, bu nedenle önce prensipte anlaşmaya varılması ve teklifin bir sonraki mektupta gönderilmesi tavsiye edilir.

Ticari bir talebe verilen yanıt şöyle olabilir:

• - satıcı, alıcının talebini hemen yerine getirebiliyorsa, bir teklif mektubu (teklif);
• - alıcının ürün hakkında bilgi talep etmesi halinde ürün (hizmetler) hakkında bilgi veren bir yazı;
• - talebi değerlendirmeyi reddetme.

İkinci durumda, iş ilişkileri etiği, her şeyden önce, sipariş için minnettarlığı ifade etmeyi, ardından siparişin kabul edilememesi ve yerine getirilememesinin nedenlerini açıklamayı gerektirir, örneğin:

"Teslimat talebiniz için teşekkür ederiz... Maalesef, ...Siparişiniz değerlendirilmek üzere kabul edilememektedir (yürütülmüştür)";

"Teslimat talebiniz için teşekkür ederiz... İlgilendiğiniz ürün maalesef sadece şartlarda teslim edilebilir...";

"Teslimat talebiniz için teşekkür ederiz... İlgilendiğiniz ürün ne yazık ki daha erken teslim edilememektedir... Lütfen teslimat süresinin değiştirilmesine izin verdiğinizi bize bildirin."

Bir istek için standart yanıt metni:

"Nisan 2014'te Yekaterinburg'a 2000 ASUS VX239H monitör tedarik etme olasılığına ilişkin talebinizi değerlendirdikten sonra, belirtilen süre içinde bu ürünleri tedarik etmeye hazır olduğumuzu onaylıyoruz."

Bir soruşturma mektubuna örnek bir yanıt Ek 33'te sunulmaktadır.

Teklif mektubu (tanıtım mektubu) - potansiyel bir ortağa mal, hizmet, işbirliği vb. teklifleri içeren bir iş mektubu. Ticari faaliyetlerde böyle bir teklif mektubuna ticari teklif veya teklif denir.

Teklif şunlar olabilir:

• - önceden varılmış sözlü bir anlaşmanın yazılı teyidi;
• - önceden gönderilmiş bir soruşturma mektubuna yanıt;
• - bir girişim belgesi olan bağımsız bir teklif. Bu durumda, bir reklam mektubu görevi görür.

İlk iki durumda, teklif bir soruşturma mektubuna yanıt olarak veya ön anlaşmaların bir sonucu olarak gönderilir, bu nedenle proaktif değildir. Buna göre, teklifin gönderilme motivasyonu mektubun ilk satırında belirtilmiştir.

Ticari bir teklifte, bir talepten çok daha fazla zorunlu unsur vardır. Bu, paketleme ve etiketleme, kalite, malların fiyatı, teslimat fiyatı, tüm partinin maliyeti, ödeme koşulları hakkındaki verileri içerir. Mücbir sebep hallerinde risklerin tazmini ve tahkim şartları hakkında bilgi vermek mümkündür.

Ticari faaliyetlerde teklifler (teklifler) ücretsiz ve kesindir. Ücretsiz teklif, satıcının sözleşmenin imzalanmasından önce yerine getirmeyi reddedebileceği bir tekliftir; satıcıyı malları satma yükümlülüğüne bağlamaz. Ücretsiz teklifle ilgili bilgiler metnin ilk satırında verilmiştir (... size herhangi bir yükümlülük altına girmeden teklifte bulunuyoruz). Kesin teklif, satıcının belirli bir süreden önce reddetme hakkının olmadığı tekliftir.

Belirli bir alıcıya, temel teslimat şartlarını (malların miktarı, kalitesi, malların fiyatı vb.) belirten kesin bir teklif gönderilir. Kesin teklif, satıcıyı, teklif edilen ürünü, teklif ettiği kişiye satma yükümlülüğü ile bağlar, bu nedenle, kesin teklifin zorunlu bir unsuru, teklifin geçerlilik süresini son satırda belirtmektir, örneğin: " Teklif ..." tarihine kadar geçerlidir. Zaman sınırı içinde yanıt alamamak, teklifi kabul etmeyi reddetmekle eşdeğerdir.

Kaliteli bir teklif mektubu oluşturmak için aşağıdaki kavramlarda gezinmeniz gerekir:

• - kabul - satıcının şartlarına göre teklifin kabulü;
• - toplu olarak - büyük boyutlu kargoların ambalajsız taşınması;
• - dökme - sıvıların ambalajsız tanklarda veya tankerlerde taşınması;
• - dökme - dökme yüklerin ambalajsız taşınması.

tanımlayan en yaygın uluslararası terimler

ödeme şartları:

• - ACC / ACC (HESAP / HESAP) - hesaptan hesaba;
• - VS ( Fatura Toplama için) - tahsilat faturası;
• – CBD (TESLİMAT ÖNCESİ NAKİT) – mal tesliminden önce nakit ödeme;
• – CD (BELGELERE KARŞI NAKİT) – belgeler karşılığında nakit ödeme;
• – CIA (NAKİT Avans) – nakit avans ödemesi.

Ortağa teklif, belirli ayrıntılı bilgiler içerir,

sonraki adım bir sözleşme yapmak olabileceğinden veya Genel bilgi, bu aslında müzakereleri başlatmak için bir teklif.

Teklifin yapısı şöyle görünebilir:

Bölüm 1. Giriş:

• - selamlar;
• - mektubun nedeninin belirlenmesi.

Mesajın bu bölümünde aşağıdaki ifadeler kullanılmıştır:

"Talebiniz üzerine sizi bilgilendiririz...";

"Bizimle iş bağlantıları kurmak istemenize sevindik";

"Size istediğiniz numuneleri ve teklifleri göndermekten mutluluk duyarız...";

"Temsilcimiz Bay N, mallarımızla ilgilendiğinizi bize bildirecektir...";

"İsteğinize göre...";

"Anlaşmamızı onaylıyor ve tedarik edebileceğimizi duyuruyoruz...";

"İş ortaklarımız (N), ürünlerimizi ürün yelpazenize dahil etmekle ilgilendiğinizi bize bildirmiştir...";

"Size ürünlerimizi tedarik etmeye hazırız ve bu nedenle incelemeniz için size en son kataloğumuzu gönderiyoruz."

Bölüm 2. Ana bölüm:

• - sorulan sorulara cevap;
• - ticari teklifin anlamını iletmek (bu ürünün birkaç üreticisi varsa, ürünün münhasırlığına vurgu; bu ürünün çok sayıda üreticisi varsa, ürünün parametrelerine, farklılıklarına vurgu; özelliklerine vurgu; Bu ürünün çok sayıda üreticisi varsa, şirketin çalışması ve hizmetlerin sağlanması).

Kullanılan ifadeler:

"Size özel bir teklif sunmaya hazırız";

"Size sunuyoruz...";

"Size sıkıca sunuyoruz...";

"Anlaşmamızın teyidi olarak size sunuyoruz...";

"Ek'te son fiyat listesini içeren kataloğumuzu gönderiyoruz";

"Ayrıntılı fiyat listemiz, ürün yelpazemizin zenginliği konusunda sizi ikna edecektir";

"Teklifimiz şu tarihe kadar geçerlidir...";

"Fiyatlara paketleme ve nakliye masrafları dahildir";

"Şartlara göre teslim ediyoruz...";

"Size indirim yapmaya hazırız...";

"Test için bir deneme satın almayı kabul ediyorsanız lütfen bize bildirin";

"Hammadde fiyatlarının değişmemesi koşuluyla, ..";

"Ürünlerimiz çok değerlidir..."

– ek teklifler (müşteri ile özel bir ilişkiye vurgu).

Kullanılan ifadeler:

"Bu yeni anlaşmaya başlamanızı kolaylaştırmak için size katalogdaki fiyatlarımızda %... indirim yapacağız";

"Ürünlerimizin mükemmel kalitesi tüm dünyada büyük ilgi gördü";

"Özellikle pozisyonlara dikkatinizi çekiyorum...";

"Amaçlarınız için en uygun model...";

"Fiyat listesindeki pozisyonlar (mallar) yapıldığı için özellikle tavsiye edebilirim...";

"Büyük bir partiyi karlı bir şekilde satın alabilirsiniz ...";

"Gördüğünüz gibi fiyatlarımız rekabetçi";

"Ürünlerimizin kalitesinin tüm beklentilerinizi karşılayacağından eminiz";

"Tüm ürünlerimize ... bir yıl garanti veriyoruz";

"Ürünlerimiz kaliteyi sağlamak için dikkatlice kontrol edilmektedir";

"Sizinle iş ilişkilerine girmekten memnuniyet duyacağız ve ürünlerimizi mağazanızda başarılı bir şekilde satabileceğinize inanıyoruz";

"İlk siparişiniz, müşterinin tüm isteklerini azami özenle yerine getirmeye çalıştığımıza sizi ikna edecektir."

Bölüm 3. Final:

- dikkat için şükran ve işbirliği için umut ifadesi.

Kullanılan ifadeler:

"Yakında sizden sipariş almaktan çok memnun oluruz";

"Bununla ilgili herhangi bir sorunuz varsa, bize aşağıdaki telefon numaralarından ulaşabilirsiniz";

"Teklifimiz size uymuyorsa, nedenlerini bize bildirdiğiniz için size minnettar olacağız";

"Talebiniz üzerine, teslimat ve ödeme koşulları hakkında size memnuniyetle bilgi vereceğiz";

"Siparişinizi almak için sabırsızlanıyoruz ve hızlı, doğru uygulama sözü veriyoruz."

Teklif mektubunun standart metni:

"Firmamız tarafından üretilen tüm mobilya çeşitlerini içeren yeni bir kataloğu dikkatinize sunuyoruz. Düzenli müşterilerimize önemli indirimler sağlayan bir fiyat listesi de gönderiyoruz. Ancak bu indirimleri uzun süre tutamayız, bu nedenle biz de siparişinizi içinde bulunduğunuz ay içinde vermenizi tavsiye ederiz."

Ek 34'te örnek bir teklif mektubu verilmiştir.

Bir teklif mektubunu yanıtlayın - potansiyel bir mal (hizmet) alıcısından potansiyel bir mal (hizmet) satıcısının teklifine bir cevap mektubu.

Kabul edemeseniz bile bir teklife cevap vermeniz iş görgü kurallarındandır.

Teklif mektubuna verilen cevap, teklifin kabul edildiğini teyit eden bir mektup veya bir ret olabilir. Alıcı, teklifin yalnızca bazı koşullarını kabul etmeyebilir, daha sonra satıcıya bir karşı teklif gönderebilir, bu da ticari yazışmalarla sonuçlanır, bu sırada taraflar ya tüm temel teslimat koşulları üzerinde anlaşmaya varır ya da sonuçlandırmayı reddeder. bir işlem. Duruma göre teklif mektubuna cevaben aşağıdaki sabit ifadeler kullanılabilir:

"Yapılan teklif için teşekkür ederiz ve size bir anlaşma yapmaya hazır olduğumuzu bildiririz...";

"Teklifinizi kabul ediyoruz...";

"Bir anlaşma yapmaya hazır olduğumuzu teyit ediyoruz...";

"Teklifiniz için teşekkür ederiz, ancak şu anda bu ürünü satın almakla ilgilenmiyoruz."

Teklif mektubuna verilen yanıtın standart metni:

"Elektrik kontrol panolarının tamamlanması için ek akım trafosu tedarik etme teklifiniz için teşekkür ederiz. Ancak belirttiğiniz fiyatı çok yüksek buluyoruz. Ayrıca ödeme koşulları maalesef bizim için kabul edilemez. uygun değişiklikleri yapmanın mümkün olduğunu düşünüyorsanız, tekliflerinize geri dönün.

Teklif mektubuna örnek bir cevap Ek 35'te sunulmaktadır.

Talep mektubu - amacı, daha önce kabul edilmiş sözleşmelerin ihlal edildiği durumlarda karşı tarafı yükümlülüklerini yerine getirmeye teşvik etmek olan bir iş mektubu.

Talep mektupları kural olarak karmaşık bir yapıya sahiptir. Belirli belgelere atıfta bulunarak anlaşmaların şartlarını içerirler, mevcut durumun özünü ana hatlarıyla belirtirler, yükümlülüklerin yerine getirilmesi gerekliliğini formüle ederler ve bu yükümlülüklerin yerine getirilmemesi durumunda olası yaptırımları belirtirler.

Talep mektuplarındaki anahtar ifadeler şunlar olabilir:

"Acil olarak yerine getirilmesini (gönderme, sağlama, aktarma) talep ediyoruz...";

"Yükümlülüklerimizi yerine getirmeyi talep ediyoruz...";

"Derhal infaz talep ediyoruz..." vb.

Olası yaptırımlar şu şekilde formüle edilebilir:

"Aksi takdirde cezaya maruz kalırsınız...";

"Aksi takdirde dava Tahkim Mahkemesine intikal ettirilecektir";

"Aksi takdirde, sonuçlardan sorumlu değiliz..." vb.

Talep mektubuna örnek bir yanıt Ek 36'da sunulmaktadır.

Talep mektubu antetli kağıda düzenlenir. Şu anda yasama düzeyinde talepte bulunmak için herhangi bir düzenleyici gereklilik bulunmamaktadır. Ancak uygulama, derlemesi ve tasarımı için aşağıdaki önerileri geliştirmiştir.

• - bir talepte bulunma gerekçeleri (taraflar arasında imzalanan bir anlaşmanın bağlantısı, bir teminat mektubu);
• - iddianın özü, konusu. Hangi yükümlülüğün ne ölçüde ihlal edildiği belirtilmelidir (gecikme, yetersiz kalite vb.);
• - iddianın geçerliliği (sözleşmelere, eylemlere vb. bağlantılar), bir bağlantıya işaret eden kanıtlar düzenlemeler, talebin karşılanması için temel teşkil eden;
• – maruz kaldığınız maddi ve diğer zararlar;
• - ortağın iddiaya ilişkin eylemleri; iddiayı oluşturanın özel gereksinimleri (sözleşmenin feshi, fonların iadesi, düşük kaliteli malların değiştirilmesi gerekliliği, vb.), bu gereksinimlerin yerine getirilmesi için zamanlamanın bir göstergesi;
• - talep karşılanmazsa ne yapmalı. Mektup, talebin yerine getirilmemesi durumunda daha sonra adli makamlara yapılacak itiraz hakkında bir uyarı içermelidir.

Bu tür bir mektubun açık bir şekilde tanımlanması için, belgedeki mektup türünün belirlenmesine izin verilir - İDDİA.

Bir talep (ıslah) mektubu, ana gereksinimlerini yansıtan metne bir başlık içermelidir, örneğin, "Borçların ve cezaların ödenmesi hakkında" veya şartları ihlal edilen sözleşmeye bir bağlantı içermelidir, örneğin, "Bir __________ No. ________" tarihli bir kira sözleşmesi kapsamındaki talep.

Talep (ıslah) mektubu, talebin geçerliliğini doğrulayan tüm ekli belgeleri gösteren, başvurunun varlığı hakkında bir not içermelidir. Mektup, bu talebin değerlendirilmesi için son tarihi belirler, ancak bu süre kanunla tanımlanmamıştır ve uygulamada bir aydır. İş ilişkilerini ve ortakların itibarını korumak için metnin sunum şekli mümkün olduğunca doğru olmalıdır.

Talep mektupları, kural olarak, alıcıya ayrı bir makbuz ve alındı ​​teyidi ile iadeli taahhütlü posta ile gönderilir. Bu belgeler, adli makamlara olası sunum için iddianın yazarı tarafından saklanır.

İddia metni derlenirken, aşağıdaki ifadeler bir iddiada bulunmak için temel olarak kullanılır:

"Size bir talep gönderiyoruz...";

"Size ... No. ... tarihli bir sınav sertifikası gönderiyoruz, bunun ardından ...";

"Müşterimiz size kalite ile ilgili bir iddiada (şikayette) bulunuyor...";

"Malların kalitesi hakkında bir iddiada bulunuyoruz...";

"Ticari bir işlem temelinde, ..." aleyhine bir iddiada bulunuyoruz;

"Sözleşmeye uygun olarak ... numaralı paragrafı ihlal ettiniz...";

"Sevk edilen mal grubunda... bir kıtlık bulundu...";

"Fatura No.'ya göre alınan malları (tarih) kabul ederken ... bir kıtlık kuruldu ...";

"Büyük üzüntümüzle size bildiririz...";

"Maalesef sizi bilgilendirmek zorundayız...";

"Sözleşmenin 4. paragrafına göre, bize sağlamanız gerekir ...".

Gereksinimleri belirtmek için aşağıdaki ifadeler kullanılır:

"Sizden talep etmek niyetindeyiz...";

"Size sormak istiyoruz...";

"Yukarıdakiler doğrultusunda sizden ricamız...";

"Yukarıdakilerle bağlantılı olarak, ..." için para cezasına çarptırıldınız.

Yaptırımların içeriğini ifade etmek için şu ifadeler kullanılır:

"Şikayete yansıyan hususların giderilmesine yönelik tedbirlerden kaçınılması halinde, dava Tahkim Mahkemesine intikal ettirilecektir...";

"... aksi takdirde ceza alırsınız";

"Beyan edilen şikayetle bağlantılı olarak sözleşme kapsamındaki yükümlülükleri yerine getirmeyi reddetme ...".

Bir talep (şikayet) mektubuna yanıt kuruluş belirtilen süre içinde teslim etmelidir. Bu süre zarfında, talebin reddi veya değerlendirilmek üzere kabulü hakkında karşı tarafı yazılı olarak bilgilendirmelisiniz. Talebin değerlendirilmek üzere kabul edilmesi halinde, talep hakkında karar verilmesi için son tarih veya bunu karşılamaya yönelik özel tedbirler bildirilir. Talebin reddedilmesi halinde, ret nedenleri, onu kanıtlayabilecek belgelere atıfta bulunularak belirtilir.

• - mal veya hizmet sunan mektuplar;
• - kuruluş hakkında bilgi içeren sunum mektupları.

Bu çeşitlere ek olarak, reklam, görevi mal ve hizmetler hakkında ayrıntılı, bazen ayrıntılı bilgi sağlamak olan bilgi mektupları, prospektüsler, bültenler yaygın olarak kullanılır. Bu materyaller tanıtım mektupları değildir, ancak onlarla birlikte bir reklam işlevi görürler. Reklam malzemeleri, kural olarak, kuruluş veya ürün hakkında birincil bilgileri reklam mektubundan veya başka bir şekilde alan ilgili tarafın talebi üzerine sağlanır.

• - reklam mektubu uzun olmamalı ve bir sayfadan fazla olmamalıdır;
• – reklam mektubu kısa, net, bilgilendirici olmalıdır; organizasyonu ve sunulan mal veya hizmetleri ayrıntılı olarak açıklamamalısınız, ancak yalnızca kuruluşunuz ile diğerleri arasındaki farkı, mallarınızı diğer tedarikçilerin mallarından;
• - herhangi bir bilgi her zaman doğrulanabileceğinden, kuruluşunuzun esasını abartmak uygun değildir;
• - teklif edilen mal veya hizmetler empoze edilmemelidir; farklı versiyonlarda da olsa bir cümlenin tekrar tekrar tekrarı, muhatabı yabancılaştırabilir;
• - bir reklam mektubu şirketinizi, firmanızı temsil eder, bu nedenle mektup için gerekli tüm detayları içeren bir antetli kağıda yazılmalıdır.

• 3. Ürünün (malların) sunumu ve ana avantajlarının sıralanması.
• 4. Ek veya ilgili terimlerin listelenmesi.
• 5. İşbirliği için özel bir teklif (toptan veya perakende ticaret, hizmet teklifi, vb.).
• 6. Ürün numuneleri, ürün veya hizmetler hakkında ayrıntılı bilgi sağlamaya ve potansiyel bir tüketicinin sahip olabileceği tüm soruları yanıtlamaya hazır olduğunun ifadesi.
• 7. İşbirliği umudunu ifade eden standart ifade.
• 8. İmza (pozisyon, soyadı, baş harfleri).

Mektubun bir kuruluşu temsil etmesi durumunda, yapısı şöyle görünebilir:

• 1. Muhataba itiraz edin ("Sayın Baylar!" veya "Sevgili Meslektaşlarım!").
• 2. Kuruluşa ve faaliyetlerinin doğasına kısa bir giriş.
• 3. Kuruluşun ana faaliyetlerinin tanımı, benzer mal veya hizmetler sunan diğer kuruluşlara kıyasla avantajları.
• 4. İşbirliği için özel teklif.
• 5. Kuruluşla ilgili her türlü bilgiyi sağlamaya ve tüm soruları yanıtlamaya hazır olduğunun ifadesi.
• 6. İşbirliği umudunu ifade eden standart ifade.

Potansiyel bir ortak üzerinde daha güçlü bir etki yaratmak için, mal ve hizmetlerin tanıtımını yapan bir yazının en az daire başkanı tarafından, kuruluşu temsil eden yazıların ise kuruluş başkanı veya yardımcısı tarafından imzalanması gerekir.

Promosyon mektupları tasarlarken, iş mektupları tasarlamak için genel kurallara uyulmalıdır, ancak mektuba dikkat çekmek için, en önemli metin parçalarını vurgulamak gibi daha geniş bir metin tasarımı yelpazesi kullanmak kabul edilebilir.

Dolayısıyla modern yönetim, her yöneticinin ve liderin çeşitli türlerde iş metinleri yazabilmesini gerektirir. Bu hem ticari mektupların ve iş tekliflerinin hazırlanması, hem de tebrik ve teşekkür mektuplarının tasarımı olabilir. Tüm yönetimsel ve ticari faaliyetlerin başarısı, doğrudan bu belgelerin bazılarının yazılmasına bağlı olacaktır. Bu bağlamda, metnin tematik odağından bağımsız olarak, iş mektupları geliştirmede pratik yazılı beceriler, her seviyedeki yöneticiler, şirket departman başkanları, reklam uzmanları, yöneticilere kişisel asistanlar da dahil olmak üzere hemen hemen her uzman tarafından günlük işlerde gereklidir. tüm ofis çalışanları gibi.

Şirketlere veya devlet dairelerine belge gönderilmesi durumunda belirli bir örneğin ön yazısını derlemek isteğe bağlı ancak istenen bir adımdır. Böyle bir belgenin doğru formunun nasıl doğru bir şekilde geliştirileceği ve onunla çalışmanın bazı nüansları hakkında - şu anda.

Belge, birleşik bir örnek olmadığı için herhangi bir biçimde düzenlenir. Asıl amaç, muhataba ne tür belgelerin gönderildiği ve en önemlisi gönderici tarafından hangi amacın izlendiği konusunda doğru bir fikir vermektir.

Bir şirketin resmi olarak kapak mektubu yazması gerekmese de, bir iş belgesi akışında bu, uyulması gereken oldukça iyi kurulmuş bir normdur. Aynı anda birkaç sorunu çözmenizi sağlar:

1. Her şeyden önce, muhataba iletmek istediği gönderenin ana açıklamalarını içeren şeydir. Bu durumda, bu önemlidir, çünkü ticari yazışmalar her iki taraf için de son derece açık olması gereken dolaylı iletişimdir.
2. Kapak mektubu ayrıca bir belge listesi içerir - aslında, gönderilen belgelerin tam adının ve sayısının listesi çoğaltılır. Bu, olası tasarım hatalarını ortadan kaldırır.
3. Bir belge listesi belirleyerek, kayıp durumunda onları geri getirmede bazı zorluklardan kaçınmak mümkündür. Ek olarak, giden ve gelen belge numaralarını gösterir, bu sayede kolayca bulunabilir ve hareket yönünü kontrol edebilir.
4. Son olarak, sadece belgeleri değil, aynı zamanda onlara kapak mektubunu da kabul eden muhatap, gönderenin isteklerinin özünü hızlı bir şekilde anlayabilecek ve duruma göre onlara hızlı bir şekilde cevap verebilecektir.

Bu nedenle, belgelere kapak mektubunun yetkin tasarımı, süreci tek tip hale getirmek için kendi üniforma örneklerini oluşturmasının gönderenin kendisinin yararına olduğunu söyleyebiliriz.

Kapak Mektubu Örneği 2019

Böyle bir belgenin onaylanmış bir formu olmamasına ve her kuruluşun nasıl hazırlanacağını belirleme hakkına sahip olmasına rağmen, uyulması gereken genel kabul görmüş kurallar vardır.

1. Başlıkta, her zamanki gibi, muhatabın (“Kime ...”) ve gönderenin (“Kimden ...”) tam resmi isimleri belirtilir.
2. Ardından, mektubun gönderenin şirketinde kayıtlı olduğu numara hakkında bir not gelir.
3. Ardından belgenin asıl metni gelir. Cümleye doğru başlamak çok önemlidir. Bu durumda 3 seçenek vardır:

• "sana gönderiyorum"- belgelerin aynı şirketlere gönderildiği durumlar için (örneğin, karşı taraflar);
• "Size sunuyoruz"- mektup vergi dairesine, mahkemelere, merkeze gönderilir - yani. daha yüksek pozisyona sahip tüm kurumlar;
• "sizi gönderiyoruz"- eğer Konuşuyoruz aksine, alt departmanlara gönderilen belgeler hakkında (örneğin, aynı şirketin departmanları, şubeleri).

1. Gönderme amacını açıkladıktan sonra, tablo şeklinde uygun bir şekilde sunulan eksiksiz bir belge listesi (envanter) sağlamanız gerekir. Aşağıdaki sütunları içermelidir:

• belgenin tam adı;
• kopya sayısı;
• Gerekirse, belgenin hangi biçimde gönderildiği de belirtilir - orijinal veya bir kopya (onaylı veya onaysız).

1. Tablonun sonunda, kapak mektubu ile birlikte gönderilen toplam belge sayısı belirtilmiştir.
2. Son olarak, varsa ek belgeleri de listeleyen bir ek belirtilir ve alıcıya gönderilir. "Uygulama" kelimesinin yalnızca tek bir belge olduğunda tekil olarak yazıldığını anlamak önemlidir. Belgeler çoğul ise "Ekler" yazılır. Belgenin başlığıyla birlikte:

• belgenin kabul tarihi;
• gönderilen toplam kopya sayısı;
• her belgedeki sayfa sayısı (tüm kopyalar için toplam sayfa sayısı yazılır);
• gerekirse, bellenim ihtiyacını belirtin.

Numunesinden bağımsız olarak belgelere bir kapak mektubu imzalar, sadece CEO değil, aynı zamanda ilgili yetkili kişi. İmza, geleneksel olarak, faaliyetleri doğrudan gönderilen belgelerle ilgili olan çalışan tarafından atılır:

1. Genel müdür veya şube başkanı, alt bölüm, şirketin tamamıyla ilgili genel akış belgelerini ve ayrıca özel öneme sahip belgeleri (örneğin, genel merkeze gönderilen yıllık raporlar) imzalar.
2. Baş muhasebeci, mali belgelere eşlik eden mektupları imzalar - genellikle vergi dairesine gönderilir.
3. Şirketin kurum içi avukatı, örneğin dava, potansiyel karşı taraflarla sözleşme akdedilmesi vb. ile ilgili belgeler olması durumunda ön yazı gönderir.

NOT. Aynı türdeki belgelerin toplu postalanmasından bahsettiğimiz durumlarda (örneğin, karşı taraflarla aynı türden birkaç fatura veya sözleşme), bunları bir grupta birleştirebilir ve tüm kopyalardaki toplam sayfa sayısını bir kerede yazabilirsiniz. .

Bir kapak mektubu nasıl kaydedilir

Ön yazı tasarımında iş görgü kurallarının özelliklerini gözlemlemek önemlidir - her şeyden önce, aynı örneği, belge şablonunu kullanmak daha iyidir ve mektubun üzerinde imzası olan aynı kişi bunu imzalamalıdır. gönderenin.

Rus Postası veya özel posta kullanılarak gönderilir - kural olarak, bunu taahhütlü posta ile yapmak daha iyidir. Gönderen şirketin belge akış günlüğüne kaydedilen gönderi numarası yazılmalıdır. Bu adres numarasının altında zaten numarasını yazıyor - ve böylece karışıklık riski önemli ölçüde azaltılıyor.

Kural olarak, muhatap için 1, gönderen için 1 olmak üzere en az 2 kopya halinde bir kapak mektubu düzenlenir. Böyle bir belge, uygunluğu ve süresi şirketin kendisi tarafından belirlenen bir süre boyunca saklanır. Genellikle, şirketlerin modern iş akışında, tüm belgeler elektronik biçimde yedeklenir - bu, onları hızlı bir şekilde bulmanızı ve gerekene kadar güvenli bir şekilde saklamanızı sağlar.

Tepki Süresi

Cevabın zamanlamasına gelince, bu daha az net bir soru. Bir yandan işe yarıyor Genel kural, buna göre herhangi bir itirazın işlem süresi devlet organları, firmalarda, şirketlerde, kamu derneklerinde olduğu gibi, geçmemelidir 1 ay, yani 30 takvim günü. Geri sayım, postanın muhataba ulaştığı günü takip eden iş gününden başlar.

Öte yandan, uygulamada çok sık olarak, gönderenin muhatabının talebine mümkün olduğunca çabuk yanıt vermesini beklediği durumlar vardır. O zaman ayrı ayrı böyle bir dileği yazmanız gerekir, örneğin: “Sizden imzanızı rica ederiz. Gerekli belgeler ve 7 iş günü içinde esas hakkında bir cevap verin. Doğrudan gönderene bağlı olan bir yapısal birim olan bir şubeden bahsediyorsak, ifade daha kategoriktir: "Yanıt için son tarih, bu ön yazının alındığına dair resmi bildirim tarihinden itibaren 3 iş günüdür."

NOT. Şirketler arasındaki sözleşme başlangıçta taleplerle çalışmak için belirli bir prosedür öngörüyorsa, olası anlaşmazlıkların mahkeme öncesi çözümü, bu tür sözleşmelerin metinlerinden devam etmek gerekir. Örnek bir metin aşağıda gösterilmiştir.

Depolama prosedürü

Ön yazılar, içeriği kendi takdirine bağlı olarak ifşa edebileceği veya sınıflandırabileceği kuruluşun özel belgeleridir (bu, hem gelen hem de giden belgeler için geçerlidir). Bu nedenle, belirli bir depolama yönteminin seçimi, yönetimin kararına bağlıdır.

Genel olarak, aşağıdaki kurallara uyulur:

1. Hukuki açıdan asıl önem, ön yazının kendisi ve örneği değil, ondan önce gelen belgeler olduğundan, bunların güvenliğine büyük önem verilmektedir.
2. Tüm ekler (yani belgelerin kendileri) geri çekildikten sonra, saklama süresi bireysel olarak belirlenir.
3. Bazı durumlarda şirketler, ilgili belgeleri koydukları özel bir “Kapak Mektupları” klasörü oluşturur. Bu seçenek, küçük iş akışları olan küçük firmalar için uygundur.
4. Belge akışı çok büyükse ve şirketin birkaç şubesi varsa, özel durum isimlendirmeleri yapılır - yani. genel amaca göre gruplandırılmış belge listeleri, örneğin, "Tedarik sözleşmeleri", "Kira sözleşmeleri", "Yargı" vb.

Bu nedenle, en iyi seçenek, belgeler için kendi tek kapak mektubu örneğini oluşturmak ve şirketin belge akışının hacmine uygun bir depolama sistemi düzenlemektir.

Bilgi almak, iş kağıtlarına erişim sağlamak veya herhangi bir iş yapma talebi ile kuruluş temsilcilerine (genellikle başkanı adına gönderilir) veya belirli bir kişiye yönelik yazılı bir talep denir. bir istek mektubu. Büro çalışması kurallarına göre, yazışma muhatabı böyle bir mektuba hatasız cevap vermelidir.

Örnek talep mektubu

Kural olarak, gönderenin antetli kağıdına resmi bir talep mektubu yazılır ve yapısında aşağıdaki bölümleri içerir:

• giden yazışmaların kayıt numarasını ve mektubun oluşturulduğu tarihi gösteren ayrıntılar;


• yazışmanın yazarının kişisel verileri (pozisyon ve tam ad);


• talebin özünü karakterize eden mektubun başlığı;


• en sık “Sevgili ...” ile başlayan mesajın muhatabına saygılı itiraz;


• gönderenin temyizi ile başlatmak istediği eylemden bahseden talebin özü;


• mektubun metninde, bazı durumlarda, davanın başarılı bir şekilde çözüldüğü iddiasıyla ilgili ifadenin kullanılması uygundur, örneğin, “Katılımınız için şimdiden teşekkür ederiz…”;


• verilerini gösteren talep mektubunun yazarının imzası.

Yazışmanın niteliği, talebin değerlendirilmesi ve sonuç alınması için bir süre belirlenmesine izin veriyorsa, öngörülen süre içinde cevap alma arzusunu mektubun gövdesinde doğru bir şekilde ifade etmek gerekir.

Mutlaka bir iş mektubu gönderenin bağlantılarını içermelidir. Bu veriler, gerekirse mektubun alıcısının talebi gönderen kişiyle doğrudan iletişim kurma fırsatına sahip olması için belirtilir.

Talep mektubuözel belgelere atıfta bulunur. Yardımı ile, bir kişi bilgi sağlama, bir işlem gerçekleştirme, yardım sağlama (maddi veya finansal), ödeme yapma vb. Bu materyalde, makalenin altında indirebileceğiniz istek mektuplarının tasarım örneklerini ve örneklerini ele alacağız.

Muhatap ile herhangi bir bağlantı yoksa veya onunla iletişim kurmak için başka bir fırsat yoksa, istek mektubu. Bu mektubun içeriği ortak özellikler yazılı bir istekle. Giden belgelerin dergisine kayıtlı işletmenin resmi antetli kağıdında düzenlenir. Form, talep mektubunun kayıt numarasını ve tarihini belirtmelidir. Eğer varsa Devam eden olaylar, o zaman tarihi ve hatta tam gönderme zamanını belirterek istek mektubunun gönderildiğini her zaman kanıtlayabilirsiniz.

İstek mektubu. Nasıl doğru yazılır?

Ticari dolaşımda, belgeler kesinlikle resmidir, tek bir modele göre veya kabul edilen standartlara (örneğin) uygun olarak düzenlenir ve beklenmedik bir sorunu çözmeniz, yardım istemeniz veya şükran duymanız gerektiğinde neredeyse gayri resmidir. "Özgür" formun kullanımının daha kolay olduğuna yanlışlıkla inanılmaktadır; aksine, ikna edici bir itiraz veya mektup yazmak için birleşik bir form doldurmaktan çok daha fazla çaba sarf etmeniz gerekecektir.

İkinci belge kategorisi, örnekleri aşağıda bulunan çeşitli talep mektuplarını içerir. Böyle bir mesajı yetkin ve net bir şekilde oluşturmak bazen daha az önemli değildir. Aşağıdakiler yardım talep mektuplarının örnekleridir, adım adım talimat mükemmel belgeyi oluşturma ve onu alıcıya göndermeyle ilgili ipuçları.

Talep mektubu yazma talimatları

Ve bariz nedenlerden dolayı yardım isteyen mesajlar tek bir modele göre düzenlenemez: birleşik bir form kullanarak belirli koşullara uyum sağlamak imkansızdır. Nitekim talebin istenilen etkiyi yaratabilmesi için alıcının kişiliğini, sosyal durumunu, mevcut mali durumunu ve diğer faktörleri dikkate almak son derece önemlidir. Ek olarak, mektup belirgin bir gizli karaktere sahip olmalıdır: kesinlikle resmi bir belge ise, varsayılan olarak daha elverişli bir konumda olan muhatap, muhtemelen bir abonelikten çıkma ile cevap vermeyi veya sadece diyaloğu göndererek diyaloğu reddetmeyi tercih eder. çöp sepetine mesaj at.

Önemli: mektup boyunca sıcak ve saygılı bir tona bağlı kalmak gerekir. Bir talep mektubunun resmi bir gereklilik olmadığını, alıcı tarafından serbestçe göz ardı edilebileceğini veya reddedilebileceğini unutmamalıyız. Yeterli motivasyon olmadan saygı tek başına sonuç vermeyecektir, ancak en azından okuyucunun dikkatini çekebilecek ve onu metnin sonuna gelmeye zorlayacaktır.

Bir sorunu çözmek, ödemeleri ertelemek veya indirim sağlamak için bir talep mektubu yazmaya başlamadan önce, muhatap karar vermek mantıklıdır. Koşullara bağlı olarak, bunlar şunlar olabilir:

• özel bir kişi - örneğin, zengin bir yatırımcı veya etkili bir bilim adamı;
• bireysel girişimci veya limited şirket sahibi;
• bir bütün olarak tüzel kişilik, gönderen yöneticinin adını bilmiyorsa veya mesaja tam olarak kimin cevap vereceği onun için bir anlam ifade etmiyorsa;
• herhangi bir seviyedeki memur - küçük bir kasabanın belediye başkanından valiye veya herhangi bir yapının sorumlu başkanına kadar.

Doğal olarak, ortalama bir girişimciye gönderilen bir mektup, bir devlet şirketinin başkanına yardım isteyen resmi bir mektuptan ruhen çok farklı olacaktır. Ancak, tüm talep mektuplarının yapısı yaklaşık olarak aynıdır; derleyicinin herhangi bir harfte hangi unsurların bulunması gerektiğini, hangilerinin değiştirilebileceğini ve hangilerinden tamamen vazgeçmenin daha iyi olduğunu anlaması yeterlidir. Bunu yapmak yapmaktan çok daha zor, ama yine de mümkün. Aşağıdaki talimatlar durumu anlamanıza yardımcı olacaktır.

Talep mektubu yazılmadan önce açıklığa kavuşturulması gereken ikinci konu ise belgenin yapısıdır. Daha önce de belirtildiği gibi, mesajın birleşik bir şekli yoktur, ancak herhangi bir iş mektubunun genel planı hemen hemen aynıdır - buna uyulmalıdır. Resmi veya yarı resmi bir yardım, yardım veya hizmet talebi aşağıdaki bloklardan oluşturulur:

1. "Şapka". Kuruluşun logosundan, ek desenlerinden (stok değil, kendi tasarımınızı kullanmanız önerilir; bunun için profesyonel bir tasarımcı kiralamaktan zarar gelmez) ve gönderen kuruluşun bir parçası değilse, gönderen kuruluşun adından oluşur. Amblem. Popüler inanışın aksine, özellikle gönderen özel bir birey, bireysel girişimci veya küçük bir şirketse, bayrak ve arması da dahil olmak üzere Rusya Federasyonu'nun devlet sembollerini “başlığa” dahil etmek gerekli değildir. devlet kurumlarıyla bağlantısı yoktur. Bir bayrağın ve armanın bulunması, alıcının kararını etkilemesi olası değildir, ancak (yetersizce kullanılırsa) bu nitelikler, okuyucunun başvuranın güvenilirliğinden şüphelenmesine neden olacaktır.
2. Giriş bölümü. O içerir:
   • gönderen şirketin resmi adları (tam ve kısaltılmış) veya talep mektubunu hazırlayanın soyadı, adı ve soyadı;
   • TIN, PSRN, istatistiksel kodlar, kayıt numaraları ve cari hesap dahil olmak üzere adres sahibinin ayrıntıları;
   • iletişim bilgileri: posta kodu, telefon numaraları, e-posta adresi, mesajlaşma hesapları ve sosyal ağlarda ve benzeri;
   • isteğe bağlı olarak - tüzel kişi veya şahıs olmasına bağlı olarak alıcının adı veya soyadı, adı ve soyadı;
   • ana metinden boş bir satırla ayrılan ve daha büyük bir yazı tipi kullanılarak vurgulanan bir selamlama;
   • temyize dayalı göstergeler (gecikmenin meydana gelmesi, sonuçların analizi, sözlü bir anlaşmanın varlığı, telefon görüşmeleri vb.);
   • bir talep mektubunun atanması (ortaya çıkan yanlış anlamaların ortadan kaldırılması, sorunun hızlı bir şekilde çözülmesi veya herhangi bir kişiye acil yardım).
3. Ana yazı. Mektubun gövdesi (mümkünse kısaca, anlaşılır ve edebi Rusça olarak) talebin özünü belirtmelidir: borcu ödemek, harcamak onarım işi, barınağa mali yardım sağlamak veya indirim sağlamak. Metnin en başında, mektubun tam olarak bir talep olduğu vurgulanmalıdır; Bunu yapmanın en kolay yolu uygun türevleri kullanmaktır: “İçtenlikle soruyorum”, “Size soruyoruz”, “Kuruluşumuz soruyor”, “Senden istiyorum” - ve diğerleri. Daha önce de belirtildiği gibi, bir talep mektubu bir talep değil, bir emirdir, bu nedenle, mesajın başından sonuna kadar, bu durumda ilgili kişinin kendisi olduğunu hatırlayarak, saygılı bir tona sıkı sıkıya bağlı kalmak gerekir. gönderen, okuyucu değil. Tek istisna, borcun ödenmesi talebi olan mesajlardır; ancak bu durumda muhataba saygıyı unutmamak gerekir. Ayrıca, mektubun başına birkaç sıcak kelime (gönderen ve alıcı iyi tanıyorsa) veya derleyici ve muhatap daha önce iletişim kurmadıysa veya etkileşim katı bir iş çerçevesinde gerçekleştiyse resmi iltifatlar eklemek de zarar vermez. . Bir harf esasen farklı veya birbirine bağlı birkaç istek içeriyorsa, her birine kendi paragrafı verilmelidir veya daha da iyisi, katı metin üzerinde önemli bir görsel avantajı olan madde işaretli bir liste oluşturulmalıdır.
4. Çözüm. Mektubun gönderen için özel bir anlamı varsa, burada bir kez daha (kısaca ve inandırıcı bir şekilde) okuyucuyu harekete geçirmeye değer. Bu, hem ana metnin özü olan iki veya üç cümle ile hem de dikkat çekici bir slogan yardımıyla yapılabilir. Ancak, kendinizi çok kaptırmayın; Talep mektubu gizli olmalı ve ticari veya tanıtım amaçlı olmamalıdır. Üslubu, kasıtlı olarak ayarlanmak yerine karmaşık olmasın, okuyucuya gönderenin samimiyeti hakkında şüpheler aşılasın. Bu, özellikle mektup yardım veya yardım talebi içeriyorsa önemlidir.
5. Veda ve imza. her zaman ayarlanmaz. Belgenin amacı yardım veya destek sağlamaksa, bu formül yerine başka bir formül kullanmak mantıklıdır, örneğin “Şimdiden teşekkürler”, “Şimdiden teşekkürler”, “İlginiz için teşekkür ederiz”, “ Çok teşekkürler yardım için" vb. Hangi ifade kullanılırsa kullanılsın, kesinlikle ve koşulsuz olarak imzanın kendisinden bir virgülle ve ayrıca, boşluk izin verirse, yeni bir satırla ayrılır. Bu durumda noktalama işaretinin işlevsel değil, grafiksel bir anlamı vardır, bu da okuyucunun metni algılamasını kolaylaştırır; aynısı imzanın bir sonraki satıra aktarılması için de geçerlidir.
6. Tarih ve damga. Mektubun altındaki imzadan hemen sonra, derleme tarihini veya önceden yazılmışsa gönderilme tarihini yazmanız gerekir. Mühür ve kişisel imza koymak isteğe bağlıdır, ancak son derece arzu edilir: bu, muhatap için başka bir saygı işaretidir. Mesaj elektronik ortamda gönderilse bile (kağıt belgelerin kullanılması tavsiye edilse de), sayfanın sonuna mühürün (damga) ve gönderenin kişisel imzasının elektronik kopyalarını yerleştirmeye değer veya belgeyi geliştirilmiş bir belgeyle tasdik edin. elektronik imza.

Tavsiye: muhatabın talep mektubuna belirli bir süre içinde cevap alması önemliyse, bunun ana metinde belirtilmesi gerekir: örneğin, “En geç ...” veya “ Daha önce açıklama almayı umuyoruz ...”. Aksi takdirde, belge ile ilgili herhangi bir yükümlülükle bağlı olmayan alıcı, cevabı geciktirebilir ve bu da gönderici için ek zorluklar yaratacaktır.

Yardım talep mektubu veya borcun ödenmesi için gönderilirken, kuruluşlarda gelen yazışmaların işlenmesinden sekreterin veya yetkili bir kişinin sorumlu olduğuna dikkat edilmelidir. Bu nedenle, mesajının doğrudan müdür veya müdür tarafından okunmasını isteyen bir başvuru sahibi, “Şahsen elde”, “Gizli” veya “Değerlendirilmek üzere… (muhatap soyadı ve adının baş harfleri)” zarfına not almalıdır. Ancak belge kişisel, ticari veya endüstriyel sırları etkilemeyen bir talep içeriyorsa, mesajın önce sekreter tarafından okunup kaydedilmesi ve ancak o zaman müdür veya müdüre iletilmesinde felaket bir şey olmayacaktır. .

Yardım isteyen bir mektup yazmak için bazı ipuçları:

1. Mektup, hatasız veya yazım hatası olmadan iyi bir Rusça ile yazılmalıdır. Bu sadece gönderenin okuryazarlığının bir işareti değil, aynı zamanda alıcıya olan saygısının da kanıtıdır. Belgenin derleyicisi metni tekrar okuma zahmetine girmediyse, alıcıya karşı kullandığı nazik sözlerin samimiyetinden bahsetmek en azından mantıksızdır.
2. Antetli kağıt kullanmak mümkün değilse (örneğin, sadece mevcut değilse), en azından kullanarak çekici bir yazı tipi seçmeye çalışmalısınız. farklı boyutlar ve ana hatlarıyla. Bir istek mektubu sadece inandırıcı değil, aynı zamanda göze de hoş gelmelidir - aksi takdirde muhatap, sonuca varmadan okumaya tahammül edemez ve yarıda kesebilir.
3. Yardım veya yardım isteyen bir mesajın kesinlikle resmi bir belge olmadığını göz önünde bulundurarak, yazarken bürokratik dönüşlerden ve çok uzun cümlelerden kaçınmaya çalışmalısınız. Alıcının belgeyi okuması ve temyizin özünü anlaması ne kadar kolaysa, büyük olasılıkla cevap verecek ve gerekli işlemi yapacaktır.

İstek mektubu yazarken hatalar

Sonunda istek mektupları yazmanın kurallarını ve özelliklerini anlamak için, deneyimsiz yazarlar için tipik olan hataları içeren küçük bir örnek düşünmelisiniz:

Sevgili Valensky A.D.!

Lütfen Koruma Fonumuza bağış yapın vahşi kirpi Moskova bölgesi, 500 bin ruble'den başlayan herhangi bir miktarda. En geç 25 Ağustos'a kadar sizden haber almak için sabırsızlanıyoruz. Mevcut yıl. Cari hesabımız 1234567890.

Petrov L. M., Vakfın Birinci Başkan Yardımcısı.

Mektupta yapılan hataların listesi ve doğru çözüm örnekleri:

1. "Sevgili Valensky AD!". Doğru seçenek:"Sevgili Andrey Denisoviç!" (Ad ve soyadından bahsetmek, alıcı için soyadına göre soğuk resmi bir adresten daha iyi çalışır).
2. İstek mektubu, arkadaşça sözler ve övgülerden tamamen yoksundur. Doğru seçenek:“Uzun süredir ender bulunan kirpi popülasyonlarının restorasyonu ile uğraştığınızı ve verimli bir şekilde kendi küçük hayvanat bahçenize sahip olduğunuzu ve ayrıca 2009, 2011 ve 2015 yıllarında “Kirpilere Yardım” devlet ödülünün sahibi olduğunuzu biliyoruz. ”
3. Örnekte ikna edici bir argüman yok. Doğru seçenek:“Yalnızca bağımsız araştırma yapmak ve kirpi öjeni alanında önde gelen uzmanlarla iletişim kurmakla kalmıyor, aynı zamanda çeşitli çevre kuruluşlarına aktif olarak yardım ediyorsunuz ve ayrıca bu memeliler için olumlu bir duygusal ortam yaratma ile ilgili herhangi bir eyleme sponsor olma arzunuzu defalarca dile getirdiniz. ”
4. "Lütfen bağış yapın..." Özellikle bir iş mektubunda bir kişiye yazarken ve özellikle bir talep içeriyorsa, "Siz" zamirini büyük harfle yazmak gerekir. Farklı bir yazımın kullanılması, böyle bir mesajda tamamen uygunsuz olan derleyicinin saygısızlığının veya en azından dikkatsizliğinin açık bir işaretidir. Doğru örnek: "Lütfen bağış yapın."
5. Talep mektubunun ana bölümünde ya çok az ya da çok fazla ayrıntı var. Fonun çalışmalarının özü daha ayrıntılı olarak tanımlanmalı, ancak aynı zamanda okuyucuya bağış miktarını bağımsız olarak seçme fırsatı verilmelidir. Bir yanıt almak için belirli bir tarih belirtmeye açıkça gerek yoktur: söz konusu yanıt ya kanıtlanmalı ya da mektubun metninden çıkarılmalıdır. Doğru örnek: « Soruna gösterdiğiniz ilgi ile bağlantılı olarak, Moskova bölgesindeki kirpi popülasyonlarının sayısı ve varlık koşulları hakkında 2009'dan beri bilgi toplayan Vakfımıza makul bir bağış yapmanızı içtenlikle rica ediyoruz. dezavantajlı hayvanların daha rahat yerlere yerleştirilmesi için projeler geliştirmek. 1234567890 cari hesabımıza havale yapabilir veya temsilcimizle iletişime geçerek kirpilere yardım etmek için başka bir uygun yolu seçebilirsiniz. Sizin için zor değilse, lütfen mektuba bu yılın en geç 25 Ağustos'una kadar cevap verin: Eylül ayının başlarında, sizin de katılabileceğiniz büyük ölçekli ve pahalı bir proje başlatıyoruz.
6. Yukarıdaki istek ve sonuç mektubunda eksik. Doğru örnek: Anlayışınız ve hoşgörünüz için umut ediyoruz. Herhangi bir soruyu yanıtlamaya ve mevcut yorumları dikkate almaya her zaman hazırız. Sağlıklı ve mutlu kirpiler- ekolojimizin geleceği!
7. Bağış isteyen mesajda nihai bir nezaket formülü yoktur. Bu, diğer birçok gaf gibi, ya gönderenin bir iş mektubu yazamamasına (o zaman nasıl parayla güvenilebilir?), Ya da muhatabına karşı bariz saygısızlığına işaret eder. Doğru örnek:

Yardımlarınız için şimdiden teşekkürler!

Vakıf Birinci Başkan Yardımcısı

L.M. PETROV

Örnek talep mektubu

İstek mektupları serbest biçimde yazılmış olsa da, özellikle daha önce böyle bir deneyime sahip olmayanlar için derleyici için en yaygın mesaj örneklerine aşina olmaları yararlı olacaktır.

Para tahsisi hakkında

Bir yatırımcıdan, sponsordan veya borç verenden yardım veya yardım için başvurmanız gerekiyorsa, fon talep eden bir mektup göndermelisiniz.

Malların teslimi hakkında

Bazen tedarikçiden malların teslimat süresini bir yönde değiştirmesini veya mümkün olan en kısa sürede yeni bir parti için sipariş vermesini istemek gerekir.

Ertelenmiş ödeme hakkında

Kira indirimi hakkında

Ev sahibi yükseltmeye karar verirse kiraya vermek veya sözleşmenin imzalanmasından bir süre sonra, kiracı daha az harcayabileceğini fark ettiyse, diğer tarafa ücreti düşürmesini isteyen bir mektup göndererek durumu düzeltmeye çalışabilirsiniz.

indirim hakkında

Her zaman bir ürün veya hizmetin satıcısı, indirim programına düzenli veya özellikle karlı müşterilere katılım sunmaz. Adaleti sağlamak için taraflar arasında mükemmel bir ilişki sürdürürken indirim talep eden bir mektup göndermek yardımcı olacaktır.

Borç ödemesi hakkında

Zaman zaman, en iyi borçlu veya müşteri bile bir sonraki taksiti veya satın alma için ödeme yükümlülüğünü unutur. Borcun ödenmesini isteyen bir mektup, ona uygunsuz davranışlara nazikçe işaret etmeye yardımcı olacaktır.

Sorunu çözmede yardım hakkında

Sorun tamamen finansal alanda değilse ve bir vatandaş veya kuruluş kapsamlı yardıma ihtiyaç duyuyorsa, sorunun çözümünde yardım isteyen birkaç etkili alıcıya mektuplar derleyip göndererek durumdan çıkabilirler.

Talep mektubu göndermenin özellikleri

Yardım veya yardım isteyen resmi mesajlar göndermek için birkaç yönerge vardır:

1. Elektronik değil, belgenin kağıt sürümlerini kullanmak daha iyidir kurye veya taahhütlü posta ile Rus Postası yoluyla gönderilir. Böyle bir yaklaşım, sadece gönderenin özel ilgisini değil, aynı zamanda alıcı üzerinde kesinlikle olumlu bir izlenim yaratacak olan belirli harcamalara yanıt almak için gitmeye istekli olduğunu da gösterecektir.
2. Bazı durumlarda, elle bir mektup yazmak mantıklıdır.(elbette iyi okunan ve göze hoş gelen bir el yazısıyla) ve iyi bir kağıt üzerinde. Bu yöntemin toplu postalar için uygun olması pek olası değildir, ancak belirli bir muhatabın ilgisini çekmeye kesinlikle yardımcı olacaktır.
3. Mektuplar, gönderen kuruluşun giden belgelerinin günlüğüne kaydedilmelidir. ve alındıktan sonra - alıcının gelen belgelerinin günlüğünde. Eğer yazışmalar kişiler arasında ise, mesajları kaydetmeye gerek yoktur.

Özetliyor

Yardım isteyen bir mektup doğru ve mümkün olduğunca kısa yazılmalıdır. Bir belge hazırlamak için bir antetli kağıt kullanmak daha iyidir ve bu mümkün değilse, en azından çekici yazı tiplerini seçin. Bitmiş bir mektubu kurye veya posta ile göndermek daha iyidir.

Mesaj bir önsöz, alıcıya yönelik birkaç nazik kelime, talebin gerekçesi ve özünü içermelidir. Sonunda geleneksel nezaket formüllerini kullanmalısınız: “Şimdiden teşekkürler” veya “Saygılarımızla”. Belgenin yöneticinin imzası ve kuruluşun mührü veya mührü ile ve e-posta ile gönderilmesi durumunda - imzanın taranmış görüntüleri ve mühür baskısı veya dijital imza ile onaylanması önerilir.